Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, thời gian rảnh có lẽ không phải là thứ bạn có rất nhiều. Những gì bạn làm có rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành và thời hạn để đáp ứng. Vậy làm thế nào bạn có thể hoàn thành tốt hơn các nhiệm vụ này trong một khoảng thời gian ngắn hơn?
Dưới đây là 50 mẹo tiết kiệm thời gian để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong suốt cả ngày làm việc.
50 mẹo tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp nhỏ
1. Đặt mục tiêu
$config[code] not foundMỗi buổi sáng, hãy viết ra một danh sách việc cần làm chi tiết về những điều bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm đó.
2. Tạo một kế hoạch
Tìm hiểu khi nào và làm thế nào bạn sẽ hoàn thành từng mục trong danh sách hàng ngày của mình - bạn sẽ cần trợ giúp, vật tư, v.v.?
3. Ưu tiên theo tầm quan trọng
Nó không thể tránh khỏi rằng đôi khi bạn sẽ phải cắt các mục khỏi danh sách việc cần làm của mình, vì vậy hãy quyết định sớm những mục quan trọng nhất và ưu tiên.
4. Ưu tiên theo mức độ khẩn cấp
Bạn sẽ cần phải đến những dự án có thời hạn khẩn cấp, vì vậy hãy để lại những dự án sẽ đến vào tuần tới.
5. Phá vỡ các nhiệm vụ lớn
Nếu danh sách của bạn bao gồm một số mục áp đảo, hãy chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
6. Hãy thực tế
Don Tiết kỳ vọng sẽ hoàn thành mọi thứ trong một giờ. Biết giới hạn và khả năng của bạn.
7. Theo dõi thời gian của bạn
Để hiểu rõ hơn về cách bạn thực sự dành thời gian của mình, hãy dành một vài ngày và viết ra tất cả những gì bạn làm và mất bao lâu. Bao gồm nghỉ, email, phương tiện truyền thông xã hội và mọi thứ khác, để bạn có thể tìm ra những gì lãng phí thời gian lớn nhất của bạn.
8. Đặt thời hạn
Cần một số động lực để hoàn thành một dự án? Đặt thời hạn cho bản thân và nói với người khác về điều đó để họ có thể giúp bạn có trách nhiệm.
9. Giữ một mắt trên đồng hồ
Bạn không muốn ám ảnh về thời gian, nhưng bạn cũng không muốn để ngày đó rời xa bạn vì bạn đã chú ý. Theo dõi.
10. Đặt lời nhắc
Nếu bạn có thời hạn hoặc cuộc họp sắp diễn ra, hãy đặt một lời nhắc trên điện thoại của bạn sẽ tắt ngay trước đó.
11. Lịch nghỉ
Mọi người cần nghỉ ngơi trong suốt cả ngày, vì vậy hãy đảm bảo tính toán cho họ khi lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn trong ngày.
12. Lịch trình thời gian cho email và phương tiện truyền thông xã hội
Email và phương tiện truyền thông xã hội có thể là lãng phí thời gian lớn. Donith trả lời mọi email khi nó đến và don rời khỏi Facebook hoặc Twitter mở cả ngày. Thay vào đó, hãy lên lịch một hoặc hai khối ngắn trong suốt cả ngày để hoàn thành các nhiệm vụ này.
13. Sử dụng hệ thống quản lý phương tiện truyền thông xã hội trung tâm
Nếu bạn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cho mục đích tiếp thị, bạn có thể có nhiều tài khoản. Sử dụng bảng điều khiển trung tâm như HootSuite có thể giúp bạn tránh qua lại giữa các trang web và thậm chí cho phép bạn lên lịch đăng bài trong cả ngày để bạn không cần phải đăng nhập liên tục.
14. Tránh phiền nhiễu
Bên cạnh phương tiện truyền thông xã hội và email, có một số phiền nhiễu khác có thể khiến bạn lãng phí thời gian trong suốt cả ngày. Nếu bạn làm việc ở nhà, hãy tắt TV. Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, hãy đi một con đường khác đến máy làm mát nước để tránh đồng nghiệp trò chuyện.
15. Bám sát một nhiệm vụ tại một thời điểm
Đa tác vụ có thể nghe giống như tiết kiệm thời gian, nhưng đó không phải là. Tập trung vào một nhiệm vụ, hoàn thành nó và sau đó di chuyển.
16. Nhiệm vụ hàng loạt
Nó có thể hữu ích để làm các nhiệm vụ tương tự liên tiếp. Ví dụ: thực hiện tất cả các cuộc gọi điện thoại của bạn trong ngày trở lại.
17. Nhiệm vụ khuyến khích
Khi bạn có một nhiệm vụ thực sự khó khăn để hoàn thành, hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng cho việc hoàn thành nó. Nó có thể đơn giản như nghỉ ngơi.
