Các giám đốc điều hành hàng đầu như CEO, phó chủ tịch công ty và quản lý hoạt động, xử lý các tổ chức của họ với sự giúp đỡ của hỗ trợ hành chính điều hành. Thường được gọi là thư ký điều hành, quản trị viên điều hành hoặc trợ lý điều hành, các chuyên gia này xử lý các nhu cầu thông tin và chi tiết hành chính cho ông chủ của họ. Do liên hệ với một tổ chức nhân viên hàng đầu của tổ chức, họ có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cấp cao hơn, chẳng hạn như tham dự các cuộc họp quan trọng và thực hiện nghiên cứu quan trọng.
$config[code] not foundKỹ năng
Bởi vì họ đối phó với các nhà quản lý, giám đốc điều hành, nhân viên kỹ thuật và thư ký ở tất cả các cấp của tổ chức, cũng như khách hàng, quản trị viên điều hành cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Họ phải lắng nghe tích cực các hướng dẫn từ ông chủ của họ, giải thích thông tin bằng lời nói với cấp dưới và viết báo cáo mà nhân viên nói chung hiểu. Nhận thức xã hội của họ giúp họ lượm lặt thông tin từ mọi người và thúc đẩy người khác hành động. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt là cần thiết bởi vì họ tung hứng một số nhiệm vụ cùng một lúc và có thể làm việc cho nhiều hơn một giám đốc điều hành. Quản trị viên điều hành phải có kỹ năng máy tính hiệu quả để sử dụng phần mềm để xử lý, sắp xếp và trình bày dữ liệu một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ
Quản trị viên điều hành đóng vai trò là người gác cổng cho giám đốc điều hành của họ bằng cách sàng lọc các cuộc gọi điện thoại và thư và nhận tin nhắn. Khách truy cập công ty phải được thông qua họ để họ có thể quyết định có cho phép truy cập vào các giám đốc điều hành quan trọng hay không. Họ cũng sắp xếp chuyến đi, lên kế hoạch các cuộc họp và tham dự chúng để ghi lại biên bản và biên soạn dữ liệu mà ông chủ của họ yêu cầu. Họ đọc và viết thư từ và các tài liệu kinh doanh khác của các giám đốc điều hành, và phân phối các bản ghi nhớ hoặc thông tin liên lạc bằng văn bản khác. Là một phần của chuyên môn, họ có thể vận hành các thiết bị văn phòng đa dạng như máy tính, máy photocopy, máy fax và hệ thống điện thoại.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingGiám sát
Trong các tổ chức lớn, quản trị viên điều hành có thể phụ trách các thư ký, trợ lý và thư ký khác, vì vậy họ có thể thêm các nhiệm vụ quản lý vào mô tả công việc của họ. Họ đăng mô tả công việc, sau đó phỏng vấn và kiểm tra trình độ của ứng viên. Sau đó, họ thuê, đào tạo và thúc đẩy các quản trị viên cấp dưới. Họ cũng phân công nhiệm vụ và lịch trình, phân bổ không gian văn phòng và vật tư, và theo dõi tiến độ và chất lượng công việc. Quản trị viên điều hành cũng có thể chịu trách nhiệm tăng lương và thăng chức - cũng như sa thải - cấp dưới.
Trình độ chuyên môn
O * NET OnLine cho thấy 41% quản trị viên điều hành có một số lớp học sau trung học nhưng không có bằng cấp, 28% có bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED và 26% có bằng liên kết. Một số quản trị viên bắt đầu ở các vị trí văn thư cấp thấp hơn, nhưng với kinh nghiệm và đào tạo bổ sung tăng lên các vị trí trách nhiệm ngày càng tăng cho đến khi họ đạt đến cấp điều hành. Bằng cấp liên kết cho trợ lý điều hành mất hai năm để hoàn thành và có sẵn từ các trường kinh doanh và cao đẳng cộng đồng. Một vài thư ký điều hành đi lấy bằng cử nhân Quản trị kinh doanh từ các trường đại học, phải mất bốn năm. Chứng nhận tự nguyện có sẵn từ các tổ chức quốc gia, có thể tăng cơ hội việc làm.
