Là một nhà lãnh đạo, bạn muốn có một đội ngũ làm việc hiệu quả, vì vậy nó chỉ có ý nghĩa để củng cố tính kịp thời và giúp các thành viên trong nhóm tránh xa các thói quen làm việc xấu như sự trì hoãn.
Sự chần chừ ăn mất năng suất của người đang chần chừ. Hơn thế nữa, nó làm tăng thêm căng thẳng - căng thẳng cho người trì hoãn cũng như với phần còn lại của đội, những người phải đấu tranh để có được sự chậm chạp cho thời hạn bị bỏ lỡ.
$config[code] not foundNó cũng dẫn đến những cảm xúc tiêu cực làm xói mòn tinh thần đồng đội. Người trì hoãn mang theo một cảm giác tội lỗi vì không kịp thời và những người khác trong đội cảm thấy phẫn nộ vì phải bù đắp cho người khác thả bóng.
Chưa kể, tất nhiên, nó có thể làm tổn thương lợi nhuận kinh doanh của bạn. Sự chần chừ có thể dẫn đến những khách hàng không hài lòng, bị phạt vì sự chậm trễ và mất doanh số trong tương lai.
Phần mềm cung cấp một giải pháp dễ dàng để giúp nhóm của bạn phá vỡ thói quen chần chừ. Dưới đây là 5 cách đơn giản để sử dụng phần mềm để thoát khỏi sự trì hoãn và giúp bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.
Sử dụng Lịch để Tiềm năng lớn nhất của họ
Lịch kỹ thuật số là hoàn hảo để phá vỡ chu kỳ trì hoãn - nếu bạn sử dụng chúng đúng cách. Khuyến khích nhóm của bạn thử các kỹ thuật lịch này (và sử dụng chúng để dẫn dắt bằng ví dụ):
- Chặn một khoảng thời gian đã đặt để thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ quan trọng trên lịch của bạn. Nếu nó khác trên lịch của bạn với một hoặc hai giờ để dành cho việc đó, bạn sẽ tiến gần hơn một bước so với việc đơn giản đưa nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm.
- Khi bạn đặt thông báo lịch lên, hãy thêm liên kết vào bất kỳ tài liệu nào bạn cần cho tác vụ, ngay trong thông báo lịch. Bằng cách đó, bạn không lãng phí thời gian tìm kiếm tài liệu để bắt đầu - hoặc bị phân tâm.
- Sử dụng lịch được chia sẻ trong các tổ chức của bạn, để tránh qua lại để kiểm tra phòng trống. Với các lịch được chia sẻ, bạn có thể thấy ai miễn phí. Ngoài ra, tìm hiểu các tính năng của chương trình lịch của bạn để tìm các bản hack nhỏ giúp lên lịch dễ dàng hơn. Chẳng hạn, lịch Outlook có một thứ gọi là Trợ lý Lập lịch có thể giúp thiết lập cuộc họp diễn ra nhanh hơn.
Rửa và lặp lại: Mẫu, Mẫu, Mẫu
Không có gì thúc đẩy sự trì hoãn như nhìn vào một màn hình trống tự hỏi bắt đầu từ đâu cho dự án tiếp theo. Một mẫu giúp bạn thoát khỏi khối nhanh hơn trong các nhiệm vụ như viết báo cáo, tạo bản trình bày hoặc xây dựng chương trình họp.
Có hai loại mẫu. Một là các mẫu chung mà bạn có thể tìm thấy trực tuyến hoặc thậm chí trong bộ Office mà bạn đang sử dụng. Ví dụ, Office 365 có rất nhiều mẫu miễn phí trong các mô-đun khác nhau như bảng tính và bản trình bày.
Một loại mẫu khác là những mẫu được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn. Theo thời gian, bạn sẽ xây dựng các mẫu để thuyết trình bán hàng, báo cáo và nhiều hơn nữa. Điều quan trọng là đảm bảo mọi người đều có thể tìm thấy chúng khi họ cần. Tạo một thư viện mẫu trung tâm và khuyến khích mọi người sử dụng nó. Với các thư mục được chia sẻ và lưu trữ tệp trên đám mây, nó rất dễ cài đặt.
Tick Tock: Sử dụng bộ đếm thời gian quản lý
Đôi khi sự chần chừ được hỗ trợ và bỏ qua bằng cách dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ không quan trọng. Giúp nhóm của bạn hiểu cách phân bổ thời gian của họ tốt hơn, dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất và quan trọng nhất.
