Một người lập kế hoạch cuộc họp tại một cơ sở lưu trú hội nghị lớn phụ trách sự kiện của khách hàng từ lần tiếp xúc ban đầu cho đến khi nhóm rời khỏi khách sạn. Người lập kế hoạch xử lý tất cả mọi thứ, từ đặt phòng họp và phòng khách sạn đến thiết lập thực phẩm và thiết bị. Trong một cơ sở lớn, có thể có một số nhà hoạch định cuộc họp, những người có các lĩnh vực chuyên môn khác nhau và làm việc cùng nhau trong các sự kiện nhóm. Ví dụ về các lĩnh vực khác nhau này bao gồm đặt phòng, thực phẩm và đồ uống và quan hệ công chúng.
$config[code] not foundQuan hệ công chúng và tiếp thị
Trong vai trò này, người lập kế hoạch cuộc họp đóng vai trò đại diện từ cơ sở lưu trú và hội nghị đến công chúng. Công việc của người lập kế hoạch là đảm bảo rằng cơ sở có uy tín tích cực và giúp mang lại cho khách hàng đặt phòng. Các nhà hoạch định cuộc họp tạo ra các tài liệu quảng cáo phác thảo các dịch vụ của cơ sở, trả lời các câu hỏi qua email hoặc điện thoại về các dịch vụ lập kế hoạch sự kiện và cung cấp thông tin về các cơ sở và dịch vụ cuộc họp hiện tại để sử dụng trên trang web của khách sạn. Trong vai trò này, người lập kế hoạch tạo nội dung cho quảng cáo đa phương tiện cho bộ phận lập kế hoạch sự kiện của cơ sở. Người lập kế hoạch cũng được yêu cầu tiếp cận với các doanh nghiệp và công ước để khuyến khích kinh doanh mới và tiếp tục.
Đặt chỗ và đăng ký
Khi làm việc chủ yếu trong đặt phòng và đăng ký, người lập kế hoạch cuộc họp hỗ trợ khách hàng trong việc đặt phòng khách sạn và phòng khiêu vũ cho người tham dự. Tùy thuộc vào nhóm lớn như thế nào và những hoạt động nào sẽ được tổ chức tại chỗ, người lập kế hoạch cuộc họp gợi ý phòng họp nào trong trung tâm hội nghị sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Người lập kế hoạch cũng đặt các nhóm phòng khách sạn cho người tham gia của khách hàng và hỗ trợ với bất kỳ chỗ ở tràn cần thiết nào. Một phần của vai trò này của người lập kế hoạch cuộc họp bao gồm đàm phán tỷ lệ chiết khấu của nhóm và có thể hỗ trợ sắp xếp chuyến đi. Các nhà hoạch định cuộc họp cũng hỗ trợ đăng ký tại chỗ cho người tham dự.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐồ ăn và đồ uống
Mỗi hội nghị cần dịch vụ thực phẩm và đồ uống. May mắn cho khách hàng, các nhà hoạch định cuộc họp tại chỗ dễ dàng quan tâm đến vấn đề này cho họ. Công cụ lập kế hoạch cuộc họp giúp khách hàng tìm ra bao nhiêu thực phẩm cần thiết cho số lượng người tham dự dự kiến. Một phần của điều này là giúp xác định xem các bữa ăn sẽ được phục vụ trong bữa tối ngồi xuống hay kiểu tự chọn và những loại đồ uống nên được cung cấp. Người lập kế hoạch cuộc họp thảo luận về thực đơn cho mỗi bữa ăn với khách hàng và giúp phát triển một thỏa thuận ngân sách hoặc gói cho khách hàng.
Nhiệm vụ kỹ thuật
Có nhiều khía cạnh kỹ thuật khác nhau của công việc của một người lập kế hoạch cuộc họp trong một cơ sở lưu trú hội nghị lớn. Một trong những khía cạnh tài chính kỹ thuật của vai trò là giúp khách hàng phát triển ngân sách và xác định tất cả các dịch vụ tại cơ sở sẽ được thanh toán như thế nào. Người lập kế hoạch cuộc họp tổ chức toàn bộ sự kiện của khách hàng, đảm bảo rằng khách hàng biết phòng hội nghị nào có sẵn vào thời gian nào và phát triển lịch trình sự kiện. Các nhà hoạch định cũng chịu trách nhiệm định vị, thuê và thiết lập bất kỳ thiết bị nghe nhìn hoặc thiết bị chuyên dụng nào khác mà khách hàng cần. Một kế hoạch cuộc họp cũng có thể xác định vị trí và sắp xếp để giải trí theo yêu cầu của khách hàng.
