Tăng năng suất rất quan trọng vì nó có thể thêm đô la vào dòng dưới cùng của bạn. Chủ doanh nghiệp nhỏ và những người làm việc trong một doanh nghiệp nhỏ thường cảm thấy áp lực đặc biệt vì có quá ít tay để đi khắp nơi để thực hiện công việc. Thử những điều mới là không cao trong danh sách. Rốt cuộc, phải mất nhiều thời gian hơn để tìm các công cụ năng suất và thử nghiệm các cách làm mới.
$config[code] not foundNếu bạn làm việc nhiều với thông tin và sử dụng máy tính, thì bạn có thể bị quá tải thông tin và thậm chí không biết bắt đầu từ đâu. Hãy để chúng tôi làm cho nó dễ dàng với bạn. Dưới đây là 7 mẹo năng suất đơn giản và gợi ý cho các công cụ giúp bạn đạt được chúng:
1. Tạo một nơi để ghi chú
Đầu tiên, bạn cần một nơi để ghi chép. Điều quan trọng là làm cho bộ não của bạn không bị xáo trộn. Bạn có thể có nhiều không gian hơn để giải quyết vấn đề, nếu bạn không có ý định lộn xộn với việc ghi nhớ nhiều chi tiết - hoặc lo lắng rằng bạn có thể quên điều gì đó.
Bạn có thể tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ trong tầm tay. Làm một việc tại một thời điểm.
Có một số tùy chọn để ghi chú bao gồm Evernote, Zoho Notebook và Google Keep. Lý tưởng nhất là khi bạn có suy nghĩ hoặc được truyền cảm hứng bởi điều gì đó, bạn nên tập thói quen sử dụng điện thoại để chụp ảnh màn hình hoặc ghi lại giọng nói của mình và đăng nó lên một trong những máy tính xách tay dựa trên đám mây này.
Tôi sử dụng rộng rãi Evernote - đặc biệt là tùy chọn ghi âm khi tôi không thể nhập ghi chú. Có một ứng dụng sao chép dựa trên phí mà bạn có thể nhận được nếu bạn thực hiện ghi âm nhiều. Voice2Note, Quicktate và Trợ lý di động là ba cái mà tôi đã thấy.
Hình ảnh: Nhớ sữa
2. Lập danh sách những việc cần làm ngắn hơn
Nó có vẻ phản trực giác, nhưng làm cho một ngắn hơn danh sách việc cần làm có thể giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn. Tôi thậm chí đã nghe nói về một số chuyên gia ủng hộ giáo dụcĐến Don TiếtDanh sách mà bạn tránh bị hút vào những thứ mà don làm cho bạn có năng suất cao.
Một danh sách dài những việc cần làm là hơn 5 mục mỗi ngày. Khi bạn có một danh sách việc cần làm dài, bạn có thể bị lạc trong mọi thứ bạn phải làm và choáng ngợp. Bạn dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về mục nào bạn sẽ đánh dấu tiếp theo hoặc lo lắng về tất cả công việc bạn phải làm, thay vì thực sự làm việc. Khi bạn có năm mục, dừng lại.
Nó cũng giúp liệt kê các mục việc cần làm của bạn theo thứ tự quan trọng để giảm thêm thời gian suy nghĩ trong suốt cả ngày. Một số công cụ danh sách việc cần làm tốt là Toodledo, Teuxdeux và một mục yêu thích thú vị: Ghi nhớ Sữa. Ai không yêu con bò nhìn trộm bạn để giữ bạn làm nhiệm vụ!
3. Học cách gõ nhanh hơn
Có, bạn nên học các kỹ năng đánh máy tốt hơn để có năng suất cao hơn. Điều này có vẻ là một mẹo ngớ ngẩn, nhưng hãy nghe tôi nói. Tôi thường thấy chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành gõ bằng hai ngón tay. Không hiệu quả lắm - hoặc nhanh!
Mọi người làm việc trên máy tính (và ngày nay bao gồm hầu hết những người lao động tri thức) nên tham gia một lớp học đánh máy để cải thiện tốc độ của họ. Có thể gõ nhanh và hiệu quả mà không cần nhìn vào bàn phím là rất quan trọng và cho phép bạn chỉnh sửa trong khi bạn đi.
Hãy xem Keybr.com nếu bạn không muốn đầu tư vào phần mềm hoặc gõ các lớp để làm tốt hơn. Nó có tính năng kiểm tra tốc độ đánh máy gọn gàng và miễn phí, cũng như lời khuyên về cách cải thiện kỹ năng đánh máy của bạn. Bằng cách thực hành nhiều lần bằng cách sử dụng Keybr.com, bạn sẽ dần cải thiện.
4. Sử dụng một tập tin tickler để bạn đáp ứng thời hạn
Tạo một tập tin tickler cho các dự án của bạn. Theo truyền thống, một tệp tickler chứa 43 bộ phận - một cho mỗi trong 31 ngày của một tháng (được dán nhãn 1 - 31) và 12 cho các tháng trong năm. (Đừng bận tâm rằng một số tháng có ít ngày hơn!)
