Nếu bạn giống như các chủ doanh nghiệp nhỏ khác, thì bạn có lẽ đã dành thời gian tăng dần trong các cuộc họp trực tuyến trong những năm gần đây. Nhưng có những tình huống khó khăn liên quan đến các loại cuộc họp này, so với cuộc họp trường cũ được tổ chức xung quanh bàn hội nghị hoặc trong văn phòng khách hàng, bạn có thể muốn nhớ. Để đảm bảo rằng bạn lịch sự với tất cả những người tham gia cuộc họp khác, dưới đây là 50 lời khuyên cho nghi thức họp kinh doanh trực tuyến.
$config[code] not foundLời khuyên về cuộc họp kinh doanh trực tuyến
Chỉ lên lịch các cuộc họp cần thiết
Nguyên tắc đầu tiên của các cuộc họp, ngay cả những người trực tuyến, là họ nên phục vụ một mục đích cụ thể. Nếu đó là một thứ gì đó mà bạn có thể gửi email nhanh chóng hoặc giải quyết theo cách khác, ít tốn thời gian hơn, thì don làm cho nhóm của bạn dành thời gian để ngồi trong toàn bộ cuộc họp.
Mời những người thiết yếu
Tương tự, cuộc họp của bạn chỉ nên bao gồm những người thực sự cần thiết cho cuộc trò chuyện. Nếu bạn mời ai đó có thông tin thực sự liên quan đến họ, thì bạn sẽ lãng phí thời gian của họ.
Don liên mời khách không báo trước
Bạn cũng nên nói rõ với mọi người tham dự tất cả những người có tên trong danh sách khách mời. Bạn không muốn bất cứ ai phải ngạc nhiên khi cuộc họp bắt đầu.
Hỏi mọi người về lập kế hoạch
Đối với các cuộc họp trực tuyến, cũng có thể là một ý tưởng tốt để hỏi những người tham gia thiết yếu về thời gian làm việc cho họ thay vì chỉ lên lịch và sau đó mời mọi người.
Gửi lời mời chính thức
Khi bạn đã chọn thời gian và ngày, bạn có thể gửi lời mời chính thức trên một chương trình như Lịch Google để mọi người có một cách dễ dàng để dành thời gian cụ thể đó.
Xác nhận nếu cần thiết
Nếu bạn đã lên lịch một cuộc họp trước thời hạn, bạn cũng có thể nhanh chóng xác nhận với những người mà bạn gặp trong khoảng một ngày trước để đảm bảo.
Gửi một chương trình cụ thể
Trước cuộc họp, ít nhất một vài ngày đến một tuần trước nếu có thể, hãy gửi một chương trình nghị sự cho tất cả những người tham gia chi tiết những gì cuộc họp sẽ bao gồm.
Cung cấp thời khóa biểu
Bạn cũng nên bao gồm thời gian trong chương trình nghị sự của mình để người tham dự sẽ có khả năng lập kế hoạch cho phần còn lại trong ngày của họ.
Hãy cho mọi người biết những gì mong đợi
Nếu bạn cần mọi người có bất kỳ tài liệu hoặc tài liệu nào khác có thể truy cập được trong cuộc họp, cho dù đó là một tài liệu quan trọng hoặc một số thông tin liên hệ của khách hàng, hãy làm rõ điều đó trước.
Đảm bảo mọi người đều có thể truy cập các phòng hội thảo trực tuyến
Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp ảo, bạn nên kiểm tra trước với mọi người để đảm bảo họ có quyền truy cập vào chương trình bạn định sử dụng. Hãy cho họ biết với nhiều thời gian trong trường hợp họ cần tải xuống một ứng dụng để tham dự cuộc họp của bạn.
Kiểm tra trước
Nó cũng là một ý tưởng tốt để bạn kiểm tra ứng dụng hoặc chương trình họp của riêng bạn trước đó chỉ để đảm bảo cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ.
Có một tên người dùng và hình ảnh phù hợp
Nếu bạn sử dụng một chương trình như Skype cho các cuộc họp, hãy đảm bảo tên người dùng và ảnh của bạn phù hợp cho các cuộc họp chuyên nghiệp.
Xác nhận các múi giờ
Với các cuộc họp ảo, bạn cũng cần phải rõ ràng về múi giờ khi bạn lên lịch. Don mệnh chỉ cho rằng các liên hệ mới nằm trong múi giờ của bạn.
Xuất hiện đúng giờ
Cho dù bạn đang điều hành cuộc họp hoặc chỉ tham dự với tư cách là khách, bạn cần xuất hiện đúng giờ. Thực tế, bạn nên sớm một chút để an toàn.
Gọi nếu bạn có xung đột
Nếu bạn gặp trường hợp khẩn cấp hoặc xung đột sẽ khiến bạn bỏ lỡ một cuộc họp hoặc bị trễ, bạn cần phải cho chủ nhà hoặc người tham dự biết càng sớm càng tốt. Nếu xung đột của bạn phát sinh vào ngày họp, điều đó có thể có nghĩa là bạn cần gọi cho người đó để bạn có thể chắc chắn họ nhận được tin nhắn.
