Mỗi ngày là một cuộc chiến về năng suất khi bạn là chủ doanh nghiệp hoặc nhà tư vấn nhỏ. Và, nếu chúng ta trung thực, năng suất có thể đặc biệt khó giữ trong những tháng hè ấm áp này khi BBQ và mơ mộng trên bãi biển tàn phá ngày của chúng ta.
Nếu bạn đã từng ngồi lại và tự hỏi điều gì đã xảy ra giữa ngày 9-5, một cuộc khảo sát mới từ những người tạo ra OfficeTime có thể khiến bạn quan tâm. Tại đây, trang web theo dõi thời gian đã trả lời những người được hỏi để trả lời câu hỏi, thời gian của chúng ta đi đâu và xác định một số thủ phạm lớn nhất dẫn đến năng suất làm việc.
Đầu năm nay, OfficeTime đã công bố 5 kẻ giết thời gian hàng đầu và chính thức gửi email (47%), Chần chừ (42%), Mạng xã hội (36%), Cuộc họp (34%) và Lướt Internet (30%) là những tệ nạn hàng đầu ăn cắp giờ từ ngày của chúng tôi. Lần này, OfficeTime đã kiểm tra lại để xem chính xác chúng ta đã dành bao nhiêu thời gian trong năm lĩnh vực hấp dẫn này.
Cảnh báo, những phát hiện có thể làm bạn sợ:
- 64 phần trăm dành tới 1 giờ cho các trang mạng xã hội mỗi ngày
- 59 phần trăm dành tới 1 giờ mỗi ngày để lướt Internet
- 49 phần trăm dành tối đa 1 giờ mỗi ngày trong các cuộc họp
- 40 phần trăm dành trung bình 1-3 giờ để xử lý email
- 34 phần trăm dành 30 phút đến 1 giờ
Thêm phần cao cấp của những con số đó và nó khá dễ hiểu tại sao một số người trong chúng ta rời khỏi văn phòng tự hỏi chính xác những gì chúng ta đã hoàn thành ở nơi đầu tiên.
Nếu bạn cảm thấy như bạn không kéo dài ngày của mình hết mức có thể, dưới đây là một số mẹo năng suất nhanh để giúp bạn tránh một số bẫy thời gian được liệt kê ở trên.
1. Tạo một kế hoạch
Mỗi Chủ nhật, tôi ngồi xuống máy tính của mình, tìm ra những gì tôi cần phải hoàn thành trong tuần tới và tạo một bản đồ cho 5-6 ngày tiếp theo về cách thức / khi nào mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Chắc chắn, điều đó không thể tránh khỏi, những thứ khác sẽ xuất hiện và tôi sẽ phải thay đổi kế hoạch của mình, nhưng việc đi vào tuần với một cấu trúc được thiết lập sẽ giúp tôi tập trung vào công việc mà Lôi có thật không quan trọng. Mặt khác, nó dễ dàng rời khỏi tuần giống như cách bạn đến - với một đống công việc vẫn còn trên bàn vì bạn đã nhận được những trò chơi phụ theo dõi ở khu vực khác. Biết những gì bạn cần phải hoàn thành trong ngày và tuần của bạn, và tự chịu trách nhiệm về điều đó.
2. Lịch trình email
Nó không ngạc nhiên khi email là hết lần này đến lần khác được liệt kê là thủ phạm lớn nhất đối với năng suất. Trong cuộc khảo sát được ghi nhận ở trên, 40 phần trăm số người được hỏi cho biết họ dành từ 1-3 giờ một ngày trả lời email và tôi cá rằng bạn đã có những ngày mà bạn đã dành nhiều hơn thế. Cố gắng sắp xếp thời gian mà bạn trả lời email để bạn không phải mất cả ngày để ra ngoài. Có thể bạn xử lý email trong một giờ vào buổi sáng và sau đó kiểm tra trong 20 phút trước khi ăn trưa và trước khi bạn ra ngoài vào buổi tối. Chọn bất cứ điều gì phù hợp với bạn, nhưng đi đến điểm mà bạn đang quản lý email của mình chứ không phải cách khác. Và, nếu có thể, tránh trả lời email ngay khi bạn vào văn phòng. Bạn sẽ thấy rằng việc có thể loại bỏ một vài thứ khỏi đĩa của bạn trước sẽ giúp tạo đà cho phần còn lại của ngày.
