Bạn có thể đã sử dụng trên nền tảng đám mây (tức là lên mạng) để vận hành một số khía cạnh trong doanh nghiệp của bạn.
Nhưng như Thomas Hansen, Phó Chủ tịch của Microsoft Worldwide SMB giải thích, ngay cả khi bạn đã bán những lợi ích của đám mây, việc bắt đầu có vẻ khó khăn - hoặc làm nhiều hơn thế.
Ông chủ trương thực hiện các bước tăng dần. Khởi đầu nhỏ. Sau đó làm nhiều hơn theo thời gian.
$config[code] not foundVì vậy, tôi nghĩ rằng tôi đã xây dựng ý tưởng đó, bằng cách phác thảo 10 điều bạn có thể làm - bắt đầu từ hôm nay - để nhảy lên đám mây hoặc tăng việc sử dụng các ứng dụng đám mây của bạn. Chọn một vài trong số các bước chiến thuật này và bạn có thể tiết kiệm thời gian, vận hành doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn và thường giảm chi phí:
1) Đặt vị trí lưu tệp mặc định của bạn lên đám mây
Nó một điều để nói về lưu trữ tập tin trực tuyến trung tâm. Nhưng điều này lại hoàn toàn khác nếu bạn và nhân viên của bạn phải thực hiện các bước bổ sung để chuyển tệp sang nền tảng lưu trữ đám mây trực tuyến của bạn mọi lúc.
Hãy suy nghĩ về nó. Nếu bạn và nhân viên của bạn đang lưu vào ổ cứng cục bộ hoặc thiết bị trước tiên, sẽ mất gấp đôi nỗ lực để quay lại và lưu các tệp đó vào bộ lưu trữ tệp đám mây của bạn sau này.
Nhưng bạn có thể thiết lập nó và quên nó, vì vậy bạn không thể thực hiện thêm bất kỳ bước nào. Và các tập tin công ty quan trọng của bạn sẽ được tự động sao lưu trong quá trình.
Chỉ cần định cấu hình máy tính của bạn sao cho mỗi vị trí nhân viên của Google có vị trí mặc định để lưu tệp là lựa chọn giải pháp lưu trữ trực tuyến của công ty.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng Microsoft OneDrive làm giải pháp lưu trữ đám mây của mình, thì có thể dễ dàng cấu hình nó trong Windows 8. Nhấp vào Cài đặt PC của PC và bạn sẽ thấy một mục menu cho OneDrive. Từ đó, bạn có thể bấm vào nút bật / tắt để biến OneDrive thành vị trí mặc định của mình để lưu trữ tệp.
Hoặc thực hiện tìm kiếm trực tuyến để được hướng dẫn cách thay đổi nó sang nền tảng lựa chọn trên thiết bị cụ thể của bạn. Có thể đặt lưu trữ đám mây làm vị trí lưu mặc định cho nhiều thiết bị.
2) Sử dụng trái cây treo thấp: Tài liệu và email dựa trên đám mây
Một vị trí hợp lý khác để bắt đầu là áp dụng nền tảng tài liệu và email dựa trên đám mây, chẳng hạn như Office 365. Nếu bạn đã thực hiện điều này, hãy để tôi nói với bạn, lợi ích kinh doanh rất hấp dẫn.
Đầu tiên, nó giúp với năng suất cá nhân của bạn và nhóm của bạn. Nếu bạn sử dụng nhiều thiết bị (như tôi làm!), Bạn có thể có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu và email loại văn phòng của mình cho dù bạn sử dụng thiết bị nào. Đi đến một hội nghị, và mang theo máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của bạn? Với nền tảng năng suất đám mây như Office 365, bạn có mọi thứ bạn cần chỉ bằng cách đăng nhập. Bạn sẽ không bao giờ phải chuyển tệp từ ổ USB hoặc đồng bộ hóa thiết bị sau này.
