Một trong những thời điểm căng thẳng nhất đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ là khi dòng tiền trở nên eo hẹp vì các khoản thanh toán không đến từ khách hàng. Không nhất thiết là công việc kinh doanh của bạn đã diễn ra suôn sẻ, nhưng vì khách hàng của bạn đã thanh toán kịp thời.
Trong hướng dẫn này để lập hóa đơn và được thanh toán, chúng tôi muốn chia sẻ với bạn một số thực tiễn tốt nhất để lập hóa đơn cho khách hàng của bạn. Ngoài ra, chúng tôi muốn chia sẻ các cách để đảm bảo rằng bạn được trả tiền đúng hạn (hoặc càng gần càng tốt) để bạn giành chiến thắng phải lo lắng về dòng tiền.
$config[code] not foundSử dụng phần mềm lập hóa đơn
Sử dụng phần mềm lập hóa đơn như Hiveage có một số lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Đối với người mới bắt đầu, nó cho khách hàng thấy rằng quy trình kế toán của bạn là chuyên nghiệp và có tổ chức. Họ cũng sẽ biết rằng họ đã thắng được khi có thể vượt qua các vết nứt và bỏ lỡ một khoản thanh toán.
Cuối cùng, bạn sẽ có thể dễ dàng theo dõi các chương trình khuyến mãi đặc biệt được cung cấp cho các khách hàng cụ thể, khách hàng có xu hướng thanh toán nhanh hay chậm, hóa đơn nào quá hạn và hơn thế nữa.
Bạn cũng sẽ có thể chạy các báo cáo chi tiết sẽ giúp bạn khi khách hàng quan tâm đến hóa đơn so với lịch sử thanh toán. Bạn cũng có thể chạy các báo cáo này khi khách hàng phản đối số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ họ đã nhận được liên quan đến số tiền họ đã được lập hóa đơn.
Thảo luận về Chi tiết lập hóa đơn khi bắt đầu
Khi bạn bắt đầu làm việc với một khách hàng mới, thật tốt khi nhận được các chi tiết về hóa đơn được xác nhận sớm nhất có thể. Một số khách hàng sẽ bị đình trệ trong thanh toán hóa đơn đơn giản vì một điều, chẳng hạn như số đơn đặt hàng, bị thiếu. Tại đây, những gì bạn cần thiết lập ngay từ đầu để đảm bảo một hóa đơn thành công trong tương lai.
Khách hàng của bạn có cần W-9 khi bắt đầu làm việc cùng nhau không? Khách hàng của bạn có muốn một tên dự án cụ thể hoặc số PO trên mỗi hóa đơn không? Khách hàng của bạn có nhiều địa chỉ doanh nghiệp và cần một địa chỉ cụ thể trên hóa đơn để định tuyến thích hợp không? Tìm những thứ này để họ không có lý do chính đáng để trì hoãn thanh toán.
Hầu hết khách hàng đều ổn với việc được lập hóa đơn trực tuyến qua email. Nhưng một số người vẫn muốn có bản sao cứng đó trong thư. Hãy chắc chắn để gửi hóa đơn của bạn cho phù hợp.
Khách hàng khác nhau có các quy tắc khác nhau khi nói đến hóa đơn. Một số hóa đơn phải được chủ sở hữu công ty phê duyệt và sau đó sẽ chuyển xuống kế toán. Những người khác phải đi làm kế toán với CC cho người quản lý dự án mà bạn đang làm việc để họ có thể gửi OK cho kế toán.
Thỉnh thoảng, bạn sẽ có một khách hàng trong đó hóa đơn phải được gửi dưới dạng PDF cho một người để phê duyệt. Sau đó, nó phải được gửi cho người khác để phê duyệt. Cuối cùng, nó phải được gửi đến một bộ phận kế toán bên ngoài bằng điện tử.
Tìm hiểu những gì quá trình là cho khách hàng của bạn và làm theo nó cho phù hợp.
Xác định rõ ràng Điều khoản của bạn
Đáng ngạc nhiên, một số người don lồng chỉ định điều khoản thanh toán. Họ chỉ để mặc định khi nhận hóa đơn. Nếu điều khoản thanh toán của bạn không đến hạn khi nhận, thì bạn nên thay đổi chúng trên hóa đơn cho phù hợp. Nếu không, mọi người sẽ cho rằng bạn đã không thay đổi điều khoản thanh toán từ cài đặt mặc định và tạo điều khoản thanh toán của riêng họ.
