Hoạt động kinh doanh đang ngày càng được thực hiện thông qua các cuộc họp trực tuyến.
Thiết bị ngay lập tức trở nên dễ sử dụng hơn, tích hợp liền mạch và các tính năng tinh vi và mạnh mẽ hơn. Ngay cả những người quá cảnh cũng có thể dừng lại để dừng chân nghỉ ngơi hoặc tìm một nơi yên tĩnh và tham gia vào một hội nghị trực tuyến từ sự tiện lợi của điện thoại thông minh của họ.
Các giải pháp hội nghị Web kinh doanh không tốn kém, thường dao động từ $ 20 mỗi tháng đến $ 40 mỗi tháng cho gói dịch vụ giàu tính năng. Theo một bảng được cung cấp bởi Getvoip.com, một cố vấn giao tiếp Web, hầu hết các nhà cung cấp điện thoại VoIP kinh doanh thậm chí sẽ cung cấp các giải pháp hội nghị Web dưới dạng một phần bổ sung cho một khoản phí hàng tháng từ $ 5 mỗi tháng đến $ 15 mỗi tháng.
$config[code] not foundHội thảo web có thể là một sự mặc khải - hoặc lãng phí thời gian lớn cho một số tổ chức nếu không được thực hiện đúng cách. Các kỳ quan công nghệ sẽ trở nên vô giá trị nếu các cuộc họp trên web bị vô tổ chức, quá dài, quá ngắn, quanh co hoặc theo những cách khác là không hiệu quả và không hiệu quả. Nói cách khác, các thuộc tính của một cuộc họp tốt được tổ chức khi mọi người ở trong cùng một phòng hội thảo phải được duy trì, cũng như có thể, trong một định dạng hội nghị Web.
SyberWorks, Mary Polley-Berte cung cấp một danh sách đầy đủ các mẹo về hội nghị Web. Dưới đây là một số gợi ý của cô ấy để giúp làm cho hội nghị web của bạn thành công:
- Cẩn thận trong việc sản xuất các slide PowerPoint. Họ phải hấp dẫn và đúng điểm.
- Có một người đi đến người Viking ai là trọng tâm khi tổ chức cuộc họp.
- Cho người tham dự biết những gì sẽ được giải quyết trong cuộc họp.
- Luyện tập và kiểm tra phần trình bày trước cuộc họp.
- Nói chung, đảm bảo rằng mọi người tham gia vào việc điều hành hội nghị Web đều quen thuộc với công nghệ sẽ được sử dụng.
Một số gợi ý tiếp theo của Polley-Berteiên - còn 23 đề xuất nữa - rất hữu ích. Điểm mấu chốt là công nghệ hội nghị Web vẫn còn ở giai đoạn đầu, nhưng các chìa khóa để sử dụng nó phần lớn và hiệu quả đều dựa trên lẽ thường.
CIO từ Esther Schindler bao gồm một số mặt bằng giống như Polley-Berte. Nhưng guồng quay và cái nhìn sâu sắc độc đáo của cô ấy làm cho suy nghĩ của cô ấy đáng đọc hơn.
Schindler đề nghị rằng việc gửi thông tin trước một buổi hội thảo từ xa quan trọng hơn là làm như vậy cho một cuộc họp nội bộ. Các quy tắc cơ bản rất quan trọng vì bản chất của hội nghị truyền hình Web. Cô nói thêm rằng kiểm soát chặt chẽ là phải. Những người tham dự hội nghị Web phải chịu mọi phiền nhiễu của văn phòng tại nhà hoặc Starbucks. Vì vậy, kỷ luật tinh thần là vô cùng quan trọng.
Một điều quan trọng nữa là đừng để con mồi bị khuất khỏi tầm nhìn, thoát khỏi hội chứng tâm thần. Trong các cuộc họp lai - trong đó hầu hết mọi người ở một địa điểm nhưng số lượng đáng kể tham dự từ xa - có xu hướng quên đi những người không ở trong phòng. Một cách tiếp cận có cấu trúc để tố tụng là một bước quan trọng trong việc ngăn chặn điều này.
Đại học bang Humbolt, trong một phần không được kiểm duyệt, xem xét hội nghị Web từ tuần trước, trong và ngày sau khi các điểm thuận lợi. Có nhiều gợi ý cho từng khoảng thời gian. Dưới đây là những cái hàng đầu từ mỗi:
- Trước: Dự đoán các câu hỏi có khả năng tham gia và chuẩn bị câu trả lời; cung cấp một chương trình nghị sự và tạo ra một sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu của hội nghị.
- Trong thời gian chạy khô: Sử dụng các máy tính sẽ được sử dụng trong sự kiện để đảm bảo rằng chúng có phần mềm phù hợp và hoạt động chính xác; bao gồm tất cả các loa và người điều hành trong thời gian khô để mọi người biết phải làm gì.
- Ngày của phiên: Sử dụng một chương trình nghị sự chi tiết; bắt đầu phiên trực tuyến 30 phút trước khi sự kiện diễn ra
- Trong phiên: Mời người tham gia giới thiệu bản thân qua trò chuyện phục vụ mục đích kép là làm quen với công nghệ và giữ họ tham gia; chạy qua chương trình nghị sự và kiểm tra âm thanh
- Sau phiên: Xem lại bất kỳ bản ghi nào như một cách để cải thiện bất kỳ và tất cả các khía cạnh của việc điều hành một hội nghị Web; gửi một liên kết đến bản ghi mà từ đó người tham gia và những người khác có thể hưởng lợi.
Tiến sĩ Tony Karrer tại eLearning Technologies cũng đưa ra một danh sách các bước sẽ tăng tỷ lệ tổ chức một hội nghị Web thành công. Bài viết này không có gì mới, nhưng nó có lời khuyên vẫn rất phù hợp. Một số hiểu biết quan trọng của Karrer:
- Kế hoạch Don Patrick về sự tham gia đặc biệt từ những người tham gia. Thiết kế chúng trong. Nếu mọi người tham gia tình nguyện, hãy coi đó là một phần thưởng.
- Nếu nó dài hoặc phiên đa điểm, thiết kế trong giờ nghỉ.
- Nếu hội thảo trên web kéo dài múi giờ - đặc biệt là quốc tế - lên lịch rất cẩn thận.
- Khuyến khích mọi người ai sẽ trình bày về các chủ đề liên quan hoặc trong cùng một bảng để liên lạc với nhau trước sự kiện.
Hội nghị web cung cấp những lợi thế to lớn. Đồng thời, họ đang chuẩn bị chuyên sâu. Nhiều điều xảy ra một cách tự nhiên trong một cuộc họp dựa trên cơ sở, chẳng hạn như các cuộc trò chuyện ngẫu hứng trong giờ giải lao cà phê và khả năng mọi người đọc các tín hiệu bằng lời nói của người nói, hoàn toàn không có. Làm cho điều này là khó khăn, nhưng không phải là không thể.
Ảnh hội nghị VOIP qua Shutterstock
4 Bình luận
