Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp sử dụng con người, bạn phải đảm nhận một loạt trách nhiệm. Rất nhiều trách nhiệm đó là khá rõ ràng, như tiến hành trả lương hoặc thực hiện các yêu cầu thuế mới.
Tuy nhiên, thông thường, một nhân viên sẽ đến gặp bạn để yêu cầu một thứ gì đó có vẻ hơi đơn giản - chẳng hạn như cung cấp bằng chứng về việc làm để giúp họ đảm bảo một khoản vay ngân hàng hoặc thuê một khoản thuê nhà mới.
$config[code] not foundNhưng loại yêu cầu này thực sự phổ biến hơn nhiều so với bạn nghĩ. Và khi điều đó xảy ra, cách dễ nhất để giúp đỡ là phát hành thư Xác minh việc làm (VoE).
Thư xác nhận việc làm là gì?
Thư VoE là một tài liệu ngắn mà một nhân viên có thể sử dụng để chứng minh rằng họ hiện đang làm việc tại một công ty cụ thể. Các ngân hàng và các công ty thế chấp thường sẽ yêu cầu những người vay tiềm năng tạo ra một lá thư VoE trước khi họ đồng ý cung cấp một khoản vay, và chủ nhà thường sẽ yêu cầu một tài liệu tham khảo tương tự trước khi cho phép một tài sản.
Vào cuối ngày, các tổ chức cho vay và các cơ quan khác yêu cầu thư VoE để chứng minh cá nhân đang nghi vấn là trên hết tài chính của họ hoặc sẽ ở trong một vị trí để thực hiện thanh toán thường xuyên để trả nghĩa vụ nợ. Nếu bạn là nhân viên nước ngoài, thư VoE cũng có thể là một yêu cầu thị thực quan trọng.
Nắm bắt được điều đó, rất có thể nhân viên của bạn sẽ cần yêu cầu thư VoE vì một số điểm trong quá trình làm việc của họ. Nó không phải là thứ mà cá nhân cần rất thường xuyên, nhưng đó không phải là một yêu cầu hiếm. Những gì nhiều hơn nữa, nó có thể là một yêu cầu rất quan trọng.
Là một nhà tuyển dụng, bạn không có nghĩa vụ pháp lý để phát hành thư VoE trong hầu hết các tình huống. Các tiểu bang khác nhau có các quy tắc khác nhau liên quan đến thời điểm và cách thức các tài liệu tham khảo này được ban hành. Điều đó đang được nói, các quy tắc này thường khá giống nhau - và sẽ chỉ mất vài phút trong ngày của bạn để viết một quy tắc.
Thông tin nào được bao gồm trong Thư xác nhận việc làm?
Một lá thư VoE là một tài liệu tham khảo việc làm bình thường, dài dòng. Các tổ chức yêu cầu thư VoE thường chỉ muốn nhà tuyển dụng xác nhận một vài sự kiện chính liên quan đến việc làm cá nhân. Chúng bao gồm: ngày làm việc bắt đầu, tên và chức danh cá nhân, mức lương của họ và tần suất họ được trả và nhân viên làm việc bán thời gian hay toàn thời gian.
Bản thân bức thư tuân theo phong cách của một bức thư kiểu kinh doanh thông thường - nhưng nếu bạn muốn xem một hoặc hai ví dụ, có rất nhiều trang web cung cấp các mẫu dễ sử dụng. Nếu doanh nghiệp của bạn có văn phòng phẩm chính thức, đây là thời điểm tốt để sử dụng nó - và bạn thường nên bao gồm các chi tiết liên hệ kinh doanh trong trường hợp người nhận cuối cùng của thư VoE có thêm câu hỏi liên quan đến thư.
Bạn cũng nên niêm phong phong bì trước khi cấp cho nhân viên của bạn.
Có vẻ như không nhiều, nhưng những lá thư VoE có thể tạo ra một thế giới khác biệt với cuộc sống cá nhân của nhân viên. Đó là lý do tại sao quyền tác giả của những bức thư này là một nhiệm vụ quản trị viên tương đối quan trọng đi đôi với việc đảm nhận nhân viên.
Hình ảnh máy tính xách tay qua Shutterstock
