Trong ngày này của văn phòng điện tử, có thể lấy khái niệm nộp giấy tờ cho cấp. Phát triển các chính sách nộp đơn văn phòng hiệu quả có thể giúp giữ các tài liệu quan trọng có sẵn và các tài liệu hoạt động dễ tìm. Bất kể có bao nhiêu tài liệu được thực hiện trên máy tính, sẽ luôn có một số tiền nhất định cần được in ra và nộp bằng tay. Tiếp tục nộp hồ sơ văn phòng và bạn có thể điều hành một văn phòng hiệu quả hơn.
$config[code] not foundTrách nhiệm
Bất kể chính sách nộp đơn văn phòng có thể chi tiết đến mức nào, một người nào đó cần có trách nhiệm thực hiện chính sách hàng ngày để nó có hiệu lực. Ủy quyền nộp đơn có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng thông tin được nộp, mức độ phức tạp của hệ thống nộp và tần suất lấy thông tin và cần phải nộp lại.
Với một chính sách nộp đơn tốt, việc nộp đơn chỉ nên được thực hiện bởi người có trách nhiệm. Nếu bất cứ ai khác xóa tài liệu, cần có một quy tắc rằng tài liệu đó được đặt trong giỏ "trong" để được nộp bởi bên chịu trách nhiệm. Nếu có một vài người chịu trách nhiệm nộp đơn, bạn nên tạo một hệ thống trên mỗi thư mục nơi người cuối cùng đã nộp một cái gì đó phải ký tên viết tắt của họ. Để duy trì một hệ thống nộp đơn tốt, những người có trách nhiệm phải chịu trách nhiệm.
Mã màu
Theo PowerHomeBiz.com, một trong những cách để giữ cho các tệp của bạn được tổ chức là bằng cách mã hóa màu chúng. Bạn có thể tô màu các tệp mã bằng cách sử dụng nhãn tab màu hoặc bạn có thể mua các thư mục tệp có nhiều màu khác nhau để sử dụng trong tủ của mình.
Khi bạn phân tách bằng màu sắc, có thể hiệu quả hơn khi sử dụng hệ thống mã màu cho các tiêu đề toàn diện hơn và sau đó là một hệ thống khác cho các tiêu đề phụ. Ví dụ, tất cả các tài liệu tài chính có thể được đặt trong các tệp màu xanh lá cây nhưng các tài liệu liên quan đến thông tin thuế sẽ có hệ thống riêng. Thử nghiệm với mã màu hệ thống mã màu của bạn. Thư mục màu xanh lá cây có thể được sử dụng cho các tài liệu tài chính, nhưng nhãn dán tab màu đỏ có thể được đưa vào thông tin liên quan đến thuế.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingHoạt động và lưu trữ
Các tệp được sử dụng nhiều nhất của bạn sẽ là những tệp nên được coi là hoạt động và những tệp không được nhắc đến một cách thường xuyên có thể được lưu trữ. Một hệ thống tập tin hoạt động là động và để lại không gian cho việc mở rộng và bổ sung. Khi một tài liệu đã được coi là vượt quá giai đoạn hoạt động của nó, nó sẽ được chuyển sang lưu trữ. Giữ các tệp hoạt động của bạn có sẵn cho những người sẽ cần chúng và tiếp tục tổ chức các tệp hoạt động của bạn mỗi ngày.
