Một nhân viên tiếp tân đại diện cho một công ty bằng cách là khuôn mặt và giọng nói chào đón khách hàng trong lần truy cập đầu tiên hoặc cuộc gọi điện thoại của họ. Khả năng tạo ấn tượng tốt đầu tiên của nhân viên tiếp tân là một thành phần quan trọng trong thành công chung của doanh nghiệp. Mặc dù nhiệm vụ lễ tân có thể thay đổi phần nào theo chủ lao động và ngành, nhưng có những kỹ năng và phẩm chất chung của nhân viên tiếp tân cần thiết cho bất kỳ công việc nào.
$config[code] not foundKỹ năng giao tiếp
Truyền thông là trung tâm của nhiệm vụ của một nhân viên tiếp tân. Cô ấy phải có khả năng nói rõ ràng với mọi người qua điện thoại và gặp trực tiếp. Cô nhận tin nhắn và chuyển tiếp chúng cho cá nhân thích hợp. Cô ấy có thể đưa ra hướng dẫn, trả lời câu hỏi và khách truy cập trực tiếp hoặc người gọi cho nhân viên hoặc bộ phận khác. Một nhân viên tiếp tân tốt có chữ viết tay dễ đọc để ghi chú và tin nhắn có thể dễ dàng đọc được.
Điều quan trọng là phải biết thuật ngữ của lĩnh vực này. Kỹ năng tiếp tân y tế, ví dụ, thường bao gồm kiến thức cơ bản về các quy trình và thuật ngữ y tế được sử dụng bởi các công ty bảo hiểm và đại diện dược phẩm. Một nhân viên tiếp tân giỏi biết đủ về doanh nghiệp và vốn từ vựng chuyên ngành của nó để có thể trả lời các câu hỏi cơ bản và để hướng dẫn người gọi và khách đến các phòng ban thích hợp.
Khả năng trở thành người chơi đồng đội
Nhân viên tiếp tân phục vụ như một liên kết giữa khách hàng và nhân viên cung cấp các dịch vụ mong muốn. Nhân viên tiếp tân giúp khách hàng và khách hàng có được những gì họ muốn. Họ hỗ trợ đồng nghiệp bằng nhiều cách khác nhau, từ thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại đến giữ sổ hẹn và thực hiện các công việc văn phòng thông thường khác. Nhân viên lễ tân cũng thường tạo điều kiện liên lạc giữa các đồng nghiệp của họ, giúp đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
Trình độ vi tính
Tùy thuộc vào công việc, nhân viên tiếp tân có thể làm nhiều việc hơn là trả lời điện thoại và chào khách hàng. Nhiệm vụ của người đánh lừa có thể bao gồm tạo thư, ghi nhớ, hóa đơn, lịch trình và các loại tài liệu và hồ sơ khác. Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay phụ thuộc vào các phương tiện điện tử để khởi tạo và duy trì tài liệu. Nhân viên tiếp tân phải thành thạo với phần mềm xử lý văn bản và bảng tính tiêu chuẩn như Microsoft Word và Excel. Họ phải có khả năng học bất kỳ phần mềm chuyên dụng nào mà công ty có thể sử dụng cho công việc hành chính của mình.
Nhân viên lễ tân cũng nên biết cách vận hành thiết bị văn phòng tiêu chuẩn. Điều này bao gồm điện thoại nhiều đường dây, máy photocopy, máy fax và máy đo bưu chính.
Đúng tính cách
Một số phẩm chất của nhân viên tiếp tân không thể học được ở trường. Là một nhân viên tiếp tân có thể căng thẳng; một nhân viên tiếp tân giỏi xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc với sự bình tĩnh và hiệu quả. Có thể có một số khách hàng đang xếp hàng chờ đợi sự chú ý. Tài xế giao hàng có thể cần chữ ký trong khi bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại trên nhiều đường dây. Một đồng nghiệp có thể yêu cầu nhắn tin cùng lúc một người khác yêu cầu bạn kiểm tra lịch hẹn. Một nhân viên tiếp tân giỏi có thể tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ để chúng được hoàn thành chính xác và kịp thời.
Là một nhân viên tiếp tân, có lẽ bạn sẽ có quyền truy cập vào thông tin bí mật về đồng nghiệp và khách hàng. Cả hai đều có ngoại lệ về sự trung thành và thận trọng của nhân viên tiếp tân trong việc bảo vệ thông tin cá nhân.
Một tính cách hướng ngoại là một điểm cộng nhất định cho một nhân viên tiếp tân giỏi. Tùy thuộc vào nơi bạn làm việc, một ngày của bạn có thể khá bận rộn, với rất nhiều tương tác với khách hàng và đồng nghiệp. Điều quan trọng là phải dễ chịu và thích kinh doanh mọi lúc, bất kể bạn đang cảm thấy bên trong hay ngày nào bạn đã có.
Môi trường làm việc
Nhân viên lễ tân thường ngồi ở bàn làm việc trong khu vực tiếp tân, phòng chờ hoặc văn phòng. Theo một khảo sát gần đây của Quả cầu Boston, hơn 90 phần trăm nhân viên tiếp tân hiện đang làm việc là nữ. Do sự đa dạng của các ngành công nghiệp và môi trường cần có nhân viên tiếp tân, nên có cơ hội làm việc toàn thời gian và bán thời gian, trong giờ làm việc thông thường và vào các buổi tối, đêm, ngày lễ và cuối tuần.
Mức lương và công việc
Mức lương trung bình cho một nhân viên tiếp tân là $34,800 mỗi năm, với một phạm vi thường rơi vào giữa $31,247 và $39,012. Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến tiền lương, bao gồm chủ lao động, vị trí địa lý, giáo dục, nhiệm vụ lễ tân và nhiều năm kinh nghiệm.
Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, theo dõi dữ liệu cho hầu hết các ngành nghề dân sự, tốc độ tăng trưởng dự kiến cho các vị trí tiếp tân là khoảng 9% đến năm 2026. Tốc độ đó nhanh như trung bình so với tất cả các ngành nghề khác.