Ở đây, nơi mà một cái gì đó đơn giản như một bộ đếm thời gian có thể giúp đỡ. Nếu ai đó trong nhóm của bạn có xu hướng dành quá nhiều thời gian để đọc các email không quan trọng hoặc để các cuộc họp diễn ra, thì đồng hồ bấm giờ có thể giúp tiết kiệm số phút cộng lại trong nhiều giờ trong suốt một tuần.
Tôi đã tìm thấy ý thức hơn về thời gian có tác dụng đáng kinh ngạc. Cho đến khi tôi bắt đầu theo dõi, tôi đã không nhận ra mình đã dành bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng thấp.
Windows 10 có ứng dụng hẹn giờ miễn phí tích hợp. Bạn cũng có thể tìm thấy các ứng dụng hẹn giờ trên Web hoặc chỉ cần sử dụng bộ hẹn giờ và báo thức trên điện thoại thông minh của mình.
Thay đổi tức thì: Cộng tác trên các tài liệu được chia sẻ
Giả sử bạn có một thông cáo báo chí mà bạn muốn một số nhóm của bạn xem xét trước khi nó xuất hiện trên internet. Cố gắng để mọi người cần cung cấp đầu vào để xem xét và phản hồi có thể mất thời gian - đặc biệt là đối với những người trì hoãn trong nhóm của bạn.
Tại đây, đám mây đến giải cứu dưới dạng tài liệu đám mây được chia sẻ.
Bạn có biết bạn có thể cộng tác trên Word bằng cách sử dụng một tính năng cho phép bạn đồng tác giả trong thời gian thực không? Bạn có thể theo dõi các nhân vật chỉnh sửa theo từng nhân vật khi người khác đang làm việc trên tài liệu. Bằng cách đó, bạn có thể khiến mọi người tham gia cuộc gọi cùng nhau và thu thập tất cả đầu vào một cách nhanh chóng trong thời gian thực - tránh xu hướng một số người trì hoãn.
Microsoft Office 365 cũng cung cấp Nhóm nền tảng âm thanh và video HD nhiều bên để nhóm của bạn có thể thảo luận về các con số, chiến dịch và dự án từ các địa điểm khác nhau. Nếu bạn đã có một khách hàng muốn kết hợp các ý tưởng cho chiến dịch mới nhất của họ lại với nhau, thì điều này sẽ đặt mọi người trên cùng một trang trực tuyến.
Công cụ lập kế hoạch được xây dựng riêng cho Office 365. Nó hoạt động trên tất cả các thiết bị của bạn. Bạn có thể thêm tệp, tác vụ và thậm chí nói chuyện với nhóm bất kể họ ở đâu. Thông báo qua email giúp dễ dàng cho các thành viên trong nhóm biết khi nào họ đã được giao một nhiệm vụ mới. Planner thu hút tất cả mọi người và giữ cho họ cập nhật về bất kỳ sự phát triển nào.
Office 365 Video là một tùy chọn khác để tránh sự chần chừ. Tải lên và chia sẻ nội dung video thông qua công ty của bạn đặt khuôn mặt và hành động trực tiếp vào các ghi chú và chỉ thị bằng văn bản.
Sử dụng Trợ lý ảo như Cortana
Ở đây, thêm một hack nữa tránh sự trì hoãn: sử dụng trợ lý ảo để ghi chú và nghiên cứu cho dự án tiếp theo của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Cortana để đọc chính tả một vài ghi chú cho báo cáo lớn đó và lưu chúng vào OneNote. Đôi khi nó bắt đầu dễ dàng hơn nhiều nếu bạn bắt đầu với các bước bé, chẳng hạn như chỉ ra một vài ghi chú về những điều cần đưa vào báo cáo.
Bạn cũng có thể sử dụng Cortana để đàm thoại nghiên cứu web cho một dự án. Nó làm cho nó cảm thấy ít giống như công việc tốn nhiều công sức và giống như một cuộc thảo luận đơn giản, nếu bạn sử dụng một cái gì đó như Cortana để tìm kiếm mọi thứ.
Như những ví dụ này đã chỉ ra, có rất nhiều cách để sử dụng công nghệ để bắt đầu và tránh sự trì hoãn. Bạn đang chờ đợi điều gì? Bắt đầu sử dụng một số công cụ này!
Tại thời điểm viết bài này, Anita Campbell đang tham gia chương trình Đại sứ doanh nghiệp nhỏ của Microsoft.
Người đàn ông tại máy tính xách tay Ảnh qua Shutterstock
Thêm trong: Microsoft, Tài trợ 1
