Giao tiếp nơi làm việc được gửi đến "tập tin" phải tuân thủ quy trình và cấu trúc cho hồ sơ việc làm cũng như định dạng cơ bản cho thư tín kinh doanh. Ghi nhớ tập tin được dự định để ghi lại các hành động như thay đổi nhân sự hoặc quyết định tuyển dụng. Ngoài ra, họ bảo tồn các sự kiện và hoàn cảnh liên quan đến các hoạt động nhân sự và điều tra nơi làm việc.
Người nhận
Mặc dù bản ghi nhớ của bạn nhằm ghi lại tập tin, nhưng vẫn có thể có những người nhận trực tiếp nhận được một bản sao của thông tin liên lạc. Ví dụ: nếu bạn đang ghi lại hồ sơ của nhân viên về việc cô ấy được thăng chức, bạn có thể muốn bao gồm người giám sát hiện tại của cô ấy và người giám sát mà cô ấy sẽ báo cáo trong vai trò mới. Ngoài ra, cung cấp cho nhân viên một bản sao của bản ghi nhớ.
$config[code] not foundThông tin nhạy cảm
Bản ghi nhớ nơi làm việc về thông tin nhạy cảm chỉ nên được gửi đến những người có nhu cầu biết và bản ghi nhớ phải được đánh dấu rõ ràng "bí mật" nếu chúng chứa thông tin không được thảo luận giữa HR và người giám sát của nhân viên. Trong một số trường hợp, các bản ghi nhớ để gửi về các vấn đề nhạy cảm không nên được đặt trong tệp của nhân viên. Ví dụ, trong các trường hợp điều tra tại nơi làm việc, chẳng hạn như quấy rối tình dục, một bản ghi nhớ để nộp vào hồ sơ điều tra chứ không phải hồ sơ nhân sự của nhân viên.Các bản ghi nhớ để nộp cho mục đích điều tra vẫn được giữ bí mật và chỉ có thể truy cập đối với các nhân viên có nhu cầu biết, chẳng hạn như nhân viên nhân sự, giám đốc điều hành công ty và chủ sở hữu hoặc tư vấn pháp lý.
Nội dung ghi nhớ
Trừ khi bản ghi nhớ này là một phần của thư tín liên tục, bạn có thể cần mô tả các trường hợp hoặc giải thích lý do cho tài liệu của bạn. Nếu đó là vấn đề nhân sự - ngoài điều tra - hãy bắt đầu bản ghi nhớ với tên, bộ phận, vị trí và thời gian làm việc của nhân viên. Ví dụ: nếu bạn tóm tắt yêu cầu chuyển của nhân viên, đoạn đầu tiên của bạn phải chứa thông tin thích hợp, chẳng hạn như vị trí của nhân viên và vị trí hoặc bộ phận mà cô ấy yêu cầu chuyển. Bản ghi nhớ cũng sẽ chứa thông tin chi tiết về việc yêu cầu chuyển nhượng của cô đã được cấp, xem xét hay từ chối.
Phân phối và Lưu trữ
Nếu bạn đang viết vào tệp của nhân viên, một bản sao của bản ghi nhớ sẽ đi vào tệp thư tín chung của HR như một phần của danh sách phân phối. Ngoài ra, nhân viên nhận được một bản sao và các bên khác cũng có thể giữ bí mật thông tin của nhân viên, trừ khi bản ghi nhớ là một phần của cuộc điều tra nơi làm việc bí mật. Trong trường hợp đó, chỉ có nhân sự và nhân viên làm việc điều tra mới có quyền truy cập vào bản ghi nhớ. Khi tệp chứa bản ghi nhớ được gửi đến kho lưu trữ của bạn, bộ phận nhân sự sẽ giữ lại một bản sao của bản ghi nhớ nằm trong tệp thư tín chung của bộ.
