Mỗi ngày, hàng ngàn chủ doanh nghiệp mua phần mềm. Một số người đang chuyển sang đám mây và mua dựa trên Web (còn gọi là SaaS - phần mềm dưới dạng dịch vụ) và thường bắt đầu bằng bản dùng thử miễn phí hoặc chi phí thấp. Nếu bạn đang xem xét việc này, đây là những lời khôn ngoan từ hơn 30 chủ doanh nghiệp, bao gồm một số hiểu biết từ những người tạo phần mềm.
Jon Ferrara, CEO và người sáng lập của Nimble:
Ngày nay, kinh doanh đã thay đổi. Với sự ra đời của phương tiện truyền thông xã hội, email, IM, tin nhắn văn bản và nhiều hơn nữa, các doanh nghiệp bị choáng ngợp bởi vô số ứng dụng cần thiết để lắng nghe và thu hút khách hàng của họ. Câu hỏi không còn là làm thế nào để duy trì kết nối - đó là làm thế nào để xây dựng các mối quan hệ kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm với tất cả các kênh truyền thông. Các ứng dụng web tốt nhất sẽ giải quyết tất cả các vấn đề này.
Mark Grilli, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm tại Acrobat Solutions:
Chủ sở hữu SMB nên tìm kiếm các dịch vụ được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của thế giới ngày nay, nhịp độ nhanh; các dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp của họ các giải pháp dễ sử dụng để giúp họ cung cấp công việc tốt nhất mỗi ngày với năng suất, độ tin cậy, độ trung thực, kiểm soát và tiết kiệm chi phí mà họ mong đợi và xứng đáng.
Pamela O hèHara, Chủ tịch của Batchbook:
Chức năng là vua! Điều đó bao gồm tùy biến, bảo mật, quyền sở hữu, tính di động và tính di động.
Tùy biến - Dựa trên các ưu tiên và tính cách của doanh nghiệp của bạn, hãy tìm kiếm sự linh hoạt trong cách bạn có thể phân tích thông tin bạn đang thu thập, cũng như trong giao diện người dùng.
Bảo vệ - Đối với các ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc cục bộ, hãy cập nhật phần mềm chống vi-rút và sao lưu dữ liệu của bạn thường xuyên. Đối với dịch vụ phần mềm (SaaS), công ty lưu trữ sản phẩm SaaS chịu trách nhiệm bảo mật dữ liệu của bạn, vì vậy hãy kiểm tra các chính sách bảo mật.
Quyền sở hữu - Sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp khi đăng ký quản trị viên tài khoản để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi sự mơ hồ về pháp lý về người có thể truy cập dữ liệu.
Vận động - Với phần mềm máy tính để bàn, đảm bảo rằng nó có thể đồng bộ hóa với thiết bị di động của bạn, trực tiếp hoặc thông qua một ứng dụng như Outlook. Với một hệ thống trực tuyến, hãy xem nó có phiên bản hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động hay không.
Tính di động - Hỏi: Thông tin nào có thể được xuất? Những định dạng có thể được sử dụng? Với những phần mềm khác, nó có thể chia sẻ dữ liệu?
Costin Tuculescu, CEO của AnyMeeting.com:
Tìm kiếm:
1) Trang web hỗ trợ tích cực có tính năng Câu hỏi thường gặp, cơ sở kiến thức và cộng đồng hỗ trợ tích cực thông qua sự hiện diện của Facebook hoặc Twitter, cho thấy họ quan tâm đến người dùng của họ
2) Các công ty hoặc người dùng khác đang sử dụng phần mềm và tìm hiểu đánh giá của họ khi so sánh với đối thủ cạnh tranh
3) Lịch sử: Công ty đã tồn tại bao lâu? Họ đã chứng minh sự ổn định tài chính?
4) Bản dùng thử miễn phí cho phép bạn trải nghiệm phần mềm gần nhất có thể với những gì bạn sẽ mua
Michael Pesochinsky, đồng sáng lập của Chính phủAuctions.org:
Điều chính mà các chủ doanh nghiệp nhỏ nên tìm kiếm khi nói đến phần mềm dựa trên Web là chi phí so với đầu ra. Chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn bao nhiêu với phần mềm này? Chương trình sẽ thực hiện công việc hiệu quả? Tôi có thể nhận được sản phẩm này rẻ hơn nếu không miễn phí không? Đặt những câu hỏi này trước khi chọn phần mềm sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất.
