Làm thế nào để viết một trợ lý hành chính Mô tả công việc

Mô tả công việc trợ lý hành chính nên được thiết kế phù hợp với nhu cầu của người và tổ chức mà họ sẽ hỗ trợ. Họ nên có một số suy nghĩ và lập kế hoạch cẩn thận, đặc biệt là vì nó có thể được coi là một hợp đồng pháp lý. Một mô tả tốt cung cấp một danh sách việc cần làm chi tiết và điểm chuẩn để trợ lý hành chính làm việc.

Phác thảo các danh mục cơ bản cho công việc. Chúng nên bao gồm chức danh (tức là Trợ lý hành chính cho VP), bộ phận, giám sát trực tiếp, các lĩnh vực chung của giám sát, nhiệm vụ, điều khoản việc làm và trình độ.

$config[code] not found

Làm rõ chính xác nhân viên sẽ hỗ trợ. Điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ xung đột văn phòng có thể trong tương lai. Nếu trợ lý này phục vụ một nhóm các vị trí, hãy làm rõ điều đó. Viết bằng văn bản nếu trợ lý này được tuyển dụng đầy đủ theo quyết định của một giám đốc điều hành. Cũng chỉ ra chuỗi lệnh và cấu trúc báo cáo thích hợp.

Xác định các nhiệm vụ chính. Hãy cẩn thận với các cụm từ lười biếng, bắt tất cả cho mô tả công việc, chẳng hạn như "tất cả các nhiệm vụ cần thiết". Hãy cụ thể. Trợ lý hành chính sẽ lên lịch đi lại, đặt chỗ ở, đọc chính tả, dành vài phút cho các cuộc họp, quản lý lịch trình, tổ chức hệ thống tập tin hoặc giám sát nhân viên trợ lý khác? Bao gồm những thứ này trong một danh sách dấu đầu dòng với mỗi dấu đầu dòng bằng một động từ hành động (duy trì, sắp xếp, giám sát, tạo, xác định, nhắc nhở, v.v.).

Xác định các đặc điểm cần thiết cho hiệu suất tuyệt vời. Chúng nên càng cụ thể càng tốt. Ví dụ: yêu cầu chuyên môn về Word, Excel và Photoshop thay vì biết sử dụng máy tính.

Thiết lập một mức độ phù hợp của giáo dục và kinh nghiệm. Điều này nên được dựa trên các nhiệm vụ cụ thể cần thiết. Đối với một số vị trí trợ lý hành chính, không có gì nhiều hơn bằng tốt nghiệp trung học là bắt buộc. Tuy nhiên, bằng đại học về quản trị kinh doanh hoặc một số đào tạo thư ký chính thức khác có thể được mong muốn. Đối với trợ lý hành chính cấp cao, kinh nghiệm trước đó là phải.