Nói về các điều khoản thanh toán, một cách để đảm bảo bạn được thanh toán trước khi thực hiện công việc hoặc gửi sản phẩm là giảm giá cho khoản thanh toán tạm ứng. Khách hàng của bạn sẽ thích cơ hội tiết kiệm một chút, và bạn sẽ thích thực tế là bạn không phải lo lắng về việc bị cứng.
Xác định rõ ràng khi nào cần hóa đơn
Hãy cho khách hàng của bạn biết trước rằng bạn thường lập hóa đơn vào cuối tháng, đầu tháng, giữa tháng, hàng tuần, hai tuần một lần hoặc khi dự án kết thúc. Bằng cách đó, họ biết khi nào họ có thể mong đợi nhận được hóa đơn của bạn và hy vọng sẽ cảnh giác với nó.
Cung cấp nhiều hơn một cách để trả tiền
Chỉ vì 90 phần trăm khách hàng của bạn sử dụng PayPal hoặc thanh toán trực tuyến không có nghĩa là 10 phần trăm còn lại sẽ. Bằng cách cho phép khách hàng của bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc séc, bạn sẽ có thể loại bỏ hầu hết các rào cản thanh toán cho hầu hết các khách hàng của bạn.
Để đảm bảo rằng khách hàng của bạn có thể thanh toán theo cách họ muốn, hãy bao gồm địa chỉ gửi thư của bạn trên hóa đơn và cho phép các tùy chọn thanh toán bổ sung để họ thanh toán trực tuyến bên ngoài PayPal.
Các lựa chọn thay thế xử lý thẻ tín dụng tốt cho PayPal bao gồm Stripe, Braintree và Ủy quyền. Cả ba đều có mức giá tương tự ở mức 2,9% + 0,30 đô la cho mỗi giao dịch. Phí bổ sung bao gồm những điều sau đây.
- Braintree không tính phí giao dịch trên 50k đầu tiên được xử lý thông qua chúng. Họ tính thêm 1% cho các giao dịch tiền tệ quốc tế.
- Braintree và Stripe tính phí bồi hoàn $ 15.
- Stripe tính thêm 2% cho các giao dịch tiền tệ quốc tế.
- Ủy quyền tính phí thiết lập $ 49, phí cổng hàng tháng $ 25, phí đánh giá 1,5% cho các giao dịch quốc tế và phí bồi hoàn $ 25.
Vậy bạn chọn như thế nào? Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi về doanh nghiệp của bạn.
- Bạn có muốn trực tiếp chấp nhận thanh toán qua điện thoại hoặc trên thiết bị di động của mình không?
- Bạn chỉ muốn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng tiêu chuẩn (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, v.v.) hay bạn cũng muốn chấp nhận các phương thức thanh toán mới hơn như Apple Pay, Bitcoin hoặc Venmo?
- Bạn có cần thanh toán đăng ký? Chia tùy chọn thanh toán?
- Bạn có khách hàng trên toàn thế giới và ở các quốc gia có thể sử dụng PayPal không?
Khi bạn có câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn sẽ có thể kết hợp các tính năng của bộ xử lý thanh toán với các nhu cầu của bạn để xác định xem cái nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, lưu ý rằng nếu bạn có khách hàng không thanh toán qua PayPal vì họ có gì đó chống lại PayPal, họ cũng có thể không thích Braintree vì Braintree đã được PayPal mua lại.
Xác nhận rằng bạn đã gửi hóa đơn
Bạn biết rằng bạn có thể phụ thuộc vào phần mềm lập hóa đơn của bạn. Vì vậy, bạn không nhất thiết phải làm điều này bởi vì bạn không tin vào phần mềm của mình, nhưng hơn nữa để có được lời nhắc đầu tiên rằng có, bạn đã gửi hóa đơn của mình.
Sau khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng lần đầu, hãy gửi email cho người được cho là nhận hóa đơn và bất kỳ ai cần được sao chép trên đó mà bạn vừa gửi trong hóa đơn. Nó có thể được bao gồm như một đề cập thông thường đi kèm với các bản cập nhật dự án của bạn.
Bạn thường chỉ cần làm điều này với khách hàng lần đầu hoặc khách hàng thường xuyên bị trễ thanh toán. Với những khách hàng lần đầu, nó cho phép bạn đảm bảo rằng các chi tiết hóa đơn là chính xác.
