Vai trò của trợ lý hành chính là hỗ trợ nhân viên chuyên nghiệp để họ có thể thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Cho dù trong chính phủ, doanh nghiệp hoặc các tổ chức phi lợi nhuận, quản trị viên giữ cho văn phòng hoạt động tốt bằng cách chăm sóc các nhu yếu phẩm như giấy tờ và hồ sơ máy tính. Họ cũng thường thực hiện một số nhiệm vụ hành chính, nhưng các nhiệm vụ cụ thể phụ thuộc vào mức độ công việc và loại hình văn phòng.
$config[code] not foundTrách nhiệm hàng ngày
Trợ lý hành chính thực hiện các nhiệm vụ như sắp xếp các cuộc họp, sắp xếp các cuộc hẹn, giữ lịch văn phòng, trả lời điện thoại và chỉnh sửa thư từ. Họ duy trì các tệp và cơ sở dữ liệu văn phòng và tạo bảng tính và bản trình bày trên máy tính. Thường thì trách nhiệm của họ cũng bao gồm mua vật tư và quản lý phòng cung ứng.
Nhiệm vụ dịch vụ khách hàng của họ bao gồm tiếp khách văn phòng và thấy rằng họ nhận được sự trợ giúp mà họ cần.
Nhiệm vụ bổ sung
Các công việc khác của trợ lý hành chính thường phụ thuộc vào ngành công nghiệp cụ thể. Trong các văn phòng pháp lý, quản trị viên giúp chuẩn bị các tài liệu pháp lý, trong khi tại các văn phòng y tế họ lập hóa đơn cho các công ty bảo hiểm. Trong các văn phòng trường học, duy trì hồ sơ học sinh và liên lạc với phụ huynh là một trong những nhiệm vụ của họ.
Cấp độ và chức danh công việc xác định bao nhiêu trách nhiệm thuộc về một trợ lý hành chính. Quản trị viên cấp đầu vào tập trung vào các chức năng văn thư và các nhiệm vụ cơ bản của máy tính, nhưng các quản trị viên cao cấp có kỹ năng máy tính tiên tiến thường đảm nhận các nhiệm vụ hành chính, bao gồm giám sát nhân viên văn thư và đào tạo nhân viên mới. Trợ lý hành chính cho giám đốc điều hành cũng có thể nghiên cứu, viết báo cáo, dành vài phút tại các cuộc họp, giám sát các quản trị viên khác và sắp xếp chuyến đi.
Kiến thức và kỹ năng
Khả năng tổ chức là điều cần thiết bởi vì công việc chính của quản trị viên là duy trì hồ sơ văn phòng và theo dõi các cuộc họp và cuộc hẹn. Quản trị viên cũng phải có khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh và bằng văn bản và thực hiện nghiên cứu Internet. Công việc đòi hỏi sự thành thạo với thiết bị văn phòng, bao gồm máy tính, máy photocopy, hệ thống điện thoại, fax và thiết bị hội nghị truyền hình.
Tùy thuộc vào vị trí và ngành công nghiệp, Quản trị viên cần thành thạo các chương trình máy tính khác nhau, chẳng hạn như email, kế toán, cơ sở dữ liệu, bảng tính và phần mềm xử lý văn bản.
Đủ điều kiện cho công việc
Trợ lý hành chính cần tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học bao gồm các lớp về thực hành văn phòng và phần mềm máy tính. Đào tạo bổ sung về tiếng Anh và kỹ năng máy tính là hữu ích, và nhiều quản trị viên đã học một số lớp kỹ thuật hoặc các lớp đại học hoặc có bằng liên kết. Nhà tuyển dụng cũng thường đào tạo nhân viên mới trong các thủ tục văn phòng và từ vựng của doanh nghiệp cụ thể - ví dụ: từ vựng hợp pháp.
Quản trị viên có thể đạt được chứng nhận tự nguyện từ Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế. Chứng nhận đòi hỏi từ hai đến bốn năm kinh nghiệm, tùy thuộc vào trình độ học vấn của quản trị viên và ứng viên cũng phải vượt qua bài kiểm tra.