Chờ mọi người đến
Khi bạn đã quay số hoặc vào phòng hội thảo trực tuyến của mình, hãy chào đón mọi người khi họ xuất hiện, nhưng hãy đợi mọi người bạn biết đang tham dự trước khi thực sự lặn vào.
Chọn một địa điểm yên tĩnh
Mặc dù về cơ bản bạn có thể có các cuộc họp trực tuyến từ bất cứ nơi nào, nhưng tốt nhất là bạn nên chọn một nơi yên tĩnh, nơi có giành được nhiều phiền nhiễu hoặc tiếng ồn.
Thành lập các tập ngay
Khi mọi người xuất hiện trong một cuộc hội thảo trực tuyến, mọi người hãy nói xin chào để kiểm tra âm lượng để bạn có thể điều chỉnh ngay nếu cần.
Ăn mặc phù hợp
Nếu bạn tham gia một cuộc họp video, bạn cần xem xét ngoại hình của mình. Nó có thể không quan trọng như đối với các cuộc họp trực tiếp. Nhưng bạn vẫn cần phải trông chuyên nghiệp.
Giới thiệu
Nếu bạn đã mời những người có thể không biết nhau trong một cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn giới thiệu cá nhân họ hoặc cho họ cơ hội giới thiệu bản thân khi bắt đầu cuộc họp.
Nhớ tên
Cho dù bạn gặp ai đó lần đầu tiên hoặc lần thứ bảy, việc nhớ tên và thực sự sử dụng chúng khi chào hỏi mọi người có thể đi một chặng đường dài.
Ở lại chủ đề
Trong cuộc họp, thỉnh thoảng bạn có thể tắt các cuộc trò chuyện bên lề. Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn luôn dẫn dắt cuộc trò chuyện trở lại mục đích chính và để mắt đến đồng hồ để bạn có thể lịch sự với mọi người.
Nói to
Khi bạn nói chuyện trong một cuộc họp, hãy chắc chắn phát âm và nói to đủ để mọi người nghe thấy bạn.
Don Patrick làm gián đoạn người khác
Và khi người khác đang nói, hãy luôn để họ kết thúc trước khi đưa ra suy nghĩ của riêng bạn.
Tránh nói ngay
Khi một câu hỏi được đặt ra cho cả nhóm, bạn có thể tránh những gián đoạn khó xử bằng cách đợi một giây để lên tiếng. Nếu những người khác làm như vậy ngay lập tức, sau đó chờ đến lượt của bạn. Nếu không ai lên tiếng, bạn rất tốt để đi.
Hỏi trước khi chia sẻ suy nghĩ dài
Nếu bạn có một suy nghĩ hoặc ý tưởng dài để chia sẻ, hãy hỏi xem nó có ổn không khi làm điều đó trước, trong trường hợp bạn đang chạy không kịp. Bạn luôn có thể làm tròn nó trong một email sau đó hoặc chia sẻ trong một cuộc họp khác.
Tắt tiếng khi bạn không nói
Để tránh những tiếng động nền trở thành một sự phiền nhiễu cho người khác, chỉ cần tắt tiếng khi bạn không nói trong một khoảng thời gian hợp lý.
Lắng nghe một cách cẩn thận
Ngoài ra trong khi những người khác đang nói, hãy chắc chắn rằng bạn thực sự lắng nghe. Bạn không muốn bỏ lỡ điều gì đó và sau đó đưa ra câu hỏi sau.
Cho thấy bạn nghe
Bạn cũng nên thực sự cho mọi người thấy rằng bạn nghe khi họ nói chuyện, nếu bạn nói về một cuộc hội thảo video. Don Chỉ cần vùi đầu vào ghi chú của bạn. Nhìn vào chúng và luyện nghe tích cực.
Sử dụng cẩn thận với sự hài hước
Nếu bạn cảm thấy cần phải sử dụng sự hài hước trong các cuộc họp, chỉ cần đảm bảo rằng nó phù hợp với đối tượng của bạn. Điều này dễ dàng hơn nhiều khi bạn chỉ nói chuyện với các thành viên trong nhóm. Nhưng hãy thận trọng hơn khi gặp gỡ khách hàng hoặc những người bạn không biết rõ.
Cung cấp bản sao các tài liệu cần thiết
Nếu bạn tham chiếu bất kỳ tài liệu quan trọng nào trong cuộc họp của bạn, hãy gửi những mục đó cho người tham gia cuộc họp trước hoặc trong khi họ có thể có chúng để tham khảo.
Chuẩn bị với tài liệu thuyết trình
Và nếu bạn cần bất kỳ thiết bị nào để thuyết trình, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động tốt trước đó để bạn không lãng phí thời gian cố gắng để làm cho nó hoạt động.
Biết đối tượng của bạn
Khi chuẩn bị bài thuyết trình của bạn hoặc các mục chương trình nghị sự khác, điều quan trọng là bạn phải xem xét đối tượng của mình và cung cấp tin nhắn của bạn cụ thể cho họ. Don lồng lãng phí người thời gian với những cú ném có liên quan. Và don lồng sử dụng một giai điệu hoặc chủ đề có khả năng thu hút những người chính xác mà bạn gặp.