Gửi lời nhắc nhẹ nhàng
Không phải ai cũng sẽ trả 100% đúng hạn. Một số người sẽ bận rộn đến mức họ vô tình quên hóa đơn của bạn. Ban đầu, bạn muốn cho rằng hóa đơn của bạn đã bị quên do nhầm lẫn và đóng khung lời nhắc của bạn cho phù hợp.
Khi gửi lại hóa đơn, một số cách tuyệt vời để tiếp cận lời nhắc hóa đơn bao gồm những điều sau đây, bao gồm một số từ ngữ cho các tình huống đặc biệt.
- Tôi nhận thấy bạn thiên đường đã xem hóa đơn của tôi chưa. Chỉ trong trường hợp nó không thông qua chính xác, tôi đã gửi lại nó. Tôi cũng sẽ đính kèm một bản sao qua PDF trong một email riêng biệt. Bạn không bao giờ biết với các bộ lọc thư rác email những ngày này.
- Tôi biết bạn đã bận rộn với việc khởi động dự án mới gần đây. Chỉ trong trường hợp nó bị chôn vùi trong hộp thư đến của bạn, ở đây, hóa đơn của tôi cho tháng trước làm việc.
- Tôi hy vọng bạn đã có một chuyến đi tốt! Tôi biết bạn có lẽ đã có rất nhiều thứ để bắt kịp, vì vậy tôi muốn chắc chắn rằng đây là thứ đứng đầu danh sách kể từ khi nó được 30 ngày.
- Đây chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện về hóa đơn của tôi từ tháng trước. Thời gian trôi nhanh, nhưng vì nó đã 30 ngày, tôi nghĩ tôi đã cho bạn biết.
Đối với hầu hết các phần, điều này sẽ giải quyết vấn đề và bạn sẽ nhận được trả lời - và thanh toán. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ một người, bạn luôn có thể gửi lời nhắc nhở nhẹ nhàng cho người khác. Hãy cho người đó biết bạn đã nghe lại về hóa đơn của bạn và bạn muốn chắc chắn rằng nó đã được gửi cho họ.
Nếu bạn không có lời nhắc cá nhân hóa, thì điều đó cũng tốt. Bạn có thể chọn gửi lời nhắc tự động thay thế!
Để chân bạn xuống
Nếu những lời nhắc trên không được chú ý, thì bạn có thể phải trở nên hung hăng hơn một chút. Điều này đặc biệt quan trọng nếu hóa đơn đã trở nên quá hạn. Có một số điều cần xem xét trước khi bạn đi con đường này.
- Bạn có muốn công ty này vẫn là khách hàng? Nếu bạn làm thế, thông cảm với một khoản thanh toán chậm có thể mang lại cho bạn lòng trung thành trong tương lai của họ.
- Bạn có thể tạm dừng giao hàng hoặc dịch vụ do không thanh toán không? Một lần nữa, sự lựa chọn này có thể đi xuống cho dù bạn muốn công ty này vẫn là khách hàng.
Với những câu trả lời trong tâm trí, hành động phù hợp. Bắt đầu bằng cách gửi lại hóa đơn của bạn, cả bằng kỹ thuật số và qua thư. Gọi cho khách hàng của bạn và cho họ biết rằng bạn hiểu rằng mọi thứ có thể khó khăn, nhưng bạn đã hoàn thành các dịch vụ theo thỏa thuận hoặc gửi các sản phẩm giao. Vì vậy, thanh toán hiện tại là do ngay lập tức.
Vâng, điều này có thể không thoải mái. Nhưng đó cũng là kinh doanh. Bạn có thể không phải là nhà cung cấp duy nhất mà khách hàng của bạn chậm thanh toán, vì vậy bạn đã thắng được là người duy nhất thực thi vấn đề. Nhưng nếu bạn là người duy nhất gây áp lực cho họ, bạn có thể sẽ được trả tiền trước. Hoặc ít nhất là đầu tiên sau khi các tiện ích thiết yếu, tiền thuê nhà và các hóa đơn khác được thanh toán.
Kiên trì về vấn đề này có thể gây khó chịu cho cả bạn và khách hàng của bạn, nhưng nó có thể là chìa khóa trong việc được trả tiền. Một số chủ doanh nghiệp nhỏ đã báo cáo được thanh toán muộn nhất là hai năm sau khi hóa đơn đáo hạn. Trong khi muộn không bao giờ là tốt, nó vẫn tốt hơn là không bao giờ.
Hình ảnh hóa đơn qua Shutterstock
Thêm trong: Bài viết phổ biến 9 Bình luận