John McMahon, Người sáng lập và Giám đốc điều hành của Sheetster:
Chi phí cấp phép phần mềm trả trước thấp hơn kết hợp với các dịch vụ dựa trên tiêu chuẩn có nghĩa là 90% nhu cầu của tổ chức có thể được đáp ứng bằng cách sử dụng các dịch vụ nguồn mở sẵn có nhưng vẫn cung cấp khả năng tương tác giữa các nhóm và kinh doanh các sản phẩm máy tính để bàn thương mại cho mọi thứ từ Excel đến Quickbooks đến SAP.
Lợi ích của phương pháp này là rất nhiều. Với một máy chủ dựa trên đám mây, bạn không còn phải lo lắng về phần cứng, mạng hoặc bảo trì các hệ thống vật lý. Các máy chủ và ổ đĩa đám mây hiện đại là cực kỳ đáng tin cậy và dự phòng, thường là nhiều hơn các hệ thống trong nhà. Và bằng cách chạy phần mềm máy chủ ứng dụng dựa trên tiêu chuẩn trên đám mây, bạn sẽ có được những lợi ích của việc lưu trữ cơ sở dữ liệu và trang web chuyên dụng, bảng tính và tài liệu web, email và nhắn tin hoạt động với mọi ứng dụng thư khách, dịch vụ thân thiện với thiết bị di động như email và lịch và hơn thế nữa.
Sarah Belfer, Giám đốc Quan hệ Công chúng tại eDealya:
Thay vì tập trung vào số lượng, tập trung vào chất lượng. Hãy tìm phần mềm thu hút người hâm mộ của bạn theo những cách có ý nghĩa - nếu bạn lắng nghe họ, thì họ sẽ lắng nghe bạn. Hãy liên hệ với họ vào những thời điểm họ muốn nghe từ bạn và về các sản phẩm mà họ muốn nghe - giữ cho liên hệ của bạn có liên quan, ngắn gọn và được cá nhân hóa.
Stephen Fung, đồng sáng lập của hàng tồn kho:
Đặc biệt khi tìm kiếm phần mềm dựa trên Web, hãy tìm các công ty mà bạn có thể tin tưởng. Nếu bạn gặp phải một lỗi trong phần mềm, họ sẽ có thể sửa nó. Bạn không chỉ trả tiền cho phần mềm mà còn nhờ sự giúp đỡ của họ và cải tiến phần mềm theo thời gian. Hãy tìm một công ty có hồ sơ theo dõi các bản phát hành thường xuyên và dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
Robert Landsfield, CEO của Skymira:
Điều bắt buộc là các công ty phải kiểm tra một giải pháp phần mềm để đảm bảo rằng ứng dụng có thể dễ dàng trao đổi thông tin / dữ liệu / hồ sơ / etcetera với các ứng dụng khác.
Có các giải pháp dựa trên đám mây có sẵn cho phép các công ty đạt được hiệu quả trong các quy trình sản xuất hoặc kinh doanh cụ thể. Hãy nghĩ về nó như là một ứng dụng kinh doanh trên các cửa hàng khác, nơi các công ty có thể cung cấp các ứng dụng thực hiện tốt một hoặc hai nhiệm vụ. Điều mới ở đây là có các công ty dựa trên đám mây có chuyên môn để liên kết nhiều ứng dụng với nhau để họ trao đổi thông tin, thực chất là tạo ra một hệ thống ERP phù hợp cho SMB chỉ tập trung vào các quy trình quan trọng đối với công ty. Cách tiếp cận này cho phép một công ty lớp trên các ứng dụng bổ sung khi họ thấy phù hợp theo thời gian.
Liz Pearce, VP Bán hàng và Tiếp thị cho LiquidPlanner:
Cũng quan trọng như những gì cần tìm là những gì không phải tìm kiếm. Don lồng tìm kiếm một viên đạn bạc. Quên danh sách các yêu cầu dài hàng dặm và tập trung vào việc tìm kiếm một công cụ sẽ giải quyết ba vấn đề hàng đầu của bạn.
