Một bản ghi nhớ chứa những tin tức xấu về việc cắt giảm ngân sách gây căng thẳng cho người phải viết nó như đối với những nhân viên nhận được nó. Nhưng có nhiều cách để xử lý việc tạo ra một bản ghi nhớ phù hợp cho nhiệm vụ không vui này, và nó liên quan đến việc giữ các phẩm chất như giọng điệu, tính trực tiếp và sự đồng cảm trong tâm trí. Đối mặt với những tin tức xấu trong bản ghi nhớ của bạn, giải thích những gì xảy ra tiếp theo, và bạn sẽ đi một chặng đường dài để chấp nhận một cách hợp lý tình huống tiêu cực này.
$config[code] not foundHướng dẫn
Giải thích những gì xảy ra ngay khi bạn có thể trong bản ghi nhớ. Bắt đầu với sự thừa nhận rằng tin tức bạn sẽ cung cấp là không mong muốn. Sau đó đưa ra các lý do cho việc cắt giảm ngân sách, và làm như vậy một cách bình tĩnh, hợp lý.
Mô tả việc cắt giảm ngân sách có ý nghĩa gì đối với công việc của nhân viên. Đó là câu hỏi lớn nhất bạn sẽ có và bạn cần giải quyết sớm. Nêu những bộ phận trong công ty của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi việc cắt giảm, và có bao nhiêu công việc sẽ được thực hiện.
Tránh sử dụng ngôn ngữ tức giận, hạ thấp hoặc chế nhạo bất cứ nơi nào trong bản ghi nhớ của bạn. Tôn trọng nhân viên của bạn bằng cách nói sự thật, và theo cách từ bi. Nhưng đừng xin lỗi hoặc viết quá nhiều về việc bạn cảm thấy khó chịu như thế nào. Nhân viên của bạn có thể thấy những bình luận như vậy là không thành thật.
Thể hiện sự quan tâm đến phản hồi. Thông báo cho nhân viên của bạn cách họ có thể liên lạc với bạn bằng các câu hỏi về việc cắt giảm ngân sách. Cố gắng dự đoán các loại câu hỏi họ sẽ hỏi, và sẵn sàng đưa ra câu trả lời ngắn gọn, đáng tin cậy.
Cảm ơn nhân viên đã dành thời gian, không chỉ đọc bản ghi nhớ mà còn vì sự chăm chỉ và cam kết trong công việc. Tránh từ bi giả. Thay vào đó, hãy thể hiện sự đồng cảm và quan tâm. Cung cấp cho họ hỗ trợ bằng cách bao gồm thông tin trong bản ghi nhớ của bạn về tư vấn và các hình thức hỗ trợ nhân viên khác có thể có sẵn.
Hướng nhân viên đến nguồn nhân lực để biết thêm thông tin về việc cắt giảm ngân sách. Mặc dù bộ phận đó nên thông báo cho nhân viên về các thỏa thuận như trả trợ cấp thôi việc, bảo hiểm và sắp xếp công việc, tránh gửi nhân viên đến đó để trả lời các câu hỏi định hướng quan tâm. Trách nhiệm của bạn là làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, và họ sẽ tìm đến bạn với những câu hỏi đó.
Bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào bạn có thể có liên quan đến việc cắt giảm ngân sách. Sau khi đăng ký bản ghi nhớ của bạn với một cam kết sẵn có cho bất kỳ câu hỏi nào, bạn cũng có thể thêm một phần tái bút hướng người đọc đến các biểu đồ và thông tin thống kê khác hỗ trợ cho quyết định cắt giảm ngân sách. Điều này có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn lý do cho việc di chuyển.
tiền boa
Chống lại những tin đồn bằng cách viết bản ghi nhớ ngay khi có thể. Tin đồn về tin tức xấu sắp xảy ra có thể tạo ra các vấn đề tinh thần mất tập trung cần được giải quyết nhanh chóng.
Kiểm tra ghi nhớ của bạn một cách cẩn thận cho bất kỳ lỗi ngữ pháp, ngôn ngữ hoặc chính tả. Những sai lầm sẽ làm hỏng việc nhập thông báo nghiêm trọng của bạn.
