Trợ lý văn phòng làm việc trong nhiều nơi làm việc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Công việc thực tế khác nhau, tùy thuộc vào nơi người làm việc và các nhiệm vụ được yêu cầu trong văn phòng đó. Trợ lý văn phòng đóng vai trò hỗ trợ trong việc đảm bảo các hoạt động hàng ngày của văn phòng diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm quản lý một loạt các nhiệm vụ khác nhau trong suốt mỗi ngày và giám sát lịch trình của ông chủ. Theo Cục Thống kê Lao động, mức lương trung bình của một trợ lý văn phòng là 35.330 đô la vào năm 2012.
$config[code] not foundĐạo luật tung hứng hàng ngày
Cuộc sống làm việc hàng ngày của một trợ lý văn phòng bao gồm tập trung vào một loạt các nhiệm vụ trong suốt cả ngày. Điều này bao gồm chào hỏi người khác qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, xem xét liên lạc qua email hoặc ghi nhớ và quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ. Khi trợ lý văn phòng chào đón người gọi, cô có thể nhận tin nhắn cho các nhân viên không có mặt. Khi những người khác tạo tài liệu, trợ lý văn phòng đọc lại chúng để đảm bảo chúng chuyên nghiệp và chính xác. Thay đổi cơ sở dữ liệu nội bộ, chẳng hạn như thông tin liên hệ của khách hàng, được chuyển đến trợ lý văn phòng, người sau đó cập nhật cơ sở dữ liệu. Khi hàng tồn kho cung cấp giảm, trợ lý văn phòng đặt hàng cung cấp thêm. Khi cần sửa chữa hoặc bảo trì thiết bị văn phòng, cô liên hệ với công ty sửa chữa. Đôi khi, trách nhiệm của cô đưa cô ra ngoài văn phòng để điều hành những việc lặt vặt liên quan đến công việc, chẳng hạn như các gói vận chuyển hoặc chọn đồ giải khát cho cuộc họp.
Người giữ ông chủ
Trong nhiều văn phòng, trợ lý văn phòng làm việc cho một người quản lý cụ thể và đóng vai trò là người liên lạc giữa nhân viên và người đó. Đồng nghiệp liên hệ trực tiếp với trợ lý văn phòng khi họ cần thông tin từ người quản lý đó. Trong nhiều trường hợp, anh ta có thể đáp ứng các yêu cầu này mà không làm gián đoạn người quản lý của mình. Trợ lý văn phòng duy trì lịch trình quản lý của anh ấy, nhắc nhở cô ấy về các cuộc hẹn và sắp xếp lại sắp tới khi có xung đột xảy ra.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingPhẩm chất để thành công
Trợ lý văn phòng sử dụng nhiều kỹ năng trong vai trò của họ. Họ làm việc với nhiều người và tính cách khác nhau, vì vậy họ cần kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói cho phép họ loại bỏ những hiểu lầm cho dù họ đang nói chuyện với người khác hoặc gửi email hoặc ghi nhớ. Kỹ năng tổ chức, cùng với khả năng ưu tiên, cho phép trợ lý văn phòng quản lý nhiều nhiệm vụ cần thiết mỗi ngày. Ngoài ra, tính linh hoạt cho phép trợ lý văn phòng thích ứng với các ưu tiên thay đổi.
Đào tạo và nền tảng
Đào tạo tối thiểu cần thiết cho một trợ lý văn phòng là bằng tốt nghiệp trung học. Tuy nhiên, bằng cấp liên kết trong kinh doanh sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường việc làm. Hầu hết các công ty yêu cầu trợ lý văn phòng phải có kỹ năng máy tính, chẳng hạn như thành thạo các chương trình văn phòng của Microsoft, làm quen với phần mềm email và trải nghiệm với các chương trình cơ sở dữ liệu. Những kỹ năng này có thể được học thông qua các khóa đào tạo tại trường cao đẳng cộng đồng hoặc thông qua kinh nghiệm với phần mềm.
Thông tin lương năm 2016 cho Thư ký và Trợ lý hành chính
Thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 38.730 đô la trong năm 2016, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Ở cấp thấp, các thư ký và trợ lý hành chính đã kiếm được mức lương phần trăm thứ 25 là 30.500 đô la, nghĩa là 75% kiếm được nhiều hơn số tiền này. Mức lương phần trăm thứ 75 là 48.680 đô la, nghĩa là 25 phần trăm kiếm thêm. Trong năm 2016, 3.990.400 người đã được tuyển dụng ở Hoa Kỳ làm thư ký và trợ lý hành chính.