Darren Levy, CEO của GatherSpace:
Chọn sai loại phần mềm dựa trên Web có thể là một sự lãng phí lớn thời gian. Tìm các thuộc tính sau: 1) Dùng thử miễn phí - đây là điều bắt buộc. Nếu một công ty có thể, hãy để tôi lái thử phần mềm của họ, hơn là họ phải che giấu điều gì đó. 2) Số 1-800 cho dịch vụ khách hàng và bán hàng, một trang web trực quan hoạt động tốt và có thông tin sản phẩm tuyệt vời, blog và bất kỳ dấu hiệu tương tự nào cho thấy có sự quản lý lấy khách hàng làm trung tâm đằng sau bức màn. 3) Chính sách bảo mật vững chắc và sao lưu để đảm bảo dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật.
Marc Itzkowitz, Giám đốc tiếp thị sản phẩm của Support.com: Khi mua phần mềm dựa trên web hoặc bất kỳ dịch vụ dựa trên web nào, nhà cung cấp của bạn phải tuân thủ Dự luật về quyền hỗ trợ công nghệ, điều đó có nghĩa là họ sẽ tôn trọng quyền được hỗ trợ của tôi từ những người hiểu vấn đề của tôi và cả văn hóa của tôi và của tôi ngôn ngữ; quyền có các công cụ mới nhất mang đến các vấn đề của tôi để chúng được giải quyết hiệu quả; quyền được hưởng các gói hỗ trợ linh hoạt đáp ứng nhu cầu tài chính và kinh doanh của tôi; và một sự đảm bảo họ sẽ khắc phục vấn đề của tôi hoặc hướng tôi đến một người có thể. Steven Aldrich, CEO của Outright: Bạn không nên học hỏi và nhận được giá trị ngay lập tức nếu phần mềm không hữu ích ngay lập tức cho doanh nghiệp của bạn, bạn không có thời gian để lãng phí nó. Tim Beranek, Đối tác tại BKD: Một xem xét quan trọng là ứng dụng là bất khả tri thiết bị. Xu hướng điện thoại thông minh, notepad, vân vân, tiếp tục phát triển khi công nghệ mới được phát triển. Tuy nhiên, với sự cân nhắc này xuất hiện những mối quan tâm lớn liên quan đến an ninh. Những mối quan tâm đó có thể phụ thuộc vào khả năng bắt đầu, xử lý, lưu trữ và truy vấn dữ liệu và giao dịch. Vì vậy, người ta phải suy nghĩ về mức độ mã hóa trên các thiết bị này, quyền truy cập bị hạn chế và bảo mật và khả năng xóa sạch thiết bị nếu bị mất hoặc bị đánh cắp. Định kỳ, điều quan trọng là chạy quét lỗ hổng và thực hiện kiểm tra thâm nhập. Eric Peters, Giám đốc truyền thông tiếp thị tại Moffee: Tìm kiếm sự cân bằng giữa chức năng vượt trội và khả năng tùy biến. Bạn có thể muốn ứng dụng của mình hoạt động nhanh, nhưng với tùy chọn làm cho nó phù hợp với tổ chức của bạn, quá trình kinh doanh và nhu cầu tích hợp của bạn. Đảm bảo tính sửa đổi trong tương lai được tích hợp vào phần mềm: Bạn sẽ muốn có thể liên tục nhận được phản hồi từ người dùng cuối và áp dụng nó cho ứng dụng để duy trì ROI tốt. Raj Sheth, đồng sáng lập của Recruiterbox.com: Nó nên đơn giản như email và chi phí ít hơn hóa đơn Starbucks hàng tháng của bạn. Alan Canton, Chủ sở hữu của Nhà xuất bản Adam-Blake và Jaya123: Hãy chắc chắn rằng dịch vụ didn xuất hiện ngày hôm qua. Nếu có thể hãy xem nếu họ đã được khoảng một vài năm. Không có gì tồi tệ hơn (hoặc đắt hơn về sau) so với việc đưa chiếc xe kinh doanh của bạn trở thành một ngôi sao đang rơi! Craig Griffiths, AskFindBuy: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tìm kiếm phần mềm giúp chuyển khách hàng xuống