Biên bản cuộc họp là một bản ghi quan trọng về những gì diễn ra trong một cuộc họp, bao gồm các mục đã được thảo luận, các quyết định đã được đưa ra, các nhiệm vụ đã được hoàn thành và ủy thác và các mốc thời gian để hoàn thành đã được đặt ra. Lý tưởng nhất, biên bản cuộc họp được sử dụng bởi cả những người tham dự cuộc họp và những người bỏ lỡ cuộc họp như một tài liệu tham khảo cho các hành động cần phải được thực hiện. Biên bản cũng được sử dụng trong tương lai như một tài nguyên nếu ai đó muốn quay lại và tham khảo thời gian hoặc dự án cụ thể. Ghi chú cuộc họp tài chính cần phải đặc biệt chi tiết và cụ thể vì chúng liên quan đến các con số và số liệu thống kê quan trọng. Nếu bạn chịu trách nhiệm ghi chú cuộc họp của ủy ban tài chính, hãy chắc chắn rằng các ghi chú của bạn tuân theo giao thức của công ty và tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để ghi chú cuộc họp hiệu quả và hiệu quả.
$config[code] not foundLưu ý tên công ty, ngày và thời gian ở đầu tài liệu. Cũng bao gồm bất kỳ thông tin liên quan khác, chẳng hạn như tên bộ phận hoặc nhóm cụ thể hoặc bất kỳ lý do cụ thể nào mà cuộc họp được gọi.
Ghi nhận người tham dự. Những người tham dự cuộc họp ủy ban tài chính thường bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị, thành viên hội đồng quản trị và nhân viên liên quan trực tiếp đến tài chính công ty, chẳng hạn như kế toán viên hoặc quản lý tài chính. Nếu đó là một cuộc họp tài chính của chính phủ, người quản lý thành phố và thậm chí là thị trưởng có thể có mặt. Ngoài ra, các công ty bên ngoài có thể được đại diện tại cuộc họp nếu có một cuộc thảo luận về một dự án cụ thể. Hãy chắc chắn để lưu ý tiêu đề của mọi người. Nếu bạn cần, hãy vượt qua một tờ tham dự để bạn chắc chắn có được tên chính xác của người tham dự. Bạn cũng có thể ghi lại tên của những người tham dự không thể có mặt nhưng có thể cần một bản sao biên bản.
Nếu có một chương trình nghị sự, hãy ghi lại ghi chú của bạn theo từng chủ đề khi chủ đề được thảo luận. Các chủ đề tại một cuộc họp của ủy ban tài chính thường bao gồm ngân sách, tài chính dự án cụ thể, báo cáo doanh thu hoặc tài chính, phân bổ trong tương lai hoặc thay đổi hoặc cập nhật vào lịch ngân sách. Bao gồm các điểm thảo luận chính và các điểm phụ ở dạng văn xuôi hoặc gạch đầu dòng tùy thuộc vào giao thức của công ty. Lưu ý ai đang nói, bất kỳ tên hoặc số được đề cập, cũng như bất kỳ ai mà một nhiệm vụ được chỉ định và ngày đáo hạn cho nhiệm vụ.
Ghi "Kinh doanh khác". Sau khi các mục trong chương trình nghị sự được đề cập, hãy tạo một phần mới có tiêu đề Kinh doanh khác. Ở đây bạn sẽ ghi chú về bất kỳ mục mới nào được đưa ra để thảo luận. Một lần nữa, lưu ý người nói, bất kỳ ngày hoặc số được thảo luận và bất kỳ nhiệm vụ được giao và ngày đáo hạn.
Proofread và địa chỉ thiếu thông tin. Trước khi gửi ghi chú cuộc họp của bạn, hãy đảm bảo rằng chúng dễ đọc và đúng ngữ pháp, rằng không có lỗi chính tả và tên đó đã được viết đúng chính tả. Nếu có thông tin thiếu mà bạn biết đã được thảo luận, hãy cố gắng xác định vị trí thông tin bị thiếu. Cố gắng viết biên bản ngay sau cuộc họp càng tốt trong khi bạn vẫn có thể nhớ lại những gì đã thảo luận.
