Một văn phòng được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian và giúp bạn hạnh phúc hơn - và đồng nghiệp hạnh phúc hơn.
Phải lội qua đống giấy tờ, ngăn kéo lộn xộn, dây điện rối và hộp đựng đồ đạc xung quanh, có vẻ không phải là vấn đề lớn, nhưng đó là một gánh nặng vật lý thực sự khi bạn xem xét thời gian săn lùng những thứ dễ tìm, nhưng không. Các tập tin điện tử vô tổ chức và sự nhầm lẫn cũng là một vấn đề lớn.
$config[code] not foundSau đó là gánh nặng tinh thần. Cho dù bạn có ý thức nhận ra nó hay không, sự bừa bộn có thể khiến mọi người căng thẳng.
Dưới đây là 21 cách để tổ chức không gian làm việc vật lý và điện tử của bạn.
Đưa nó ra khỏi sàn
Đi thẳng đứng với tủ sách và đơn vị kệ. Thông thường chúng ta hết không gian máy tính để bàn hoặc không gian sàn. Lưu trữ dọc giúp sử dụng không gian hiệu quả hơn và đặt nhiều hơn trong tầm mắt.
Tạo trung tâm hoạt động
Đặt mọi thứ bạn cần để hoàn thành một hoạt động trong một khu vực, đặc biệt nếu bạn thực hiện một hoạt động thường xuyên. Bạn sẽ tránh lãng phí thời gian tìm kiếm và lắp ráp những gì bạn cần. Ví dụ, đóng gói và vận chuyển vật tư và công cụ nên ở trong một khu vực. Hoặc tạo một kệ cho các vật dụng bạn mang theo khi đi du lịch, chẳng hạn như cặp du lịch, tay áo cao su tổng hợp và bộ sạc di động.
Nộp nó, quét nó, cắt nhỏ
Donith sử dụng máy tính để bàn của bạn làm hộp thư đến của bạn, vì giấy quan trọng (như séc!) Có thể bị mất. Hợp đồng đã ký và các mặt hàng khác mà bạn muốn giữ ở dạng giấy nên được nộp ngay. Quét bất cứ thứ gì khác vào dạng kỹ thuật số. Cắt nhỏ và loại bỏ hoặc tái chế giấy.
Thư mục cho mọi thứ
Có một thư mục cho tất cả các tài liệu giấy. Các thư mục treo Pendaflex, cùng với các thư mục bên trong manila, là một giải pháp rẻ tiền. Dán nhãn cả. Các thư mục Pendaflex là trình giữ chỗ của bạn trong tủ hồ sơ và nên được để ở đó mọi lúc. Thư mục manila bên trong là thư mục bạn rút ra khi cần. Sau đó, nó dễ dàng lọc lại thư mục manila vào Pendaflex của nó khi hoàn tất.
Dây quấn máy tính
Có dây cáp máy tính và dây điện trong một mớ hỗn độn? Bạn chỉ có một người duy nhất. May mắn thay, quan hệ xoắn đặc biệt và vỏ dây có thể giữ mọi thứ gọn gàng. Dán nhãn dây của bạn, để bạn có thể tìm thấy đúng khi bạn phải ngắt kết nối hoặc di chuyển một cái gì đó.
Sử dụng Corkboards để giữ các mục trên đầu của trò chơi trí tuệ trước mặt bạn
Nếu bạn cần tham khảo một danh sách kiểm tra cho một nhiệm vụ, hoặc một số lời nhắc nhở, hãy ghim nó vào một cái bảng ngay gần bàn của bạn. Điều này tốt cho bất kỳ quá trình mới nào cho đến khi nó trở thành một thói quen ăn sâu. Đơn giản chỉ cần mở gói các mặt hàng khi bạn không còn cần phải tham khảo nó.
Lưu trữ tất cả sách hướng dẫn ở một nơi
Bao giờ cần tham khảo hướng dẫn vận hành cho máy in của bạn? Hoặc tìm tờ rơi hướng dẫn nhỏ đi kèm với tai nghe Bluetooth của bạn? Nếu bạn đặt tất cả sách hướng dẫn vào ngăn kéo chuyên dụng, thùng nhựa hoặc thư mục - bạn đã giành chiến thắng phải săn lùng chúng.
Tạo ngăn kéo chia
Nếu ngăn kéo của bạn không có ngăn chia tích hợp, hãy mua các ngăn bằng kim loại hoặc gỗ rẻ tiền - hoặc tốt hơn là nhựa tái chế. Tổ chức bộ sạc thiết bị; bút mực; kẹp giấy; notepad và ghi chú dán; kéo và các mặt hàng khác. Không chỉ ngăn kéo có tổ chức giúp tiết kiệm thời gian, bạn sẽ cảm thấy bớt căng thẳng hơn nếu bạn không phải lao vào một mớ hỗn độn nhiều lần trong ngày.
Sử dụng Labeler để sắp xếp kệ
Nó không chỉ là tập tin cần nhãn. Kệ và ngăn kéo có thể được hưởng lợi từ việc dán nhãn chúng. Bằng cách đó, mọi người trong văn phòng đều biết đúng nơi để trả lại mọi thứ.
Giữ một danh sách để làm
Sự lộn xộn về tinh thần cũng là một vấn đề như sự lộn xộn về thể chất. Một trong những điểm quan trọng trong hệ thống Get Things Done là lấy các vật phẩm ra khỏi đầu và lên giấy (hoặc danh sách điện tử). Bằng cách đó, bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay. Chỉ cần giữ danh sách việc cần làm của bạn ngắn và không lộn xộn.