18. Tập trung vào kết quả
Bạn nên có một ý tưởng về lý do tại sao bạn đang thực hiện từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn. Hãy tự hỏi làm thế nào mỗi mục sẽ tác động đến công ty của bạn và tập trung vào kết quả.
19. Don Tiết Stress về các chi tiết không quan trọng
Nếu một cái gì đó không có tác động lớn đến doanh nghiệp của bạn, thì hãy nhấn mạnh về nó. Cầu toàn có thể là một người tẩy rửa thời gian lớn.
20. Tạo thói quen tốt
Tạo thói quen sắp xếp các tệp thường xuyên, trả lời email kịp thời và nhanh chóng hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào khác hiển thị trong danh sách việc cần làm của bạn để nó nhanh chóng trở thành thói quen.
21. Loại bỏ những thứ không thiết yếu
Loại bỏ các mục không còn phục vụ mục đích cho nhiệm vụ của bạn, cả về thể chất và điện tử.
22. Sử dụng Bộ lọc và Lưu trữ Email
Sử dụng các bộ lọc và lưu trữ email để bạn không dành hàng giờ để tìm kiếm một thư cụ thể. Chương trình email của bạn rất có thể cung cấp các công cụ dễ dàng để giữ cho tất cả các liên lạc của bạn được tổ chức, vì vậy hãy sử dụng các tính năng đó một cách khôn ngoan.
23. Cuộc họp giới hạn
Các cuộc họp có thể rất cần thiết, nhưng chúng cũng có thể biến thành những kẻ lãng phí thời gian nếu chúng diễn ra quá lâu hoặc xảy ra quá thường xuyên. Chỉ chấp nhận và lên lịch các cuộc họp quan trọng.
24. Thuê một trợ lý ảo
Trợ lý ảo có thể giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày như email, kế toán, lên lịch và nghiên cứu. Xem xét nhận cho mình một số trợ giúp nếu bạn cần nó.
25. Sử dụng một nền tảng quản lý dự án
Các dịch vụ như Basecamp cung cấp cho nhóm của bạn một cách để giao tiếp theo nhóm, đặt thời hạn và chia sẻ và chỉnh sửa các tệp mà không phải theo kịp một số chuỗi email khác nhau.
26. Giữ các dự án ở một nơi
Đối với cả các dự án đã hoàn thành và những dự án vẫn đang được tiến hành, hãy có một thư mục hoặc khu vực mà bạn biết bạn có thể tìm thấy chúng.
27. Tránh giờ cao điểm
Nếu bạn đi làm hoặc phải đi lại cho các cuộc họp, hãy tính đến giao thông và xây dựng để không lãng phí thời gian trên đường.
28. Có các cuộc họp ảo
Tránh đi du lịch khi có thể và thay vào đó hãy xem xét việc sử dụng các chương trình như Skype hoặc GoToMeeting.
29. Tự động hóa biên chế
Thay vì theo dõi thủ công giờ và chi phí, hãy đầu tư vào một hệ thống bảng lương sẽ làm tất cả công việc cho bạn.
30. Ghi chú
Luôn mang theo một cuốn sổ tay để ghi chép lại các ghi chú và ý tưởng hoặc sử dụng một ứng dụng như Evernote để lưu trữ ý tưởng, hình ảnh và hơn thế nữa để bạn không dành thời gian cố gắng nghĩ về chúng sau này.
31. Tận dụng lợi thế của công nghệ
Có rất nhiều ứng dụng và dịch vụ tiết kiệm thời gian và tổ chức có sẵn như Dropbox, cho phép bạn mang ảnh, tài liệu và video của mình đi bất cứ đâu. Tìm những người làm việc cho bạn.
32. Don Được Nhận Carried Away
Cố gắng làm chủ và sử dụng quá nhiều ứng dụng và dịch vụ năng suất cùng một lúc có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian. Donith sử dụng rất nhiều trong số chúng mà bạn dành nhiều thời gian cho chúng hơn là bạn tiết kiệm.
33. Đại biểu
Yêu cầu nhóm của bạn đảm nhận các nhiệm vụ mà bạn không có thời gian thực hiện hoặc những công việc mà bạn biết họ đã làm rất tốt.
34. Đầu tư vào phần mềm kế toán
Giữ bảng tính vô tận có thể dẫn đến rất nhiều đau đầu và lãng phí thời gian. Giữ tất cả thông tin tài khoản của bạn được tổ chức ở một nơi.
35. Giữ một không gian làm việc có tổ chức
Don Tiết dành hàng giờ rình rập khắp bàn làm việc của bạn để tìm một tài liệu cụ thể khi bạn có thể thực hiện một hệ thống lưu trữ và tìm thấy nó trong vài giây.
