Biên bản doanh nghiệp đóng vai trò là tài liệu chính thức của cuộc họp công ty. Biên bản lưu giữ đúng cách cung cấp một bản tóm tắt khách quan về thủ tục hội đồng và ủy ban, đồng thời đóng vai trò là bằng chứng của việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và ủy thác.
Điền chi tiết cơ bản trước
Ghi lại sự thật cần thiết trong đoạn đầu tiên. Lưu ý khi nào và ở đâu cuộc họp diễn ra, và nó kéo dài bao lâu, cũng như sự hiện diện hay vắng mặt của một đại biểu. Xác định tất cả những người tham gia, bắt đầu với các thành viên hội đồng quản trị và giám đốc. Cho biết nếu có vắng mặt. Lưu ý tên của nhân viên hoặc khách trên một dòng riêng. Ngoài ra, cho biết sự kiện là một cuộc họp thường xuyên hoặc đặc biệt.
$config[code] not foundXác định các hành động chính
Dành một đoạn cho mỗi chuyển động, bắt đầu bằng việc phê duyệt biên bản cuộc họp cuối cùng. Xác định người thực hiện chuyển động và kết quả, nhưng đừng lo lắng về việc đặt tên cho những người tán thành chuyển động. Nếu phiếu bầu là một cuộc gọi điểm danh, hãy nêu tên của mỗi người. Hãy chắc chắn để ghi lại chuyển động từng từ.
tiền boa
Nếu bạn không chắc ai đã thực hiện một chuyển động, đừng ngại hỏi. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu một điểm cụ thể, hãy đánh dấu điểm đó trên bảng steno của bạn - hoặc ghi chú thô trên máy tính xách tay của bạn - để bạn có thể hỏi chủ tịch về điểm đó sau.
Tóm tắt các điểm thiết yếu
Ngưng tụ thảo luận dài. Làm thế nào các thành viên hội đồng quyết định một vấn đề có liên quan hơn các phương pháp họ đã sử dụng để đạt được sự đồng thuận về nó. Nếu nghĩa vụ pháp lý hoặc ủy thác yêu cầu bạn ghi lại một số thông tin nhất định, chỉ ghi lại các yếu tố ảnh hưởng đến một phiếu bầu cụ thể, chẳng hạn như tranh luận về ưu và nhược điểm của đề xuất.
tiền boa
Sử dụng từ khóa, bất cứ nơi nào có thể, để giúp bạn ghi lại ghi chú. Viết từ khóa ở bên trái của bảng steno của bạn, nếu bạn đang sử dụng một từ khóa. Ghi chú về từng từ khóa ở phía bên phải.
Ghi lại bất đồng và kiêng
Xác định các sự kiện như bất đồng chính kiến hoặc tiết chế khi thành viên hội đồng quản trị hoặc giám đốc muốn những quan điểm được ghi nhận cho hồ sơ, hoặc các quy tắc thủ tục yêu cầu nó. Ví dụ, một thành viên có thể không thể bỏ phiếu về một vấn đề do xung đột lợi ích thực sự hoặc nhận thức được. Trong trường hợp đó, bạn sẽ viết, "Thành viên Hội đồng quản trị X đã được miễn thảo luận hoặc bỏ phiếu cho Chuyển động Y."
tiền boa
Tránh ghi chú chi tiết cho các phiên điều hành, nếu hội đồng quản trị gọi một. Đơn giản chỉ cần lưu ý những người tham gia, cũng như ngày, thời gian, địa điểm và thời gian.
Xem lại công việc của bạn
Đọc và sửa biên bản dự thảo của bạn, tốt nhất là sau cuộc họp, và sau đó trình chúng cho chủ tịch xem xét. Đừng khuyến khích chỉnh sửa lớn vì nó có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của công việc của bạn. Ký và ghi ngày của bạn sau khi hội đồng quản trị phê duyệt chúng. Đính kèm chúng với tất cả các bản sao đã ký ban đầu của các báo cáo ủy ban, thư từ và báo cáo bằng văn bản. Nhập bản sao chính thức vào sổ biên bản của tổ chức.
tiền boa
Khi các thành viên hội đồng quản trị và giám đốc nhận được biên bản, không cần thiết phải bao gồm các tệp đính kèm. Thay vào đó, tóm tắt chúng trong vài phút của bạn.
Cảnh báo
Không sử dụng ngôn ngữ cảm xúc hoặc phán xét trong phút của bạn. Duy trì lập trường của bạn như một người quan sát trung lập.