Thứ hai, nó giúp với sự hợp tác nhóm. Trong kinh doanh của tôi, hầu hết các thành viên trong nhóm làm việc từ xa từ nhà của họ. Tuy nhiên, tất cả chúng ta vẫn có thể có quyền truy cập vào các tệp và các công cụ tương tự, chỉ bằng cách kết nối với trình duyệt hoặc ứng dụng di động.
Ví dụ, chúng tôi sử dụng lịch chia sẻ rộng rãi. Bằng cách này, chúng tôi có thể theo dõi thời hạn của công ty có ảnh hưởng hoặc liên quan đến nhiều người và phòng ban, tập trung nhắc nhở và xem nhanh lịch trình có sẵn.
Chúng tôi cũng sử dụng cộng tác tài liệu được chia sẻ - theo nghĩa đen hàng ngày. Những gì chúng tôi làm là tổ chức các cuộc họp thông qua cuộc gọi hội nghị hoặc hội nghị video, sau đó nhóm xem xét và chỉnh sửa một tài liệu duy nhất trong khi chúng tôi tập trung vào hội nghị. Hoặc chúng tôi ghi chú cuộc họp trên một tài liệu chia sẻ trung tâm. Nó tiết kiệm rất nhiều thời gian. Không có nhu cầu định tuyến cuộc họp sau này. Chúng tôi cần lo lắng về phiên bản mới nhất của tài liệu, bởi vì tất cả chúng tôi đều ở đó tạo và chỉnh sửa cùng một tài liệu.
Thêm vào đó, bạn có thể trải ra chi phí hàng tháng. Không có phí bản quyền trước lớn - nó có thể dễ dàng hơn rất nhiều về ngân sách và khả năng chi trả.
3) Tạo một hệ thống lưu trữ trực tuyến trung tâm
Khi bạn nhận được tất cả mọi người lưu vào đám mây, bạn cần một cách đơn giản để nhóm của bạn tìm thấy những gì ở đó cho các tệp chung.
Để làm điều này, tạo một hệ thống nộp đơn trực tuyến. Sắp xếp số lượng tài liệu và tệp ngày càng tăng mà doanh nghiệp của bạn đang tạo hàng ngày.
Sử dụng một loạt các thư mục được dán nhãn rõ ràng. Bạn có tổ chức công việc của bạn theo dự án? Do khách hàng? Theo khoa? Tạo một hệ thống có ý nghĩa cho doanh nghiệp của bạn.
Với hệ thống nộp đơn toàn công ty, nhóm của bạn sẽ tiết kiệm được nhiều giờ họ sẽ dành thời gian để tìm kiếm các mặt hàng hoặc nhân đôi nỗ lực vì họ có thể tìm thấy thứ gì đó.
4) Khuyến khích khách hàng và nhà thầu chia sẻ qua đám mây
Đã bao nhiêu lần bạn thấy mình gửi email các tập tin qua lại? Sau đó, bạn phải tìm kiếm qua email để tìm một tập tin bạn cần.
Bạn sẽ tiết kiệm thời gian bằng cách chia sẻ tệp trực tiếp qua đám mây.
Bạn có thể không thể buộc các bên thứ ba khác sử dụng nền tảng chia sẻ đám mây của mình, tại sao không hỏi? Nhanh chóng nêu rõ các lợi ích, chẳng hạn như chúng tôi muốn chia sẻ và chỉnh sửa các tệp trên OneDrive hoặc Dropbox hoặc nền tảng khác vì nó giúp tiết kiệm thời gian săn lùng qua email. Tôi có thể chia sẻ điều này với bạn ở đó không?
Một số won giành được thoải mái chia sẻ tập tin theo cách này. Nhưng bạn có thể ngạc nhiên nếu bạn đề cập đến nó như là một lựa chọn.
5) Sử dụng ứng dụng chữ ký điện tử
Bạn có gửi hoặc nhận nhiều tài liệu cần chữ ký không? Nếu vậy, bạn và nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian để gửi email, in, ký, quét, fax - bạn biết máy khoan.
