Có một dự án viết trước mặt bạn và một mảnh giấy trắng. Trong một giọt mồ hôi lạnh, bạn bắt đầu nghĩ rằng việc thuê một copywriter có thể dễ dàng hơn (sau tất cả, bạn đã không đi vào kinh doanh để trở thành nhà văn). Nghĩ lại. Với năm bước đơn giản và một số thực hành, bạn có thể là người viết quảng cáo của riêng bạn và tái đầu tư số tiền bạn đã chi cho trợ giúp bên ngoài cho doanh nghiệp của mình.
Tại sao văn bản kinh doanh lại quan trọng
Lý do viết, hoặc bất kỳ loại giao tiếp kinh doanh nào, đều quan trọng là cùng một lý do chúng ta tham gia vào kinh doanh: để tạo ra kết quả kinh doanh tích cực. Viết kinh doanh hiệu quả có thể thúc đẩy kết quả kinh doanh tích cực theo nhiều cách, bao gồm:
- Tạo giá trị cho các bên liên quan
- Giúp gắn kết các bên liên quan với các chiến lược và mục tiêu của công ty
- Cho phép người viết tham gia vào việc học hỏi không ngừng
Các đề xuất bằng văn bản dưới đây sẽ cải thiện cách bạn viết ở bất kỳ độ dài nào từ một email không chính thức đến một đề xuất kinh doanh đầy đủ. (Điều duy nhất sẽ thay đổi là thời gian dành cho mỗi tác vụ viết.)
Bước 1: Biết đối tượng của bạn.
Bạn đang giao tiếp lên, xuống hoặc ngang? Đối tượng của bạn là nội bộ hay bên ngoài tổ chức của bạn? Đây là những câu hỏi cơ bản nhất liên quan đến khán giả của bạn. Nếu bạn dừng lại ở đây trong cuộc điều tra của mình, có lẽ bạn không có đủ thông tin để tiến xa hơn trong quá trình viết.
Nhận biết người đọc của bạn bất cứ cách nào bạn có thể. Nếu nó là một người cụ thể, họ có một trợ lý có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc không? Có lẽ người báo cáo trực tiếp có thể cung cấp cho bạn một số gợi ý? Có một hồ sơ của người sẽ giúp bạn xác định sở thích và phong cách giao tiếp của họ? Nếu bạn đang bán hoặc truyền đạt chuỗi lệnh, câu trả lời cho những câu hỏi này có thể là một yếu tố quyết định quan trọng cho việc khán giả của bạn có đọc và hành động theo văn bản của bạn hay không.
Dành một chút thời gian để xem xét người đọc của bạn phong cách giao tiếp ưa thích. Hãy suy nghĩ về cách họ giao tiếp với bạn và những người khác. Họ có muốn bạn đến điểm hay không, hay họ bắt đầu bằng cách hỏi gia đình bạn đang làm gì? Sự khôn ngoan phổ biến trong giao tiếp bằng văn bản của Mỹ là đi thẳng vào vấn đề; Tuy nhiên; nhiều chuyên gia kinh doanh thích xây dựng mối quan hệ trước tiên và họ đã giành được đọc email của bạn nếu họ cảm thấy mất giá vì giao tiếp nhảy ngay vào công việc. Biết đối tượng của bạn có nghĩa là biết nơi để đặt điểm chính của bạn: ở đầu hoặc cuối.
Điều quan trọng nhất cần nhớ khi xem xét đối tượng của bạn là biết những gì họ quan tâm. Không có gì sai với câu hỏi, đối với tôi, điều gì có thể xảy ra với tôi? Tập Nếu bạn không hỏi nó thay cho người đọc, tin nhắn của bạn có thể bị bỏ qua.
Bước 2: Quyết định kênh truyền thông.
