Làm việc trong văn phòng đòi hỏi bạn phải có một bộ kỹ năng cụ thể và có thể sử dụng một số loại thiết bị phổ biến cho nhiều văn phòng. Nếu bạn không quen thuộc với một thiết bị, bạn sẽ cần phải học. Các thiết bị được sử dụng và các kỹ năng cần thiết có thể thay đổi đôi chút từ văn phòng này sang văn phòng khác, nhưng nhìn chung là tương tự nhau.
Thiết bị liên quan đến giấy
Một số phần của thiết bị văn phòng là cần thiết cho các khía cạnh giấy của doanh nghiệp. Máy photocopy được sử dụng để tạo các bản sao của tài liệu để phân phối hoặc làm cho tài liệu sáng hơn hoặc tối hơn. Máy in cũng được sử dụng để in tài liệu và email có thể cần thiết cho tài liệu. Nhiều văn phòng cũng sử dụng máy hủy tài liệu để loại bỏ các tài liệu nhạy cảm không còn cần thiết. Máy fax vẫn có thể được tìm thấy trong các văn phòng, nhưng không phổ biến. Một số máy photocopy có khả năng fax.
$config[code] not foundMáy vi tính
Ngày nay, nhiều văn phòng sử dụng máy tính để làm kinh doanh. Nhân viên sử dụng email để liên lạc giữa đồng nghiệp và khách hàng. Tài liệu được tạo bằng phần mềm xử lý văn bản và bảng tính được tổ chức trên máy tính. Một số văn phòng cũng sử dụng máy quét tài liệu để quét bất kỳ tài liệu giấy nào thành định dạng điện tử. Các máy quét này được gắn vào máy tính và chuyển các tài liệu giấy vào các tệp máy tính, sau đó được người vận hành đưa vào máy tính. Nhân viên trong một văn phòng đôi khi cũng sử dụng máy tính của họ để nhập dữ liệu, tùy thuộc vào loại văn phòng.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingKĩ năng giao tiếp
Để thành công trong môi trường văn phòng, một nhân viên phải có khả năng giao tiếp tốt. Loại giao tiếp sẽ thay đổi dựa trên mô tả công việc. Một số nhân viên sẽ cần có khả năng viết tốt và giao tiếp qua email hoặc thậm chí có thể là thư thông thường. Giao tiếp bằng miệng cũng có thể quan trọng. Một số nhân viên văn phòng thường xuyên trả lời các cuộc gọi điện thoại và nói chuyện với khách hàng cho công ty. Ngay cả những nhân viên không giao tiếp với khách hàng bên ngoài, giao tiếp tốt giữa đồng nghiệp và sếp của họ cũng rất quan trọng. Tùy thuộc vào công việc, các cuộc đàm phán thậm chí có thể cần thiết.
Sự quản lý
Ngay cả những nhân viên không ở vị trí quản lý cũng cần có khả năng tự quản lý công việc của họ. Một nhân viên phải có khả năng xem xét khối lượng công việc của họ và xác định nhiệm vụ nào quan trọng hơn để hoàn thành trước và nhiệm vụ nào có thể chờ. Anh ta cũng phải có khả năng quản lý thời gian của mình trong suốt cả ngày và sử dụng nó để hoàn thành càng nhiều nhiệm vụ càng tốt. Một số cuộc gọi điện thoại phải được thực hiện tại một thời điểm cụ thể, trong khi các công việc hàng ngày thông thường có thể chờ một lát.
Giải quyết vấn đề
Không phải tất cả các khía cạnh của một công việc văn phòng được cắt và sấy khô. Một nhân viên sẽ cần sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề để giúp tìm ra cách tốt nhất để hoàn thành các nhiệm vụ và những gì có thể được thực hiện để khắc phục mọi vấn đề có thể phát sinh. Nhân viên phải có khả năng làm việc cùng nhau và sử dụng các kỹ thuật động não để có thể giải quyết các vấn đề và hoàn thành các dự án. Một nhân viên sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng sáng tạo để đưa ra các giải pháp và thực hiện chúng vào các dự án của mình.
Kỹ năng tin học
Nhiều văn phòng thích thuê nhân viên có kinh nghiệm với các loại phần mềm cụ thể mà công ty sử dụng như phần mềm tài chính. Nếu ai đó được thuê mà không có những kỹ năng này, sẽ cần phải đào tạo thêm để anh ta có thể làm tốt công việc của mình. Một số văn phòng cũng sẽ yêu cầu một nhân viên tiềm năng làm bài kiểm tra đánh máy. Một người có thể gõ chính xác càng nhanh, nhân viên sẽ càng làm việc hiệu quả. Khả năng học hỏi nhanh và giải quyết các vấn đề máy tính đơn giản cũng là một kỹ năng quan trọng để nhân viên có.
