Tôi đã viết trong cột cuối cùng của tôi về trình đọc sách điện tử Amazon Kindle mới và nói:
$config[code] not foundTất cả chúng tôi đều hồi hộp chờ đợi văn phòng không giấy tờ tiên tri của sự thật, nhưng lời hứa này dường như là một ảo tưởng mà Lừa khó nắm bắt hơn bao giờ hết.
Nhưng có lẽ văn phòng không giấy tờ là trong tầm nhìn. Vâng, tôi đã lắng nghe những người tiếp tục nói rằng văn phòng không giấy tờ vẫn chỉ là một giấc mơ. Nhưng tôi nghĩ chìa khóa ở đây là nhắm đến, và hướng tới, tiến bộ trong việc loại bỏ bản thân, không hoàn hảo trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng đó. Hệ thống quản lý dữ liệu phù hợp có thể kết hợp tính thực tiễn của giấy với tốc độ của thông tin và công nghệ mới.
Là doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi muốn loại bỏ số lượng giấy chúng tôi sử dụng vì đơn giản là nó đòi hỏi quá nhiều thời gian (và tiền bạc) để sản xuất, sắp xếp và thu hồi. Làm như vậy có thể tiết kiệm cho công ty của bạn rất nhiều tiền và cũng giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn.
Với sự phổ biến hiện nay của thông tin, chúng ta cần cung cấp thông tin cho bản thân và những người khác với tốc độ của thế giới ngày nay.
Hãy xem cách xử lý giấy và tập tin tại doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn giống như tôi, tôi sẽ rất táo bạo khi đề nghị rằng những gì bạn tìm thấy đã làm cho bạn hạnh phúc.
Bạn có thể có văn phòng có tổ chức nhất trên thế giới, tuy nhiên cần có thời gian để hệ thống hóa việc lưu giữ hồ sơ của bạn và duy trì phương pháp tổ chức này chuyển thành đô la thực - số giờ có thể dành cho R & D và tiếp thị.
Bạn có sử dụng hệ thống đống cọc, sắp xếp mọi thứ thành từng đống gọn gàng để bạn biết chính xác mọi thứ ở đâu không? Hãy nghĩ về sự lộn xộn vật lý mà nguyên nhân này, cũng như cảm giác tội lỗi mà bạn cảm thấy bởi vì bạn luôn cảm thấy cần phải đi qua các cọc này - để đảm bảo, ít nhất, rằng bạn đã quên mất một điều gì đó.
Nếu các tập tin giấy đang chôn vùi văn phòng của bạn, thì việc đi không giấy tờ có thể là một lựa chọn tốt. Nhưng chính xác thì việc không giấy tờ có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn? Nó liên quan đến việc đưa ra quyết định để làm điều đó và không quay trở lại. Điều này có nghĩa là có được tất cả các tệp được quét vào máy tính và đào tạo nhân viên sử dụng các tệp kỹ thuật số.
Bây giờ những giấy tờ trước đây phải được chuyển từ liên kết này sang liên kết khác hoặc từ doanh nghiệp của bạn đến một khách hàng hoặc khách hàng quan điểm có thể được xem bất cứ nơi nào họ cần. Công ty của bạn có thể tiết kiệm nhiều giờ và đô la vô tận trong năng suất và hiệu quả một mình.
Thực tế là văn phòng của bạn sẽ luôn sử dụng giấy. Thuật ngữ’không giấy tờ quá cao so với tiêu chuẩn. Một số người cần in ra để đọc chúng. Bạn có thể in những thứ để mang theo bên mình và khoe với người khác. Không phải mọi bài thuyết trình đều có thể được điều chỉnh theo PowerPoint. Bạn đã thắng được loại bỏ các máy in.
Nhưng bạn sẽ thoát khỏi tủ hồ sơ, hoặc ít nhất là một số trong số họ, khi bạn quét các tệp vào máy tính của mình và tạo các tệp mới trên máy tính, và cần phải liên tục tổ chức các tệp đó.
Dưới đây là 4 điều cần xem xét khi không cần giấy tờ:
1. Khi quét các tập tin, một máy quét tài liệu chuyên dụng là rất quan trọng.
2. Khi lưu tệp, cách tốt nhất và được chấp nhận phổ biến nhất là ở định dạng PDF hoặc định dạng tài liệu di động. Đây là một định dạng ổn định giữ cho tập tin trông chính xác như nó nhìn trên giấy. Nó có thể được đọc trực tuyến hoặc in, tốn ít không gian và dễ dàng tạo bằng phần mềm có sẵn từ Adobe.
3. Nếu bạn có thể số hóa các tệp của mình, bạn sẽ cần một ổ cứng dành riêng để giữ tủ tệp mới của bạn, Trực và một hệ thống sao lưu dữ liệu tốt. Các chuyên gia kỹ thuật đề nghị có hai ổ cứng di động. Bạn sao lưu cái này đến cái khác mỗi tuần và mang bản sao lưu đến một vị trí ngoại vi như hộp tiền gửi ngân hàng.
4. Nếu bạn không có máy tính của mình trên mạng cục bộ (LAN), chúng sẽ cần được kết nối để mọi người có thể truy cập các tệp. Thiết lập mạng không dây có chi phí khoảng 25-50 đô la cho mỗi máy tính, cộng thêm 75 đến 100 đô la cho bộ định tuyến trung tâm hoặc bộ định tuyến trung tâm cho bốn máy tính.
Hầu hết mọi người không gặp khó khăn khi xem các tệp kỹ thuật số và duy trì chúng. Những gì bạn và nhân viên của bạn có thể gặp rắc rối với việc làm quen với hệ thống quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ mới. Đưa mọi người lên tàu về mặt giao thức tập tin. Làm thế nào các thư mục nên được dán nhãn? Tập tin nên được đặt tên như thế nào? Điều cần thiết là tất cả mọi người sử dụng các tiêu chuẩn giống nhau. Quyết định những gì sẽ được và in bản sao cho tất cả mọi người. Tạo một bản sao có sẵn trên mạng công ty.
Không cần giấy tờ là một vấn đề được lựa chọn: đó là một lối sống có ý thức và quyết định phong cách làm việc. Nó có một điều mà, khi hoàn toàn cam kết, có thể tăng năng suất, hiệu quả và hiệu quả của bạn, cũng như giảm lượng chất thải mà mỗi người chúng ta tạo ra.
Bạn đã đưa ra quyết định đi không giấy tờ?
* * * * *