Đây là một mẹo: kiểm tra các ứng dụng chữ ký điện tử dựa trên đám mây. Hãy suy nghĩ, Xin chào Đăng nhập hoặc DocuSign. Ngoài ra còn có rất nhiều lựa chọn chữ ký điện tử khác.
Họ tiết kiệm vô số thời gian. Không chỉ vậy, các ứng dụng chữ ký điện tử sẽ loại bỏ một số yếu tố chần chừ vì bạn có thể ký một tài liệu ngay lập tức, ngay cả khi đang đi trên đường, thay vì đợi cho đến khi bạn ở gần máy in hoặc máy fax.
Họ cũng lấy đi nhiều rắc rối của việc lưu hành các tài liệu để ký. Họ định tuyến tài liệu cho tất cả các bên để xin chữ ký, và thậm chí gửi lời nhắc.
6) Tạo thư viện tài sản kỹ thuật số trong đám mây
Hãy để tôi hỏi bạn một câu hỏi: bạn dành bao nhiêu thời gian để săn lùng hoặc chuyển tiếp tài sản kỹ thuật số của công ty?
Tôi nói về logo của bạn, tập tài liệu mà bạn đã mang đến hội chợ vài năm trước, mẫu trình bày bảng bạn đã sử dụng năm ngoái, mẫu đánh giá hiệu suất trống, ảnh công ty chính thức, bộ điều hành báo chí, bộ tài liệu báo chí và các tài sản khác.
Nếu công ty của bạn giống như công ty của tôi trước đây, bạn dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm loại vật liệu đó.
Tạo một thư viện tài sản kỹ thuật số. Thiết lập thư mục dùng chung hoặc thư mục trên nền tảng lưu trữ đám mây của bạn. Bây giờ những tài sản này sẽ có sẵn cho bất cứ ai trong nhóm của bạn, những người cần chúng, mọi lúc, mọi nơi. Họ đã giành chiến thắng để săn lùng chúng hoặc làm phiền người khác để tìm thấy chúng.
7) Chuyển đổi một hệ thống kinh doanh quan trọng sang đám mây
Bạn không phải giải quyết tất cả các hệ thống kinh doanh của mình và chuyển mọi thứ lên đám mây cùng một lúc. Bắt đầu bằng cách nhìn vào ba hệ thống quan trọng nhất của bạn. Đó có thể là QuickBooks, cơ sở dữ liệu danh bạ và hệ thống quản lý kho của bạn.
Nếu bạn vẫn đang sử dụng các phiên bản cục bộ hoặc dựa trên máy tính để bàn của các hệ thống đó, hãy bắt đầu đánh giá lợi ích của các phiên bản dựa trên đám mây (trực tuyến). Với các phiên bản trên nền tảng đám mây, bạn sẽ đạt được rất nhiều về khả năng cho toàn bộ nhóm có quyền truy cập thông tin và cộng tác tốt hơn. Và các hệ thống đám mây giúp việc truyền dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác dễ dàng hơn, loại bỏ việc nhập dữ liệu trùng lặp và hiệu ứng silo của thông tin được kết hôn trong một hệ thống.
Ứng dụng nào sẽ cung cấp tiếng nổ lớn nhất bằng cách di chuyển lên đám mây? Đó là câu hỏi để hỏi.
8) Bảo vệ phần mềm độc hại được cập nhật trên đám mây cho mọi công nhân
Điều này đặc biệt quan trọng với những người làm việc từ xa.
Các doanh nghiệp lớn thường có một bộ phận CNTT của công ty, thiết lập một mạng công ty với các biện pháp bảo vệ như bảo vệ phần mềm độc hại.
Nhưng các doanh nghiệp nhỏ có thể không có một mạng lưới.
Hoặc một nhóm doanh nghiệp nhỏ thường làm việc với những người không có trên mạng của họ. Nhân viên từ xa có thể kết nối từ các thiết bị của họ từ nhà, sử dụng đám mây công cộng. Họ chỉ đơn giản là đăng nhập qua Internet.