Bạn lấy các dự án của bạn và đặt một lời nhắc bằng văn bản về chúng trong tệp theo thời gian đến hạn. Đối với tháng hiện tại, một dự án đi vào các tệp số cho bất kỳ ngày nào đến hạn. Khi một dự án hoặc có thể giao được đến hạn trong các tháng khác, nó sẽ đi vào một trong các tệp tháng.
Mỗi ngày, bạn lấy ra nội dung của thư mục được đánh dấu cho ngày đó và ngày làm việc với những thứ trong đó. Sau đó, một lần vào tháng tiếp theo, bạn chuyển lời nhắc tháng đó vào các ngày và lặp lại.
Bây giờ, bạn có thể lấy một đống 43 thư mục manilla và tự dán nhãn cho từng thư mục. Nhưng nó dễ dàng hơn để giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng nếu bạn sử dụng một thư mục được tạo cho mục đích đó. Dưới đây là một số ví dụ vật lý của các thư mục tickler trên Amazon (một trong hình trên). Bạn cũng có thể làm điều này bằng kỹ thuật số trong Microsoft Excel. Dưới đây là hướng dẫn để tạo ngày đến hạn trong Excel.
5. Don Tiết kiệm lại bánh xe - Thay vào đó, hãy tìm một ứng dụng
Sử dụng các ứng dụng phù hợp để hoàn thành công việc. Vâng bạn có thể tạo bảng tính của riêng bạn để theo dõi chi phí và biên lai, nhưng tại sao lại dành tất cả công sức và thời gian đó khi có rất nhiều tùy chọn ngoài kia để tiết kiệm cho bạn thời gian thiết lập đó? Ví dụ, Shoeboxed nghĩ đến như một ứng dụng tốt cho các khoản thu. Hoặc có lẽ một ứng dụng dựa trên phần cứng như Neat Receipts theo ý thích của bạn. Dù bằng cách nào, hãy bắt đầu với một hệ thống giúp doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.
Rốt cuộc, đây là về năng suất và hiệu quả - vì vậy hãy sử dụng mọi lợi thế bạn có thể. Bạn don lồng nhận thêm điểm để phát minh lại bánh xe! Ngược lại - nếu bạn đang phát minh lại bánh xe, bạn sẽ làm việc chăm chỉ hơn, nhưng không thông minh hơn.
Vì vậy, những nhiệm vụ bạn nên tìm ứng dụng cho? Bắt đầu bằng cách xác định các nhiệm vụ mà bạn và nhóm của bạn ghét phải thực hiện hoặc các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mất vài giờ mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Đó là những ứng cử viên cho một ứng dụng để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn - để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và với chi phí ít hơn.
Don Tiết quên kiểm tra danh sách ứng dụng doanh nghiệp nhỏ tốt nhất của chúng tôi tại đây tại Xu hướng doanh nghiệp nhỏ để biết thêm - mọi thứ từ công cụ thuyết trình đến ứng dụng di động.
6. Sử dụng Phím tắt, Công cụ trình duyệt và Tấn công hack
Sau khi bạn thực hành và nhanh hơn khi gõ, hãy tự dạy mình một số phím tắt.
Một cách nhanh chóng và dễ dàng để cải thiện tốc độ công việc bạn làm là sử dụng các phím tắt Windows hoặc phím tắt Apple trên bàn phím.
Tôi sử dụng tất cả các loại phím tắt, cộng với tôi tận dụng các công cụ trình duyệt nếu chúng có thể trợ giúp.
Ngoài ra, hãy tìm hoặc tìm ra các bản hack của hack (ví dụ, các thủ thuật và kỹ thuật nhỏ) hoạt động ngay từ thanh địa chỉ trình duyệt. Có rất nhiều hack hữu ích mà nó có thể tăng năng suất của bạn chỉ để học một vài.
Hình ảnh: Pocket
7. Tạo một nơi để lưu trữ cảm hứng
Sử dụng các công cụ để lưu trữ cảm hứng cho sau này. Khi bạn bắt gặp một bài viết nghe có vẻ thú vị nhưng không liên quan đến nghiên cứu hiện tại bạn đang thực hiện, bạn có thể lưu trữ nó để đọc sau.
Pocket (công cụ yêu thích hiện tại của tôi) cho phép bạn lưu các mục để đọc sau, đọc ngoại tuyến và cũng đóng vai trò là một ứng dụng đánh dấu trang web giết người. Nhược điểm duy nhất của Pocket là bạn có thể thực sự thêm nhiều thẻ bên cạnh các thẻ. Một thay thế là Instapaper.
Khi bạn đã đọc xong các bài viết được đánh dấu của mình bằng một trong những công cụ này, bạn có thể lưu trữ hoặc kiểm tra chúng. Cả hai ứng dụng sẽ tích hợp với iPhone, trình duyệt và các công cụ năng suất khác của bạn. Bạn giữ một tài khoản chính và có thể đánh dấu các trang trên tất cả các thiết bị của mình (giống với Evernote và các công cụ cộng tác khác).
* * * *
Bí mật của bạn để duy trì lợi nhuận và năng suất là gì? Chia sẻ lời khuyên năng suất của bạn trong các ý kiến dưới đây, xin vui lòng.
Ảnh năng suất qua Shutterstock
23 Bình luận