Đặt điện thoại của bạn đi
Bạn cũng nên giữ điện thoại im lặng trong các cuộc họp để nó không bị gián đoạn.
Tránh thói quen thần kinh
Nó rất tự nhiên trong một số trường hợp cho những người tham gia cuộc họp thực hành các thói quen hồi hộp như nhấp bút hoặc đập kẹo cao su. Nhưng thực hiện một nỗ lực có ý thức để tránh những người trong các cuộc họp chuyên nghiệp.
Don Patrick Ăn trong khi nói chuyện
Bạn cũng nên tránh ăn trong các cuộc họp trực tuyến. Vì vậy, có một bữa ăn nhẹ trước.Và chỉ nhâm nhi nước khi nó khác người khác quay sang nói chuyện nếu cần thiết.
Có thời gian đặt câu hỏi
Nó cũng là một ý tưởng tốt để có thời gian để mọi người đặt câu hỏi nếu bạn là người dẫn đầu cuộc họp. Và nếu bạn tham dự, hãy đảm bảo bạn xác định được cơ hội đó trong chương trình nghị sự để bạn biết khi nào nên đưa ra bất kỳ điểm nào.
Don mệnh thống trị phần câu hỏi
Khi phần câu hỏi đó xuất hiện, bạn có thể hỏi một hoặc hai câu hỏi. Nhưng don lồng thống trị cuộc trò chuyện. Cho người khác một cơ hội quá.
Cung cấp tín dụng cho ý tưởng
Nếu ban đầu bạn đưa ra bất cứ điều gì trong cuộc họp không phải là ý tưởng của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp tín dụng cho người khởi tạo. Nếu bạn không tôn trọng, mọi người sẽ cho rằng đó là ý tưởng của bạn.
Thảo luận về vấn đề cá nhân sau cuộc họp
Nếu có bất cứ điều gì xảy ra trong một cuộc họp nhóm mà Nhóm thực sự chỉ liên quan đến bạn và một người khác, hãy dành thời gian để thảo luận sau đó thay vì chiếm hết thời gian của mọi người khác.
Don Patrick Gọi mọi người ra ngoài
Đôi khi bạn cũng có thể gặp phải tình huống trong đó một thành viên trong nhóm của bạn phạm sai lầm ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc họp của bạn. Nhưng don lồng sử dụng thời gian họp để giảng bài cho họ. Gọi một cuộc họp riêng với người đó sau đó để thảo luận nếu cần thiết.
Giữ bình tĩnh
Và cho dù bạn là người đối phó với ai, donith vẫn mất bình tĩnh trong một cuộc họp.
Dành thời gian nghỉ cho các cuộc họp dài
Nếu bạn tổ chức một cuộc họp mà LỚP sẽ diễn ra trong vài giờ hoặc hơn, hãy bao gồm các giờ nghỉ theo lịch trình trong chương trình nghị sự của bạn để mọi người có thể lấy thứ gì đó để ăn, kiểm tra điện thoại của họ và sử dụng phòng tắm.
Kết thúc đúng giờ
Trong suốt cuộc họp, hãy để mắt đến đồng hồ để bạn có thể chắc chắn kết thúc cuộc họp khi bạn nói bạn sẽ làm.
Cho mọi người cơ hội rời đi
Nếu, tình cờ, bạn đã không có cơ hội thảo luận về mọi thứ bạn muốn trong thời gian quy định, bạn có thể hỏi mọi người xem họ có muốn ở lại và kết thúc cuộc họp không. Nhưng hãy cho mọi người cơ hội rời đi đúng giờ nếu họ có những cam kết trước đó.
Cảm ơn mọi người đã tham dự
Nếu bạn đã gọi cuộc họp, hãy chắc chắn rằng bạn cũng nói lời cảm ơn đến tất cả những người tham dự trước khi họ rời đi.
Nhận thức về các ngôn ngữ và văn hóa khác
Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể thấy mình gặp gỡ mọi người từ các nền văn hóa và nền văn hóa khác nhau. Vì vậy, hãy nhận thức về ngôn ngữ và phong tục của họ với khả năng tốt nhất của bạn trước khi gặp mặt.
Theo dõi với ghi chú
Sau cuộc họp của bạn, bạn nên chia sẻ một số ghi chú hoặc lời nhắc với mọi người qua email. Hoặc nếu bạn không có bất cứ điều gì cụ thể để theo dõi, hãy gửi một lời cảm ơn nhanh chóng.
Tránh chia sẻ thông tin cuộc họp với người khác
Khi nói đến các cuộc họp, các mục được thảo luận nên ở trong nhóm người tham dự, trừ khi bạn đã giải thích rõ ràng khác. Vì vậy don don chia sẻ thông tin chi tiết với những người khác tham dự.
Hoàn thành bất kỳ mục hành động
Và nếu bạn tình nguyện hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào sau cuộc họp của bạn, hãy đảm bảo bạn theo dõi kịp thời những mục đó.
Video hội nghị hình ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Bài viết phổ biến Bình luận