Bảo trì hàng tuần và dọn dẹp
Vào cuối mỗi tuần làm việc, hãy đặt những thứ được sử dụng trong tuần trở lại vị trí của họ. Mảnh vụn hoặc tập tin giấy. Nếu bạn không cho phép sự lộn xộn tích lũy quá lâu, thì bạn sẽ dễ dàng tổ chức hơn.
Sử dụng Vị trí đám mây trung tâm cho Tài liệu công ty
Một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tránh sự cần thiết của mọi người để thiết lập hệ thống nộp đơn ảo ảo của riêng họ là sử dụng một vị trí đám mây trung tâm cho các tài liệu của công ty. Các tùy chọn như Google Drive hoặc OneDrive cho phép bạn thiết lập các thư mục trung tâm theo chủ đề hoặc ứng dụng khách, để chia sẻ tài liệu.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc quản lý tác vụ
Một hệ thống quản lý dự án giúp nhân viên theo dõi các dự án. Quan trọng hơn, nó loại bỏ danh sách việc cần làm và hướng dẫn email, và sự nhầm lẫn phát sinh từ chúng.
Quét biên lai và lưu trữ trong đám mây
Sau đó, bạn có thể loại bỏ biên lai giấy. Với các ứng dụng di động mới hơn, bạn thậm chí không cần máy quét - bạn chỉ cần chụp ảnh. Với các ứng dụng nâng cao, bạn có thể tự động đồng bộ hóa đơn với hồ sơ kế toán hoặc hồ sơ thẻ tín dụng (tránh khóa thủ công).
Sử dụng Dấu trang trình duyệt để tham khảo nhanh
Bạn có bao giờ dành thời gian săn lùng các liên kết đến các trang web tham chiếu định kỳ hoặc màn hình đăng nhập không? Hoặc không nhớ nơi để tìm thấy chúng? Đánh dấu chúng và sắp xếp dấu trang vào các thư mục, do đó bạn có thể nhận được chúng trong một vài cú nhấp chuột.
Lưu danh sách yêu thích cho các đơn đặt hàng định kỳ
Một cách tiết kiệm thời gian khác là lưu danh sách yêu thích tại các nhà bán lẻ trực tuyến bạn sử dụng thường xuyên. Bằng cách đó, bạn không thể tìm kiếm các nguồn cung cấp giống nhau mỗi khi bạn mua. Các trang web như Staples.com cho phép bạn lưu các danh sách yêu thích và nó cực kỳ tiện lợi.
Lưu trữ tập tin cũ
Nếu bạn đã sử dụng các tập tin máy tính (đặc biệt là email!) Trong năm qua hoặc lâu hơn, hãy lưu trữ chúng. Bạn vẫn sẽ có chúng, nhưng bạn đã giành được phải vượt qua chúng để tìm các vật phẩm hiện tại. Cũng nên xem xét thiết lập chính sách để xóa các tệp lưu trữ sau một thời gian nhất định.
Có phần mềm chống vi-rút và chống phần mềm độc hại đầy đủ
Vài điều có thể gây ra sự gián đoạn và nhầm lẫn nhiều hơn các tập tin bị mất, hoặc mất thời gian, do virus máy tính và các cuộc tấn công phần mềm độc hại. Nuff nói!
Sử dụng ứng dụng tổ chức ghi chú
Các ứng dụng ghi chú như Evernote, MicrosoftTHER OneNote và SimpleNote có thể giúp bạn tổ chức và lưu trữ nghiên cứu Web và ghi chú điện tử.
Điện thoại thông minh thật sự là điện thoại thông minh
Điện thoại thông minh được sử dụng một cách khôn ngoan giúp tiết kiệm thời gian và có thể khiến chúng ta hạnh phúc hơn. Chúng tôi có thể thoát khỏi văn phòng cho một sự kiện gia đình mà không cảm thấy tội lỗi, bởi vì chúng tôi vẫn liên lạc trong trường hợp có bất cứ điều gì quan trọng xảy ra. Có điện thoại thông minh mạnh mẽ với đủ bộ nhớ trong để chạy các ứng dụng cần thiết.
Đồng bộ hóa tự động cho tất cả các thiết bị
Nói về điện thoại thông minh, chủ doanh nghiệp và nhân viên đều sử dụng nhiều thiết bị - có lẽ là máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh cho mỗi người, tất cả trong cùng một ngày. Lưu trữ tệp trên đám mây hoặc ít nhất là khả năng tự động đồng bộ hóa các tệp là điều cần thiết để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn khi không có tệp gần đây nhất.
Nâng cấp máy tính cho bộ nhớ và tốc độ
Bạn thậm chí có thể không nhận ra mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian khi mọi thứ bạn làm mất nhiều thời gian hơn hoặc tệ hơn là đóng băng hoặc treo máy thường xuyên. Bộ nhớ đầy đủ và tốc độ xử lý năm ngoái, có thể không theo nhiệm vụ trong năm nay. Vì vậy, nâng cấp!
Đó là 21 ý tưởng lưu trữ và tổ chức văn phòng của tôi. Lời khuyên tốt nhất của bạn để tổ chức văn phòng của bạn và thuần hóa các con thú vô tổ chức và lộn xộn là gì?
Ảnh văn phòng qua Shutterstock
10 Bình luận
