Thường được gọi là trợ lý hành chính, một thư ký có thể cung cấp hỗ trợ cho mọi người trong văn phòng, một nhóm nhỏ các giám đốc điều hành hoặc một giám đốc điều hành. Một thư ký cơ sở thường báo cáo hoặc nhận chỉ đạo từ một thư ký cao cấp. Mục tiêu tổng thể của một thư ký là đảm bảo các thủ tục văn phòng chạy trơn tru.
Trách nhiệm
Thông thường, các thư ký cấp dưới hỗ trợ các thư ký cao cấp trong các nhiệm vụ của họ, thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền bởi thư ký cao cấp. Trách nhiệm bao gồm hỗ trợ hành chính và văn thư cho các chuyên gia, tạo các bản ghi nhớ, chào hỏi khách, trả lời điện thoại, giữ lịch trình, sắp xếp chuyến đi và tổ chức các sự kiện của công ty.
$config[code] not foundTrách nhiệm của một thư ký khác nhau giữa các công ty và thường phụ thuộc vào bản chất kinh doanh của công ty. Trong một số trường hợp, thư ký được làm việc bán thời gian.
Trình độ chuyên môn
Ứng viên thư ký trẻ phải có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói mạnh mẽ, cũng như có nền tảng vững chắc về đánh máy. Kiến thức về các chương trình Microsoft Office bao gồm Microsoft Word, Excel và PowerPoint rất quan trọng, vì nó quen thuộc với các hệ thống điện thoại khác nhau. Ứng viên cũng phải làm việc tốt dưới áp lực, đa nhiệm với hiệu quả và cảm thấy thoải mái khi gọi điện thoại.
Tùy thuộc vào bản chất kinh doanh của công ty, một ứng cử viên thư ký cơ sở có thể cần kiến thức trong một lĩnh vực cụ thể hoặc chương trình máy tính. Nhiều lần, ứng viên phù hợp sẽ được đào tạo trong các lĩnh vực này.
Trong trường hợp cụ thể, cần có bằng đại học. Trong hầu hết các trường hợp, các yêu cầu bao gồm giáo dục trung học hoặc tương đương, cũng như kinh nghiệm trước đó hoặc kinh nghiệm liên quan.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingĐào tạo
Mặc dù có trình độ chuyên môn phù hợp, thư ký sẽ cần được đào tạo để tìm hiểu các chính sách và quy trình của công ty. Thông thường, khóa đào tạo này được thực hiện bởi một thư ký cao cấp, người ủy thác nhiệm vụ. Thư ký cơ sở mới được tuyển dụng có thể nhận được tài liệu đào tạo như sổ tay hoặc hướng dẫn. Đào tạo khác nhau với mỗi công ty và ngành công nghiệp.
Phòng tăng trưởng
Thông thường, trong trường hợp không có hoặc ra đi của một thư ký cao cấp, một thư ký cơ sở sẽ được thăng chức. Một ứng cử viên mới sẽ điền vào vị trí mở của thư ký cơ sở.
Làm việc như một thư ký cho phép một cá nhân thể hiện khả năng và làm quen với các khía cạnh khác nhau của một công ty, hình thành mối quan hệ với các chuyên gia trong các bộ phận khác nhau. Trong nhiều trường hợp, một thư ký có thể được thăng chức lên một vị trí khác trong công ty cho phép cơ hội lớn hơn và lương cao hơn.
Thông tin lương
Bồi thường dựa trên nhiều năm kinh nghiệm, nhiều năm với công ty và bằng cấp. Theo Salary.com, thu nhập trung bình hàng năm cho một thư ký là 32.030 đô la tính đến tháng 11 năm 2009, nhưng mức bồi thường khác nhau ở mỗi công ty và trong mỗi ngành.