36. Sao lưu tập tin của bạn
Cho dù bằng ổ cứng ngoài, bản cứng hoặc sao lưu trực tuyến, hãy tạo bản sao lưu của tất cả các tệp quan trọng của bạn trong trường hợp máy tính bị hỏng. Hãy xem xét một dịch vụ trực tuyến như Carbonite hoặc Mozy cho mục đích này.
37. Giữ mẫu cho các hình thức thường sử dụng
Don Tiết dành thời gian viết cùng một đoạn nhiều lần khi bạn có thể lưu một mẫu chung. Chỉ cần đi vào và thực hiện một vài cập nhật mỗi khi bạn sử dụng nó thay vì bắt đầu từ đầu.
38. Sử dụng các phím tắt
Sử dụng phím tắt và trình duyệt và giữ tất cả các chương trình thường sử dụng của bạn ở một vị trí dễ truy cập trên máy tính để bàn của bạn.
39. Tự động hóa chi phí
Sử dụng dịch vụ thanh toán hóa đơn tự động bất cứ khi nào có thể để tránh thanh toán trễ và thời gian thực sự thanh toán hóa đơn mỗi tháng.
40. Sử dụng Lịch dựa trên đám mây
Các ứng dụng lịch có thể giúp bạn cập nhật các cuộc họp và thời hạn quan trọng và không mất nhiều thời gian để cập nhật. Cân nhắc sử dụng Lịch Google cho mục đích này.
41. Có hệ thống hợp tác
Cho dù bạn sử dụng một nền tảng như Basecamp hay Google Docs hoặc tuân theo các phương pháp truyền thống hơn, bạn nên có một hệ thống được thiết lập để cộng tác để nhóm của bạn không bị nhầm lẫn và không được tổ chức.
42. Nói không có tiếng vang
Don lồng nhận nhiệm vụ chỉ vì ai đó yêu cầu bạn làm. Nếu bạn không có thời gian và nó đã thắng lợi cho doanh nghiệp của bạn, thì hãy làm điều đó.
43. Tận dụng tối đa thời gian xuống
Thời gian ở trong phòng chờ, trên tàu điện ngầm hoặc thậm chí trên các chuyến đi thang máy dài có thể được sử dụng để cập nhật lịch của bạn, viết ghi chú hoặc hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản khác.
44. Dọn dẹp tập tin cũ
Thoát khỏi máy tính của bạn các tệp cũ không chỉ giúp bạn không phải lội qua chúng trong khi tìm kiếm các tệp có liên quan hơn mà còn có thể tăng tốc máy tính của bạn và cứu bạn khỏi số phận tải trang vô tận.
45. Sử dụng ứng dụng di động
Có các ứng dụng năng suất di động, ứng dụng lịch trên thiết bị di động, ứng dụng danh sách di động - tất cả đều có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và tiết kiệm thời gian khi không ở trước máy tính.
46. Biết thói quen của bạn
Nếu bạn là một con chim sớm, hãy sớm hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Nếu bạn là một con cú đêm, hãy gồng mình buộc phải tham gia vào các dự án lớn vào buổi sáng. Chơi theo sở trường của bạn.
47. Rút ngắn ngày làm việc của bạn
Trong một bài đăng trên blog về Thư mục tự do, Lexi Rodrigo giải thích rằng việc cắt giảm thời gian trong ngày làm việc của bạn sẽ buộc bạn phải hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian quy định.
48. Rời khỏi phòng cho những điều bất ngờ
Những điều bạn đã lên kế hoạch cho sẽ diễn ra trong suốt cả ngày. Hãy tính đến điều này khi lập danh sách việc cần làm của bạn.
49. Có những giờ yên tĩnh
Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, hãy đặt một dấu hiệu không làm phiền dấu hiệu trên cửa của bạn trong khi bạn đang làm một công việc quan trọng. Nếu bạn làm việc ở nhà, hãy im lặng điện thoại của bạn trong thời gian đó. Nếu phiền nhiễu xuất hiện khi bạn ở trong khu vực, bạn có thể mất tập trung và cuối cùng mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
50. Don mệnh quá lịch
Bạn có thể lạc quan quá mức vào buổi sáng về số tiền bạn có thể làm trong ngày hôm đó. Nhưng việc tạo một danh sách quá đầy sẽ chỉ khiến bạn choáng ngợp sau này trong ngày.
Nếu bạn thực hiện dù chỉ một vài mẹo tiết kiệm thời gian được liệt kê ở trên, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy sự khác biệt trong ngày làm việc và năng suất của mình - và thậm chí bạn có thể nhận thấy rằng bạn có thêm một chút thời gian rảnh.
Xem thêm: Tăng trưởng doanh nghiệp nhỏ 71 Bình luận
