Chén thánh của quản lý dự án: Tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc mà vẫn tạo ra một dự án tuyệt vời, chất lượng cao. Đó là một mục tiêu mà mọi công ty đều muốn đạt được, nhưng nhiều người không thực hiện được vì nhiều lý do. Dù là thiếu tài nguyên, thiếu ngân sách hay thiếu kiến thức, tất cả quá thường xuyên, các công ty cho phép các dự án hoàn toàn vượt khỏi tầm kiểm soát về phạm vi, ngân sách hoặc một trong nhiều cách khác mà các dự án thường đi ra khỏi đường ray.
$config[code] not foundVì vậy, mức độ phổ biến của vấn đề ngoài dự án, và quan trọng hơn, đâu là chìa khóa để ngăn chặn nó?
Làm thế nào một dự án trở thành một Albatross
Một vài năm trước, Đơn vị Chiến lược Dịch vụ Châu Âu đã thực hiện một nghiên cứu để xác định có bao nhiêu dự án vượt quá ngân sách và chi phí cho các công ty trong thời gian dài. Phát hiện của họ cực đoan hơn dự đoán:
- Tổng giá trị hợp đồng - 47,65 tỷ đô la.
- Tổng chi phí vượt quá tổng cộng 14,54 tỷ đô la.
- 57% tổng số hợp đồng (105) có kinh nghiệm vượt chi phí.
- 33% tổng số hợp đồng (105) bị chậm trễ lớn.
- 30% tổng số hợp đồng (105) đã bị chấm dứt.
Một nghiên cứu tương tự được công bố bởi Harvard Business Review, đã phân tích tổng cộng 1.471 dự án CNTT, nhận thấy rằng tỷ lệ vượt mức trung bình là 27%. Mặc dù chỉ có điều đó là đáng kể, nhưng nghiên cứu cho thấy rằng một trong sáu dự án chiếm hết ngân sách của họ trung bình 200% và vượt quá lịch trình của họ gần 70%.
Nguyên nhân của những vấn đề này là gì? Nghiên cứu HBR tìm thấy một số yếu tố đáng trách. Nhưng nhiều người trong số họ đã xuống kế hoạch kém và thiếu thông tin. Một số công ty đã đánh giá thấp chi phí và thời gian liên quan đến một dự án nhất định. Những người khác mua vào quảng cáo tiếp thị của riêng họ, quá mức những gì có liên quan và đánh giá quá cao khả năng của chính họ.
Tìm phương tiện hạnh phúc
Nó nên đi mà không nói rằng kế hoạch dự án thích hợp là phải. Nhưng chính xác điều đó có nghĩa là gì?
Trong khi các mục tiêu cao cả có vẻ tốt trong giai đoạn đề xuất, chúng có thể tàn phá trong vòng đời của dự án. Dự án càng lớn và càng dài, càng có nhiều chỗ cho những mục tiêu quá cao bị bỏ lỡ và dự án vượt qua những hạn chế về ngân sách và thời gian.
Nhưng ngay cả với kế hoạch tốt nhất, những điều không lường trước xảy ra. Đây có thể là bất cứ điều gì từ thay đổi phạm vi do khách hàng yêu cầu đến những thay đổi không lường trước được trên thị trường cần điều chỉnh.
Một trong những cách tốt nhất để cắt giảm chi phí dự án và kế hoạch ngân sách kém có thể chỉ bằng cách theo dõi thời gian và chi phí trên cơ sở từng dự án cho các nhân viên tham gia. Bằng cách làm như vậy, các nhà quản lý dự án có được ước tính chính xác hơn về phạm vi dự án và những gì đang được chi tiêu liên quan đến thời gian cho dự án và chi tiêu thực tế cho dự án. Thời gian theo dõi cũng có thể tiết lộ nhân viên nào có thể yêu cầu một chút khéo léo hoặc hướng dẫn nhiều hơn để hoàn thành chính xác dự án với kỹ năng.
Thường xuyên hơn không, một dự án vượt qua các mục tiêu của nó sớm hơn sau này. Thật không may, nhiều nhà quản lý dự án mù quáng theo dõi khóa học đã vạch ra và phân tích rất ít để đảm bảo rằng các mục tiêu trung gian đang xếp hàng với các mục tiêu ngân sách và lập kế hoạch. Nếu bạn đã hoàn thành 10% mục tiêu của dự án, nhưng đã tiêu tốn 15% ngân sách, thì không có lý do gì để tin rằng xu hướng sẽ thay đổi mà không cần phải can thiệp và điều chỉnh. Nếu không thực hiện điều chỉnh, bạn có thể mong đợi rằng ở mức 20% công việc, dự án sẽ tiêu tốn 30% ngân sách, v.v. Với tốc độ này, vào thời điểm dự án hoàn thành, nó sẽ có chi phí 150% ngân sách được phân bổ.
Một số nguyên tắc cần xem xét
Với mỗi dự án, nó rất quan trọng để thiết lập các mốc quan trọng để đánh giá tiến độ đã thực hiện và xem tiến trình đó phù hợp với các thông số và mục tiêu của dự án. Điều này càng sớm được thực hiện, các vấn đề tiềm năng sẽ sớm được phát hiện và điều chỉnh có thể được thực hiện để giữ cho dự án đúng mục tiêu.
Donith quên giữ liên lạc thường xuyên với nhân viên trong dự án trong trường hợp họ cần làm rõ một chút trong suốt các cột mốc. Điều này không chỉ giúp dự án đi đúng hướng mà còn tăng thêm sự gắn kết cho các nỗ lực của nhóm.
Với kế hoạch tốt và siêng năng theo dõi, công ty của bạn có thể tránh được một thống kê đáng tiếc, và có thể đạt được mục tiêu tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng.
Cuộc họp Ảnh qua Shutterstock
2 Bình luận
