Các điều phối viên hội nghị, hoặc các nhà hoạch định cuộc họp, thường tham gia vào mọi khía cạnh của một hội nghị, từ việc nhận các hợp đồng ban đầu được ký kết đến việc dọn dẹp vào ngày cuối cùng của sự kiện. Ở giữa có một loạt các nhiệm vụ mà bạn có thể mong đợi gặp phải. Kể từ năm 2014, đã có nhiều cơ hội đáng kể trong lĩnh vực dự kiến sẽ kéo dài ít nhất là đến năm 2024, vì Cục Thống kê Lao động dự đoán sự gia tăng việc làm cho các điều phối viên hội nghị ở mức khoảng 10%.
$config[code] not foundKế hoạch trước
Với tư cách là điều phối viên, bạn phải có trách nhiệm đảm bảo tất cả các chi tiết cần thiết cho khách hàng của bạn bằng văn bản trong hợp đồng trước khi bạn bắt đầu chuẩn bị cho hội nghị. Bạn sẽ gặp gỡ với sự lãnh đạo của tổ chức cho hội nghị để tìm hiểu chi tiết như có bao nhiêu người dự kiến sẽ tham dự, những bữa ăn và đồ ăn nhẹ cần thiết, đối tượng mục tiêu bao gồm những gì, mục đích của hội nghị là gì và loại ngân sách nào hạn chế khách hàng ở dưới. Ngoài ra, bạn sẽ cần phải thương lượng với các nhà cung cấp, cơ sở và các nhà cung cấp dịch vụ khác và ghi lại tổng chi phí cho sự kiện này. Bạn thường sẽ có một ngân sách mà bạn phải làm việc trong đó.
Tổ chức sự kiện
Khi bạn đã hoàn tất tất cả các chi tiết về nơi sự kiện sẽ diễn ra và ai sẽ cung cấp dịch vụ, bạn sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các chi tiết đó thành một hoạt động trôi chảy. Bạn phải tìm ra những phòng khác nhau sẽ sử dụng các phòng khác nhau tùy thuộc vào mức độ phổ biến của hội thảo và số lượng khách dự kiến mua vé tiệc. Với khách hàng của bạn, bạn sẽ chịu trách nhiệm chọn menu, sắp xếp bàn và giải trí và sắp xếp cho micro và nhu cầu nghe nhìn của người nói. Nếu những người tham dự đang ở tại các khách sạn khác ngoài nơi bạn đang tổ chức hội nghị, bạn có thể phải sắp xếp phương tiện đi lại cho họ. Vào thời điểm diễn ra sự kiện, bạn nên tạo một lịch trình và danh sách liên lạc chi tiết cho mọi dịch vụ.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGiám sát sự kiện
Trong hội nghị, bạn sẽ được gọi để chăm sóc các yêu cầu vào phút cuối và đảm bảo rằng các nhà cung cấp là nơi họ sẽ đến. Sáng sớm ngày đầu tiên, bạn sẽ thực hiện một chuyến tham quan cơ sở để đảm bảo các gian hàng triển lãm được thiết lập phù hợp, khách sạn đã sẵn sàng cho khách đến và biển hiệu đó là đầy đủ. Bạn có thể mang bộ đàm hoặc sẵn sàng trên điện thoại di động để phản ứng ngay lập tức với các yêu cầu của khách hàng. Ngoài việc theo dõi tiến trình của hội nghị trong khi nó diễn ra, trách nhiệm của bạn chủ yếu sẽ là khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.
Theo sát
Một điều phối viên hội nghị hiệu quả cung cấp theo dõi với khách hàng để tìm hiểu xem sự kiện này có được coi là thành công hay không. Bạn cũng cần phải thu tiền thanh toán ngay sau sự kiện và thanh toán cho nhà cung cấp của mình. Tạo một bản khảo sát để người tham gia điền vào trước khi rời khỏi sự kiện và chia sẻ kết quả với khách hàng của bạn. Gặp gỡ với các nhà tổ chức chính từ công ty tổ chức hội nghị để phản hồi. Vì nhiều điều phối viên hội nghị cũng tham gia vào việc bán dịch vụ của họ, nên có thể bạn sẽ yêu cầu công việc điều phối cuộc họp hoặc hội nghị tiếp theo khi bạn thực hiện theo dõi này.
