Cán bộ thông tin công cộng là những người đưa tin cho các cơ quan chính phủ, các sở, ngành thành phố và các tổ chức công cộng lớn như bệnh viện và trường đại học. Mặc dù dễ thấy nhất trong thời kỳ khủng hoảng hoặc một sự kiện lớn, PIO hoạt động liên tục ở hậu trường để họ sẵn sàng hành động trong một khoảnh khắc. Họ thường làm việc nhiều giờ, kể cả cuối tuần và buổi tối trong thời gian tin tức bận rộn.
Cung cấp thông tin
Như tiêu đề công việc cho thấy, một nhân viên thông tin công cộng là bộ mặt công khai của một tổ chức. Cô lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp báo để công bố những tin tức lớn hoặc cung cấp thông tin cần thiết trong một cuộc khủng hoảng. Cô cũng quyết định sẽ phát hành bao nhiêu thông tin, trả lời các câu hỏi tại chỗ khi có thể và cung cấp các cập nhật khi sự phát triển thay đổi. Đôi khi điều này đòi hỏi PIO phải đi đến một trang web khủng hoảng hoặc sự kiện mà không cần thông báo trước. Cô phải phối hợp chi tiết với nhân viên và cấp trên ở đó và trình bày thông tin rõ ràng và bình tĩnh trước công chúng và các phương tiện truyền thông.
$config[code] not foundChuẩn bị nguyên liệu
Thông cáo báo chí, bài phát biểu, tài liệu quảng cáo, tóm tắt, tờ thông tin và các tài liệu khác thường được PIO viết, mặc dù các tổ chức lớn hơn có thể có một trợ lý thực hiện nhiều bài viết. Trong trường hợp sau, PIO xem xét và chỉnh sửa công việc để đảm bảo rằng các thông điệp là nhất quán, thông tin là chính xác và các chính sách được tuân theo trong tất cả các phần. Dữ liệu và tài liệu phải được cập nhật để chúng có thể được phân phối kịp thời khi cần thiết.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingXây dựng quy trình
PIO chịu trách nhiệm xây dựng các hướng dẫn để phổ biến thông tin và phác thảo các thủ tục để tuân theo trong một cuộc khủng hoảng. Các hướng dẫn này cần được xem xét định kỳ để bao gồm các thay đổi trong tổ chức có thể ảnh hưởng đến việc tiết lộ thông tin, chẳng hạn như nhân viên bộ phận mới phải được tư vấn hoặc thiết bị tiên tiến hơn có thể được sử dụng trong khủng hoảng. Các cập nhật cũng nên bao gồm các thay đổi đối với các kênh thông tin để phản ánh công nghệ thay đổi nhanh chóng. Ví dụ, PIO phải luôn đứng đầu trên các phương tiện truyền thông xã hội mới nổi mà nhiều người đang sử dụng như một cách để nhận tin tức nhanh chóng.
Duy trì mối quan hệ
Một phần công việc đang diễn ra của PIO là thiết lập mối quan hệ làm việc tốt với truyền thông và công chúng và duy trì các mối quan hệ đó bằng cách trả lời các truy vấn kịp thời, sắp xếp các cuộc phỏng vấn hoặc diễn giả khi được yêu cầu và có mặt trong các sự kiện cộng đồng. Ví dụ, một PIO của bệnh viện có thể tổ chức một hội chợ y tế công cộng miễn phí, trong khi PIO của sở cảnh sát có thể tạo thiện chí bằng cách nói chuyện với trẻ em tại các hội đồng trường. Một PIO khôn ngoan cũng thiết lập các mối quan hệ tốt trong nhà để các bộ phận khác hiểu được sự cần thiết phải giải quyết công chúng và sẵn sàng giúp đỡ khi được yêu cầu.
Kỹ năng và yêu cầu
Hầu hết các PIO đều có ít nhất một bằng cử nhân kinh doanh, truyền thông, tiếp thị hoặc một lĩnh vực liên quan cộng với năm năm kinh nghiệm trở lên. Đôi khi một PIO có thể có ít kinh nghiệm hơn về loại vị trí thông tin công cộng, nhưng có nhiều kinh nghiệm hơn trong ngành hoặc tổ chức. Ví dụ, một người đã làm việc trong một sở cảnh sát trong nhiều năm hiểu được các hoạt động và thuật ngữ của nó và có thể có thể chuyển sang vị trí PIO. Ứng cử viên lý tưởng là những người giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản tuyệt vời và có thể giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp khi bị căng thẳng. Họ cũng nên là những người chơi nhóm tốt, có thể nhanh chóng thích nghi với các tình huống mới và huy động những người khác làm điều tương tự.