Vì vậy, điều quan trọng là mọi người truy cập vào hệ thống hoặc dữ liệu của bạn hoặc chia sẻ tệp đều được bảo vệ phần mềm độc hại được cập nhật thường xuyên với chữ ký phần mềm độc hại mới qua đám mây.
Microsoft cung cấp một sản phẩm Windows Defender tích hợp cho máy tính để bàn và các thiết bị dựa trên Windows - và nó miễn phí. Hãy chắc chắn rằng nó được kích hoạt. Hoặc có một tùy chọn bảo vệ phần mềm độc hại khác.
Ngoài ra, khi Windows 10 ra mắt vào cuối năm nay, nó sẽ có thêm các tính năng bảo mật được tích hợp thông qua Windows Update. Windows 10 cũng sẽ cung cấp một tùy chọn có tên Windows Update for Business. Điều này sẽ cung cấp quyền truy cập nhanh hơn vào các bản cập nhật bảo mật và các bản sửa lỗi quan trọng và kiểm soát việc triển khai các bản cập nhật cho các quản trị viên CNTT. Chẳng hạn, nếu bạn có một bộ phận CNTT, nó sẽ có thể cung cấp các bản vá cho các trang web từ xa, sử dụng băng thông hạn chế.
9) Cài đặt hệ thống điện thoại dựa trên đám mây
Xem xét dịch vụ điện thoại qua IP (VOIP) hoặc hệ thống tổng đài ảo và thư thoại dựa trên phần mềm.
Với các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây, bạn có được khả năng cho nhân viên từ xa có quyền truy cập vào hệ thống điện thoại trung tâm - với chi phí rất thấp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ với công nhân ở xa hoặc những người làm việc tại nhà, điều này đặc biệt quan trọng. Ngay cả khi các thành viên trong nhóm sử dụng thiết bị di động của riêng họ, bạn vẫn có thể kết nối mọi người với các tiện ích mở rộng trung tâm và hộp thư thoại của công ty.
Bạn cũng có được một ấn tượng chuyên nghiệp dưới hình thức chào hỏi bằng giọng nói tự động.
Tin nhắn thư thoại có thể được định tuyến dưới dạng tệp âm thanh qua email, vì vậy chúng có thể được chuyển tiếp đến các thành viên khác trong nhóm.
Bạn cũng có được số liệu thống kê sử dụng để giúp bạn xem nhóm của mình đang sử dụng điện thoại như thế nào - hoàn hảo để quản lý chức năng hỗ trợ khách hàng.
10) Sử dụng các cuộc họp video
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy tận dụng các cuộc họp ảo qua video. Nếu bạn đã sử dụng chúng, thật tuyệt vời - hãy làm nhiều hơn nữa.
Video mang lại tác động của sự tương tác cá nhân đến khách hàng và triển vọng bán hàng mà không phải trả chi phí đi lại trực tiếp.
Các cuộc họp video cũng rất tốt cho nhóm. Những người làm việc tại nhà hoặc nằm trong các văn phòng khác nhau có thể cảm thấy bị cô lập. Điều này có thể được giải điều. Email và nhắn tin tức thì rất hữu ích, nhưng chúng không thể thay thế khi nghe một thành viên trong nhóm nói giọng nói hay nhìn thấy nụ cười của sếp. Video làm cho mọi người cảm thấy bao gồm. Nó làm trơn tru cách làm việc cùng nhau.
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng Skype vì nó miễn phí và rất nhiều người sử dụng nó cho mục đích cá nhân mà họ đã quen thuộc với nó. Bất cứ giải pháp hội nghị nào bạn chọn, chỉ cần làm điều đó.
Tôi hy vọng rằng 10 ý tưởng này thúc đẩy bạn làm được nhiều hơn với đám mây - hoặc xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt khi nói đến đám mây.
Don ngay lập tức giải quyết tất cả những điều này. Chỉ cần chọn một hoặc hai - và bắt đầu.
Tại thời điểm viết bài này, Anita Campbell đang tham gia Chương trình Đại sứ doanh nghiệp nhỏ của Microsoft.
Ảnh trái cây treo thấp qua Shutterstock
3 Bình luận
