Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ chính thức với Enclosures & chữ viết tắt

Viết một bản ghi nhớ chính thức là một cách hiệu quả để giao tiếp trong một công ty. Viết bản ghi nhớ với một giọng nói có thẩm quyền có ý định thông báo thay vì đe dọa người đọc. Thông tin bổ sung kèm theo bản ghi nhớ được gọi là tệp đính kèm và bao vây thường được kèm theo các chữ cái. Một bản ghi nhớ chính thức bao gồm các phần cụ thể và bao gồm cả tên viết tắt của người viết và trợ lý ở cuối. Mặc dù hầu hết các bản ghi nhớ là một trang hoặc ít hơn, hãy nhớ bao gồm một đoạn tóm tắt ở cuối bản ghi nhớ nếu nó dài hơn một trang.

$config[code] not found

Tạo tiêu đề cho bản ghi nhớ, bao gồm các phần "Đến", "Từ" và "Chủ đề". Quyết định ai cần nhận một bản sao của bản ghi nhớ. Nếu bạn bao gồm các tệp đính kèm, hãy quyết định ai cần lấy tệp đính kèm và ai chỉ cần một bản sao của bản ghi nhớ để họ biết về thông tin và các tệp đính kèm đã được phân phối (ví dụ: người quản lý có thể đã tạo tệp đính kèm và sẽ không nhất thiết cần một bản sao). Bao gồm tên của mọi người để có được bản ghi nhớ trong phần "Tới" của tiêu đề. Những người mà bạn muốn sao chép đi vào phần "cc" của bản ghi nhớ ở cuối bản ghi nhớ. Cũng có thể có những người mà bạn muốn thông báo riêng tư về bản ghi nhớ. Những người nhận này sẽ bị "sao chép mù". Họ sẽ được cung cấp một bản sao của bản ghi nhớ, nhưng không được liệt kê công khai trong phần "Tới" hoặc "cc".

Viết cơ thể của bản ghi nhớ rõ ràng và chính xác. Sử dụng ngôn ngữ trực tiếp và chính thức, nhưng giữ cho bản ghi nhớ nghe có vẻ đáng sợ hoặc xúc phạm. Ghi nhớ dài hơn nên bao gồm các tiêu đề đoạn để làm cho chúng dễ đọc hơn.

Kết thúc bản ghi nhớ. Khi kết thúc phần thân của bản ghi nhớ, tên viết tắt của tác giả sẽ xuất hiện, với tên viết tắt của trợ lý sau một dấu gạch chéo "XX / yy." Tên viết tắt của tác giả được viết hoa; các trợ lý ở trong trường hợp thấp hơn. Bên dưới đó, hai khoảng trắng trở xuống, phải là từ "Tệp đính kèm (x)" với số lượng tệp đính kèm trong ngoặc đơn nếu có nhiều hơn một. Tiếp theo, liệt kê những người bạn muốn sao chép carbon hoặc "cc." Nó phải ở trong một định dạng danh sách. Những người bị sao chép mù nên được viết bằng tay trên các bản sao của họ. Hãy chắc chắn bao gồm "bcc" để họ biết rằng chúng đã được sao chép ẩn danh. Tác giả của bản ghi nhớ nên bắt đầu bằng tên của mình trong phần "Từ" của tiêu đề trước khi bản ghi nhớ được phân phối.

tiền boa

Giữ một bản sao bổ sung hoặc hai trong số các bản ghi nhớ trong một tệp có tệp đính kèm trong trường hợp người khác cần được thêm vào danh sách phân phối.

Đọc lại bản ghi nhớ cho các lỗi đánh máy mà trình kiểm tra chính tả bỏ lỡ (mẫu / từ).

Hầu hết các phần mềm xử lý văn bản bao gồm một mẫu ghi nhớ nếu công ty của bạn chưa chỉ định sử dụng một mẫu.