Khi bạn biết đối tượng của mình, bạn có thể đưa ra quyết định có căn cứ về việc sử dụng kênh nào. Các kênh, hoặc phương thức truyền thông, có thể được chia thành nội bộ hoặc bên ngoài, chính thức hoặc không chính thức. Một lần nữa, đây chỉ là bước đầu tiên. Xem xét liệu người đọc sẽ chuyển thông tin của bạn. Nếu vậy, anh ấy hoặc cô ấy sẽ vượt qua nó cùng? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định xem bạn cần một tập tài liệu, thư, ghi nhớ, e-mail hoặc hình thức viết kinh doanh khác.
Một ví dụ: Chúng tôi sẽ viết thư cho người giám sát của mình để thuyết phục anh ấy một chính sách mới cần được đưa ra xung quanh yêu cầu thời gian nghỉ. Vì đây là một yêu cầu chính thức, nội bộ hơn, chúng tôi sẽ sử dụng định dạng ghi nhớ. Bản ghi nhớ sẽ được viết theo cách mà người giám sát có thể mang nó đến Giám đốc nhân sự để thảo luận.
Bước 3: Kiểm chứng bằng hành động mong muốn.
Trong các hội thảo về văn bản kinh doanh, những người tham gia thường hiểu đối tượng và kênh truyền thông, nhưng tại thời điểm họ phải xác định mục tiêu tổng thể của mình, họ nghĩ, tôi muốn họ đọc nó. Mục tiêu này không đạt được mục đích kinh doanh viết - để thay đổi hành vi. Xác minh những gì bạn muốn từ người đọc khuyến khích hành động cụ thể. Bạn có muốn người đọc theo một chính sách mới? Bạn có muốn họ gọi cho một đề nghị hiển thị hoặc dùng thử? Bạn đang đề xuất một sự thay đổi, hoặc đưa ra một yêu cầu cần hành động ngay lập tức?
Nếu bạn không rõ ràng về hành động kết quả lý tưởng, người đọc của bạn sẽ không rõ ràng, quá LỚN và ít có khả năng hành động. Mặt khác, bằng cách có một ý tưởng rõ ràng về mục tiêu giao tiếp của bạn là gì, bạn có nhiều khả năng thuyết phục người đọc của bạn hành động. Thời gian là điều cốt yếu trong văn bản kinh doanh. Bạn chỉ có một khoảnh khắc để cho khán giả biết rằng những gì bạn nói là có giá trị và cần hành động.
Bước 4: Suy nghĩ như một phóng viên.
Giống như một phóng viên, hãy trả lời câu trả lời của Five Five W Wiêu, đó là gì, ở đâu, khi nào, tại sao (và như thế nào). Hãy nhớ rằng văn bản kinh doanh rõ ràng hơn khi nó đến điểm. Donith cung cấp cho lịch sử và các chi tiết nền thú vị của Wap trừ khi nó liên quan trực tiếp đến những gì bạn muốn người đọc làm.
Nếu bạn có một người đọc thích chi tiết đáng kể, hãy xem xét trả lời các câu hỏi sau trong bài viết của bạn:
- Tại sao người đọc quan tâm?
- Người đọc được lợi như thế nào?
- Người đọc nên làm gì?
- Khi nào người đọc nên làm điều đó?
- Điều gì xảy ra nếu người đọc không hành động?
- Điều gì xảy ra nếu người đọc không hành động?
- Ai khác sẽ được hưởng lợi? Tại sao?
- Người đọc đi đâu để biết thêm thông tin?
Bước 5: Đóng bán hàng.
Yêu cầu bán hàng vào cuối giao tiếp kinh doanh của bạn. Yêu cầu từ người đọc hành động bạn mong đợi và khi bạn mong đợi nó. Đây là kỹ thuật đóng cửa của Edward có hiệu quả nhất với khán giả Hoa Kỳ. Nếu viết cho khán giả quốc tế, có các bước khác nhau liên quan; tuy nhiên, cung cấp một kết thúc hấp dẫn sẽ tăng cường giao tiếp của bạn.
Hãy cùng xem một ví dụ sử dụng tất cả năm bước của quy trình viết.
