Không có gì tồi tệ hơn một cuộc họp công việc buồn tẻ. Mỗi ngày, có khoảng 25 triệu cuộc họp chỉ riêng ở Hoa Kỳ. Để tạo điều kiện cho các cuộc họp đó, các nhà quản lý cấp trung có xu hướng từ bỏ khoảng 35% thời gian của họ tại văn phòng - trong khi ai đó ở cấp quản lý cao có thể mất gần một nửa toàn bộ cuộc họp của họ.
Những cam kết về thời gian cao cả đó sẽ hoàn toàn xứng đáng nếu tất cả các cuộc họp này đang tạo ra những ý tưởng tuyệt vời, nhưng ước tính 67% các cuộc họp thường được phân loại là xóa sổ - lãng phí hơn 37 tỷ đô la mỗi năm trong năng suất.
$config[code] not foundMang ý nghĩ đó, nó chỉ có ý nghĩa để cố gắng và cắt giảm các cuộc họp vô nghĩa. Và nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ không có nghị quyết Năm mới để cải thiện cách mọi thứ được điều hành tại công ty của bạn, loại bỏ các cuộc họp buồn tẻ khỏi tuần làm việc của bạn có thể là cách hoàn hảo để thúc đẩy tinh thần và bắt đầu năm 2017 với một tiếng nổ.
Làm thế nào để giảm thời gian dành cho các cuộc họp
Để giúp bạn bắt đầu, đây là 15 cách để loại bỏ hoặc tiến hành tất cả các cuộc họp năm 2017 của bạn:
Mang một chương trình nghị sự
Một trong những thời gian lớn nhất trong bất kỳ cuộc họp nào là thiếu mục đích. Để giữ cho mọi thứ di chuyển đúng tốc độ, hãy chắc chắn rằng bạn đã có một chương trình nghị sự chi tiết để hướng dẫn bạn qua cuộc họp nhanh nhất có thể.
Mang nó ra bên ngoài
Nếu bạn đang đăng ký với một nhóm nhỏ, một trong những cách tốt nhất để thu hút cá nhân và khiến mọi người nói chuyện là bằng cách tham gia cuộc họp bên ngoài. Không chỉ một chút không khí trong lành và ánh nắng mặt trời sẽ đánh thức các đồng nghiệp và khiến máu chảy mà còn kích thích tư duy sáng tạo. Một sự thay đổi trong môi trường hầu như sẽ luôn tạo ra một sự thay đổi trong cách suy nghĩ và cộng tác của người lao động.
Đứng dậy và di chuyển
Một cách để giảm thời gian họp là khiến mọi người đứng trên đôi chân của họ và di chuyển. Bằng cách loại bỏ ghế khỏi các cuộc họp của bạn, người lao động thường có xu hướng nói lên bất cứ điều gì quan trọng và loại bỏ các chủ đề lãng phí thời gian trong một thời gian khác. Nếu bạn thực sự muốn thấm nhuần cảm giác cấp bách, và bạn đã có được không gian, hãy thuyết phục nhân viên nói chuyện khi đang di chuyển.
Mang theo món ăn
Các cuộc họp ăn trưa nhận được một danh tiếng xấu là nhàm chán, công việc dài ngày. Nhưng để nhân viên quanh bàn thực sự có thể là một trong những cách tốt nhất để khuyến khích họ nói chuyện cởi mở với nhau. Thực phẩm có xu hướng mang mọi người lại gần nhau và luôn khiến mọi người nói chuyện - và vì vậy nếu các cuộc họp của bạn có xu hướng chứa đầy sự im lặng khó xử, hãy thử lôi kéo nhân viên bằng một chút bánh pizza (hoặc thứ gì đó lành mạnh hơn một chút).
Giữ thời gian
Nó thường chỉ mất một người quản lý cấp trung dài dòng và ba câu hỏi ngu ngốc để chuyển đổi một đăng ký nhanh chóng thành một cuộc họp kéo dài hai giờ khủng khiếp. Một trong những cách tốt nhất để giữ các thành viên trong nhóm và giám đốc điều hành làm việc trong cuộc họp là lấy đồng hồ bấm giờ, đặt trong 15 phút và cho mọi người biết rằng khi hết giờ, cuộc họp kết thúc. Nó không chỉ giúp bạn học cách giải thích mọi thứ chính xác hơn, mà các công nhân sẽ đánh giá cao việc có thể biết khi nào họ sẽ có thể quay lại với nó.
Thôi đi
Nếu bạn thực sự có thể thoát khỏi cuộc họp kéo dài bốn giờ, nó sẽ giúp cuộc sống trở nên dễ dàng và dễ chịu hơn rất nhiều nếu bạn có thể chia nó thành các chương riêng biệt. Khi bắt đầu cuộc họp của bạn, hãy cho các đồng nghiệp biết bạn sẽ giải quyết nó trong một vài khúc nhỏ. Sử dụng mỗi đoạn để giải quyết một nhóm vấn đề và giải quyết sau khi giải quyết từng vấn đề để kiểm tra với các đội khác, có được không khí trong lành và tập hợp lại.
