Cách viết báo cáo hiệu quả

Chìa khóa để viết một báo cáo hiệu quả là chỉ cần bám sát thực tế. Tập trung vào các chi tiết quan trọng nhất. Các báo cáo tốt nhất đưa ra một lời giải thích rõ ràng và súc tích về chủ đề trong tay. Nhiều người tin rằng một báo cáo phải dài và tràn ngập các chi tiết, nhưng trên thực tế, một báo cáo hiệu quả sẽ đi thẳng vào vấn đề một cách ngắn gọn. Trước khi bạn bắt đầu viết báo cáo, trước tiên hãy tạo một danh sách gạch đầu dòng của tất cả các chủ đề mà bạn cần thảo luận. Sau đó, bạn có thể tổ chức báo cáo dựa trên thông tin này.

$config[code] not found

Phác thảo báo cáo của bạn trước khi bạn viết nó. Tạo các phần chung và sau đó chia các phần đó thành các phần nhỏ hơn với các tiêu đề mô tả và dễ theo dõi. Đặt phác thảo thành một bảng mục lục và bao gồm mục lục ở đầu báo cáo, để người đọc có thể dễ dàng tham khảo thông tin của báo cáo.

Xác định đối tượng của bạn. Ai sẽ đọc báo cáo này? Điều này sẽ giúp bạn quyết định về giai điệu của báo cáo. Quyết định xem nó không chính thức hay chính thức. Bất kể bạn sử dụng giọng điệu nào, hãy viết bằng ngôn ngữ đơn giản, đơn giản. Tránh "nói chuyện công ty", biệt ngữ và những từ lớn.

Bắt đầu báo cáo với một bản tóm tắt điều hành. Tóm tắt các điểm chính. Sử dụng đạn để đơn giản và thu hút sự chú ý vào các mục tiêu chính của báo cáo. Quay trở lại bản tóm tắt điều hành này sau khi báo cáo hoàn tất để xác nhận rằng bạn đã nắm bắt được tất cả các chi tiết quan trọng nhất.

Cung cấp chi tiết cụ thể về từng tiểu mục mà bạn đã vạch ra trong bước đầu tiên. Chia chúng thành các đoạn ngắn. Mỗi đoạn không được vượt quá bốn hoặc năm câu. Tránh mô tả chi tiết: Nêu quan điểm của bạn, số liệu thống kê có liên quan hoặc các hành động được đề xuất và chuyển sang phần tiếp theo.

Sử dụng hình ảnh trong chừng mực để minh họa điểm của bạn. Đồ thị, biểu đồ và hình ảnh hỗ trợ phát hiện của bạn sẽ giúp người đọc nắm bắt các khái niệm.

Đọc báo cáo hai lần sau khi hoàn thành bản thảo đầu tiên. Cắt bỏ những từ không cần thiết và ngôn ngữ dư thừa. Sửa lỗi ngữ pháp và chính tả.

Bố trí văn bản báo cáo trong một mẫu hấp dẫn với bìa đơn giản. Microsoft Office có các mẫu báo cáo miễn phí có sẵn tại trang web của Microsoft (xem Tài nguyên). Đóng gói báo cáo theo ràng buộc xoắn ốc để người đọc có thể dễ dàng lật qua các trang.