Kính gửi: Evan Datta Từ: Soma Jurgensen, x555 Ngày: 29 tháng 12 năm 2010
Re: Tăng hiệu quả của yêu cầu thời gian nghỉ (PTO) Tại một cuộc họp nhân viên gần đây, tôi rất cảm động vì mong muốn của bạn để cải thiện hiệu quả trong các quy trình của chúng tôi nhằm ưu tiên thời gian của chúng tôi và khám phá thêm sự cân bằng công việc / cuộc sống như một tổ chức. Những ý tưởng chu đáo của bạn ngày hôm đó đã truyền cảm hứng cho tôi để đưa ra một ý tưởng của riêng tôi. Vui lòng xem bản ghi nhớ này như một yêu cầu thay đổi trong một quy trình khiến công ty chúng tôi mất vô số thời gian không hiệu quả và làm lại. Được trang bị với yêu cầu thay đổi này, bạn có thể thêm một chiến thuật khác để chiến thắng chiến lược tập trung vào mọi người bằng cách hợp lý hóa các quy trình. Chính sách hiện tại là cho nhân viên gửi e-mail cho người giám sát của họ cho PTO. Người giám sát sau đó điều tra số ngày nhân viên có và điền một phần vào mẫu để nhân viên hoàn thành và ký trước khi phê duyệt yêu cầu. Vì công ty chúng tôi đã tăng số lượng nhân viên báo cáo cho từng người quản lý trong năm ngoái tái cơ cấu, nên nhu cầu về người quản lý Thời gian cho các yêu cầu PTO đã tăng theo cấp số nhân. Chỉ với một trợ lý, giám đốc nhân sự tràn ngập các yêu cầu cho các yêu cầu tích lũy PTO của từng nhân viên. Kết quả là thời gian đáng kể dành cho việc nghiên cứu và đáp ứng các yêu cầu, điều này cũng dẫn đến nhiều lỗi. Bằng cách sử dụng Intranet của công ty để phân phối các biểu mẫu và tùy chỉnh hệ thống HRIS với thông tin đăng nhập của nhân viên, phần lớn các nghiên cứu và biểu mẫu có thể được thực hiện bởi chính các nhân viên. Hệ thống mới sẽ hoạt động như sau: Việc áp dụng thay đổi thủ tục này sẽ giải phóng thời gian cho nhân viên, người quản lý và nhân sự. Thời gian tiết kiệm có thể được dành cho việc tiếp xúc cá nhân với những nhân viên có nhiều câu hỏi thường xuyên hơn, cải thiện dịch vụ khách hàng do HR cung cấp. Tiếp tục với chính sách hiện tại sẽ dẫn đến mất thời gian và tài nguyên. Để biết thêm thông tin về những thất vọng liên quan đến chính sách hiện tại, trợ lý nhân sự và tôi sẵn sàng gặp nhau sau ngày đầu tiên của năm. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp các chi tiết cụ thể hỗ trợ thay đổi này trong cuộc họp với Giám đốc nhân sự. Quá trình mới này có thể được thực hiện trong vòng sáu tháng, cho phép công ty hưởng lợi trong năm dương lịch này (2011) và nhanh chóng nêu bật chiến lược tập trung vào con người của bạn bằng chính sách hợp lý hóa. Tôi sẽ liên lạc với bạn trong vòng một tuần đầu tiên của năm để thảo luận thêm về cơ hội này. Nếu bạn có câu hỏi trong lúc này, xin vui lòng liên hệ với tôi tại phần mở rộng của tôi trong tiêu đề của bản ghi nhớ. Trân trọng, XXXX
Đóng nhận xét Hãy nhớ điều này - thậm chí dành một vài giây để sắp xếp suy nghĩ của bạn bằng cách sử dụng quy trình năm bước này có thể cải thiện công việc của bạn, bất kể nội dung. Theo từng bước bao gồm lẫn nhau có thể cho phép bạn, nhà văn kinh doanh, tạo điều kiện cho giao tiếp mạnh mẽ có kết quả tích cực cho doanh nghiệp của bạn.