Ngừng sử dụng PowerPoint
Ngay cả trong năm 2017, PowerPoint vẫn còn khá nhiều đồng nghĩa với kinh doanh. Chúng tôi sử dụng PowerPoint cho tất cả mọi thứ - từ báo cáo chi phí và quảng cáo bán hàng đến cập nhật tiếp thị. Và trong khi nó có thể cực kỳ hữu ích, bạn có thể từ chối nó một chút mệt mỏi. Ở đó, không có gì tệ hơn là đi vào phòng hội thảo và xem người quản lý trực tiếp của bạn tải lên một bài thuyết trình 30 trang - vì vậy nếu bạn muốn giữ cho đồng nghiệp của mình tỉnh táo, hãy bật đèn và tham gia bằng lời nói. Nó sẽ giữ cho mọi người tỉnh táo và ý tưởng trôi chảy.
Lên kế hoạch trước
Một trong những thời gian lớn nhất trong các cuộc họp là chờ đợi mọi người đưa ra các đề xuất và vấn đề để nêu ra. Để đánh mất sự im lặng khó xử và đưa mọi người ra khỏi phòng nhanh hơn, khuyến khích tất cả những người tham dự đến bàn với ít nhất một ý tưởng hoặc điểm nói chuyện trước khi cuộc họp bắt đầu.
Báo chí ghi
Nếu bạn đang cố gắng vượt qua cuộc họp một cách nhanh chóng, thì thật dễ dàng để một vài điểm hành động bị lạc trong cuộc xung đột. Điều đó thường dẫn đến vô số câu hỏi tiếp theo khi bạn đang cố gắng đưa mọi người ra khỏi phòng, và có thể là một vấn đề lớn về thời gian. Nếu bạn rất quan tâm đến việc bỏ các câu hỏi, thì bạn nên ghi lại cuộc họp trên điện thoại của mình và sau đó gửi tệp âm thanh cho tất cả những người tham dự sau khi bạn nghỉ. Bằng cách đó, mọi người đều biết những gì họ đã làm và khi nào cần thực hiện.
Bỏng ngô
Bạn muốn đảm bảo tất cả mọi người đang đóng góp? Đưa nó trở lại trường tiểu học và khiến nhóm của bạn tham gia vào một chút suy nghĩ bỏng ngô. Bắt đầu một câu, đưa nó xung quanh thành một vòng tròn và yêu cầu mỗi nhân viên hoàn thành câu để làm cho ý tưởng của họ được biết đến. Điều đó không chỉ khiến mọi người gắn bó mà còn buộc người lao động phải suy nghĩ bên ngoài để đóng góp.
Hãy đứng dậy
Nếu bạn thường thấy nhóm của mình lãng phí hàng giờ cố gắng đưa ra các quyết định có vẻ đơn giản của nhóm, hãy thử đưa họ ra khỏi đôi chân của họ và thực hiện lập trường để đưa ra quyết định. Vẽ một đường xuống giữa phòng và yêu cầu mỗi công nhân đứng về phía tương ứng với ý kiến của họ. Sau đó, sử dụng nó như một bàn đạp nhanh chóng để buộc mọi người hợp lý hóa sự lựa chọn của họ và tiến về phía trước.
Hãy cho mọi người một công việc
Một cách khác để đảm bảo mọi việc được thực hiện nhanh chóng tại mỗi cuộc họp là cho mỗi người tham dự một công việc để thực hiện tại cuộc họp đó. Ví dụ, yêu cầu một người ghi chép, một người giữ thời gian và một người mang đồ ăn nhẹ. Bằng cách giao cho mỗi người nhiệm vụ riêng để thực hiện, cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và các cá nhân sẽ tập trung hơn.
Đi ảo
Bạn có dành nhiều thời gian để đi lại giữa các văn phòng và địa điểm để gặp gỡ các đội không? Dừng chạy từ nơi này sang nơi khác và bắt đầu sử dụng các công cụ như Skype, Google Hangouts hoặc FaceTime. Bằng cách đó, công nhân có thể có được ý chính về những gì bạn đã làm sau đó và những gì họ đã làm mà không cần rời khỏi trạm làm việc của họ.
Ngừng nói
Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều cuộc họp của mình hóa ra là những cuộc độc thoại vô ích, thì đó có lẽ là vì cuộc họp của bạn là những cuộc độc thoại vô ích. Nói những gì bạn cần nói, sau đó tự cắt đứt và hỏi mọi người những gì họ nghĩ. Điều này không chỉ có thể cắt giảm thời gian bạn dành cho các cuộc họp mà còn cho người khác cơ hội nói lên suy nghĩ của chính họ và đưa ra những ý tưởng mới để bàn.
Phep thử va lôi sai
Vào cuối ngày, không có hai công ty giống nhau. Những gì hoạt động cho các cuộc họp của bạn có thể không hoạt động cho các công ty khác, và vì vậy, bạn sẽ cần phải thực hiện một chút thử nghiệm và tìm lỗi để tìm ra loại cuộc họp nào phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn. Chỉ cần nhớ kiên nhẫn và tập trung vào việc khám phá những cách hoàn hảo để làm cho cuộc họp của bạn nhanh hơn và bớt đau đớn hơn.
Cuộc họp Ảnh qua Shutterstock
1 Nhận xét