Bài đăng này trên 7 Mẹo về Gmail Mỗi SMB nên biết có thể giúp bạn sử dụng tài khoản Gmail của mình thông minh hơn bằng cách tận dụng các công cụ và tính năng miễn phí.
3. Tìm công cụ trách nhiệm
Tôi không biết về bạn, nhưng trở ngại lớn nhất của tôi đối với năng suất là giữ cho bản thân có trách nhiệm. Khi bạn làm việc cho chính mình, bạn không có ai khác ở đó để bẻ roi và giữ bạn làm nhiệm vụ. Có thể bạn là người kỷ luật và không cần phải có nó hoặc có thể bạn là người như tôi và dựa vào các công cụ để giúp bạn có trách nhiệm và làm việc hiệu quả nhất có thể.
Các công cụ theo dõi thời gian trực tuyến như Harvest, Toggl và OfficeTime (người tạo khảo sát) có thể cực kỳ hữu ích cho một cá nhân hoặc nhóm để giúp theo dõi chính xác thời gian và phân tích chi tiêu của nó. Nếu bạn tính phí theo giờ, các công cụ này cũng có thể giúp theo dõi ngân sách của khách hàng và cho họ thấy bạn đã tiêu tiền của họ như thế nào.
Nếu bạn không phải là một fan hâm mộ của trình theo dõi công cụ đường dây, thì có lẽ một bộ đếm thời gian trứng cũ đáng tin cậy là cách bạn thích theo dõi. Tôi giữ một bộ đếm thời gian trứng trên bàn và sử dụng nó một cách tôn giáo khi viết nội dung. Bất cứ công cụ nào bạn sử dụng không phải là hào nhoáng, chỉ cần một cái gì đó mà bạn sẽ chịu trách nhiệm.
4. Nhận dạng và giới hạn phiền nhiễu
Một số điều gây xao lãng mà chúng tôi nhận thức rõ - đó là đèn nhấp nháy trên điện thoại thông minh của chúng tôi, nó Twitter, hoặc nó là blog yêu thích của chúng tôi không liên quan gì đến công việc. Đã được xác định, nó đủ dễ dàng để hạn chế những thứ này khi chúng ta muốn. Giết Internet của bạn nếu bạn không cần mạng vào lúc này, hãy ném điện thoại của bạn vào ngăn kéo để bạn có thể nhìn thấy nó, v.v.
Nhưng có những phiền nhiễu khác xuất hiện trong ngày của chúng ta mà chúng ta có thể không nhận ra.
Giống như hệ thống nhắn tin văn phòng của bạn (Skype, có lẽ), mà đầy những cuộc trò chuyện về các lựa chọn ăn trưa hơn là công việc hoặc người thích gọi các cuộc họp khi một email sẽ hiệu quả hơn. Một trong những lợi ích của việc sử dụng một công cụ theo dõi thời gian trực tuyến là nó có thể giúp bạn phát hiện ra thời gian hút mà bạn có thể không nhận thấy. Nếu bạn đã sử dụng một chiếc trước đây, có thể dùng thử trong vài tuần chỉ để giúp bạn phân tích cách bạn sử dụng một ngày. Có thể bạn sẽ thấy bạn đang dành một phần ba thời gian trong các cuộc họp hoặc bạn có một người bạn nhắn tin cho bạn mỗi giờ. Một khi bạn biết, cắt bỏ tiếng ồn. Bạn có thể ngạc nhiên về cách sửa chữa dễ dàng có thể thêm giờ trở lại vào ngày của bạn.
Một số thủ phạm lớn nhất của bạn đến năng suất làm việc là gì? Họ có nằm trong danh sách hay bạn có những tật xấu khác?
Cập nhật hình ảnh truyền thông xã hội qua Shutterstock
13 Bình luận