kênh bán hàng mà không cần dựa vào trang web riêng của họ như Yelp! không cho kinh doanh nhà hàng. Bạn cần một dịch vụ để quảng bá danh mục của mình, vì vậy tất cả những gì bạn cần làm là tiếp thị vị trí của bạn chứ không phải chính danh mục đó. Arun Prakash, Phó chủ tịch tiếp thị tại Thinkspeed: Cho dù phần mềm tuyệt vời đến mức nào, bạn có thể sẽ gặp phải một số vấn đề. Hãy chắc chắn rằng họ cung cấp hỗ trợ phù hợp để bạn không bị khô khi những vấn đề đó xuất hiện. Trang web Brandy, Chủ sở hữu của BR Graphic Design LLC: Khi tôi đánh giá phần mềm dựa trên web cho doanh nghiệp nhỏ của mình, điều đầu tiên tôi tìm kiếm là một cộng đồng hỗ trợ tích cực. Nếu các diễn đàn rất hiện diện và cập nhật, nó khiến tôi cảm thấy thoải mái hơn với phần mềm mới khi biết rằng tôi có sự hỗ trợ phù hợp khi tôi cần. Điều tiếp theo tôi nhìn vào là sự dễ sử dụng. Tôi đội nhiều mũ trong tổ chức của mình, vì vậy, điều quan trọng là phần mềm phải đơn giản và dễ sử dụng. Joe Manna, Giám đốc cộng đồng tại Infusionsoft: Chọn phần mềm chỉ dựa trên các tính năng và các vật thể sáng bóng sẽ dẫn đến sự thất vọng khi sử dụng. Thay vào đó, hãy tập trung vào những lợi ích chiến lược mà bạn thực sự đạt được sau đó, và các tính năng sẽ tuân theo. Một ví dụ về sự khác biệt này là khả năng dừng xe ở tốc độ cao (lợi ích) so với má phanh gốm ở nhiệt độ cao với các cánh quạt khoan và có rãnh rãnh (tính năng). Shane Neman, CEO của Ez Texting: SaaS không chỉ là phần mềm. Phần mềm dựa trên web tốt nên được hỗ trợ bởi dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Nếu bạn đang trả tiền cho một sản phẩm, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, hữu ích. Robby Sl tàn, chủ sở hữu của phát triển giết mổ: Quan trọng nhất, bạn nên chọn phần mềm dựa trên web có đường dẫn thoát rõ ràng. Nếu bạn có thể dễ dàng xuất dữ liệu của mình và nhanh chóng bắt đầu chạy ở một nơi khác, hãy tìm nơi khác. Hãy coi chừng nhà cung cấp khóa. Don Conf nhầm lẫn giữa mã nguồn mở, với các ứng dụng miễn phí, có các chi phí ẩn cho tất cả các ứng dụng dựa trên web và nếu bạn không trả tiền cho ai đó để duy trì hoạt động thì cuối cùng bạn sẽ tự trả tiền. Tùy chọn địa phương át chủ bài vô danh. Nếu một công ty quê hương đang cung cấp một giải pháp dựa trên Web có giá trị, khả năng nhận được sự hỗ trợ từ một người nào đó trong cộng đồng của bạn có giá trị đáng kinh ngạc. Eric Richard, Chuyên gia Quan hệ Công chúng tại Cuộc hẹn-Plus: Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm dựa trên đám mây là một doanh nghiệp đã được thành lập và đã được chứng minh, không phải là hoạt động hàng đêm có thể ngừng tồn tại trong một năm. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp cung cấp đủ hỗ trợ khách hàng, bao gồm hỗ trợ qua điện thoại trực tiếp cho bạn và nhân viên của bạn. Bán hàng Grace tại CardWiX: Khi chọn phần mềm dựa trên web, người dùng phải lưu ý đến quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu của họ. Jitka Sykora, Phó chủ tịch của HireRunner.com: Tránh bất kỳ phần mềm nào tính phí trên cơ sở trên mỗi người dùng. Hợp tác, một trong những lợi thế lớn nhất của các công cụ dựa trên Web, sau đó trở nên thực sự tốn kém. Amy Bennett, đồng sáng lập của ShopKeep.com: Biết rằng dựa trên Web có nghĩa là bạn phụ thuộc vào kết nối internet ổn định và thời gian hoạt động của máy chủ đám mây. Đối với các ứng dụng quan trọng như điểm bán hàng, hãy xem xét các công ty cung cấp ứng dụng gốc được ghép nối với dịch vụ dựa trên đám mây. Ngay cả khi Internet hoặc máy chủ đám mây ngừng hoạt động, bạn vẫn có thể tăng doanh số. Juli Klie, CEO của InfoPreserve: Hãy nhớ rằng, Web chỉ là một cơ chế phân phối khác (mặc dù là một cơ chế thực tế, hiệu quả về chi phí!) Cơ sở lý luận cốt lõi để chọn phần mềm vẫn cần phải là: 1) Điều gì mà vấn đề mà tôi đang cố gắng giải quyết? và 2) Ai làm điều đó tốt nhất cho nhu cầu của chúng ta hôm nay và trong tương lai gần? Don Tiết bị bắt bởi những từ thông dụng hay giải pháp tốt nhất dành cho người khác nhưng không phải là câu trả lời phù hợp với tất cả mọi người. Michael Kaiser-Nyman, CEO và người sáng lập của Dialing Impact: Cách tốt nhất là thử nó. Hầu hết các phần mềm dựa trên web có gói miễn phí hoặc ít nhất là dùng thử; chọn một vài dịch vụ khác nhau, thử tất cả chúng và sau đó gắn bó với thứ tốt nhất. Steve Tennant, Giám đốc điều hành của Tennant Consulting: Hãy xem xét tổng chi phí cho việc áp dụng gói phần mềm, hầu hết đó là thời gian để nhóm của bạn được đào tạo để sử dụng nó. Làm toán về chi phí đào tạo nhân viên: số ngày trên mỗi nhân viên nhân với số lượng nhân viên. Bạn có thể tìm thấy một sản phẩm phần mềm đắt tiền hơn nhưng dễ sử dụng có ý nghĩa kinh doanh hơn. Bạn có kế hoạch gì? Đi qua và kiểm tra những gì sẽ xảy ra nếu phần mềm dựa trên Web không còn khả dụng do hoàn cảnh nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn có thể có thật không lấy bản sao dữ liệu của bạn, giả sử mỗi ngày hoặc tuần làm bản sao lưu ngoại vi và bạn có thể có thật không sử dụng sao lưu dữ liệu đó trong một chương trình phần mềm khác? Chỉ tin vào điều đó nếu bạn đã thực hiện nó như là một phần của quy trình đánh giá của bạn. Michael Ortner, người sáng lập và CEO của Capterra: Năm năm trước, sự khôn ngoan phổ biến liên quan đến phần mềm dựa trên Web là cẩn thận về những thứ như bảo mật, truy cập dữ liệu và thời gian hoạt động. Nhưng những vấn đề này đã được các nhà cung cấp giải quyết khá đầy đủ, đặc biệt là khi chúng liên quan đến các doanh nghiệp nhỏ, vì vậy những điều chính cần xem xét khi mua dựa trên Web (hoặc bất kỳ loại phần mềm nào) liên quan đến chức năng và khả năng sử dụng: 1) Nó có làm mọi thứ chúng ta cần nó để làm không? 2) Làm thế nào nhanh chóng chúng ta có thể đào tạo người dùng của chúng tôi? 3) Làm thế nào thân thiện với hầu hết các chức năng? Nếu bạn đang sử dụng phần mềm dựa trên web để vận hành công ty của mình, vui lòng chia sẻ kiến thức chuyên môn và sự khôn ngoan của bạn trong các nhận xét. Chúng tôi rất thích nghe về kinh nghiệm và lời khuyên của bạn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ khác đang xem xét chuyển phần mềm của họ vào đám mây và hoạt động trên nền tảng SaaS. Hình ảnh từ LilKar / Shutterstock
