Tại sao biên chế là một chức năng bạn nên thuê ngoài

Một công ty có một người thực hiện tất cả các chức năng xử lý bảng lương. Công ty hiện đang thuê ngoài các chức năng như là kết quả của suy nghĩ trước. Họ đã chọn thuê ngoài các chức năng để giảm thiểu rủi ro khi biên chế không được xử lý, để quản lý tăng trưởng bằng cách dự đoán các trách nhiệm tăng lương sẽ được yêu cầu khi công ty phát triển và thuê thêm nhân viên, và theo kịp công nghệ, như thẻ thanh toán và tiền gửi trực tiếp.

Lý tưởng nhất, gia công đạt được ba mục tiêu chính:

• Nó giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung hơn vào kinh doanh cốt lõi của bạn.
• Nó cho phép bạn truy cập vào nhiều công nghệ và chuyên môn hơn để thực hiện tốt bảng lương.
• Nó làm giảm chi phí và rủi ro.

Hãy để chúng tôi kiểm tra từng lợi ích này một cách chi tiết hơn và ý nghĩa của chúng.

1. Tập trung tốt hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn

Biên chế là một trong những chức năng quan trọng có thể không trực tiếp làm tăng doanh số. Nhưng được thực hiện kém, nó có thể đưa doanh nghiệp của bạn vào một thế giới bị tổn thương.

Và hơn hết, nó có thể tạo ra thời gian và sự chú ý bên trong khỏi các hoạt động cốt lõi.

Các doanh nghiệp phải tuân thủ một loạt các luật khi nói đến nhân viên - từ liên bang, đến tiểu bang và địa phương. Phải mất thời gian đáng kể và chú ý đến chi tiết để đối phó với chúng.

Có các yêu cầu pháp lý rõ ràng, chẳng hạn như báo cáo và chuyển tiền thuế. Có những yêu cầu xung quanh việc khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên, và cũng tính phần thuế của chủ lao động. Trong một số trường hợp có yêu cầu nộp đơn điện tử. Bạn cũng cần biết khi nào nên nộp đơn - ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương.

Thuế, mặc dù, chỉ là khởi đầu.

Là một người sử dụng lao động, bạn cũng cần hiểu luật về tiền lương và giờ. Chẳng hạn, bạn cần biết khi nào bạn bắt buộc phải trả tiền làm thêm giờ, ông Andy Childs, phó chủ tịch của Paychex, nói trong một cuộc phỏng vấn gần đây với Xu hướng kinh doanh nhỏ. Paychex là một trong những dịch vụ trả lương lớn nhất quốc gia, phục vụ gần 600.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các quy tắc tiền lương và giờ, theo Childs, có thể mang tính kỹ thuật cao.

Sau đó, có thể có các yêu cầu báo cáo tuyển dụng mới, và các yêu cầu của nhà nước xung quanh bồi thường thất nghiệp và bảo hiểm bồi thường lao động.

Trẻ em nhấn mạnh rằng một vấn đề thậm chí còn lớn hơn là bất ngờ nghĩa vụ thời gian.

Bạn có thể đã dành ra một khoảng thời gian nhất định mỗi tuần để chạy biên chế. Sau đó, bạn nhận được một bất ngờ bất ngờ dưới dạng thông báo từ IRS. Nhưng nó không chỉ là IRS thông báo cho bạn rằng bạn nợ tiền phạt. Bây giờ bạn phải xem qua hồ sơ của mình và điều tra để xác định xem bạn có thực sự phạm tội hay không. Thật bất ngờ khi bạn tham gia vào một giải quyết tranh chấp, trẻ em cho biết.

Và nó không bao giờ xảy ra vào thời điểm thuận tiện cho một chủ doanh nghiệp nhỏ, ông nói thêm.

2. Tiếp cận với chuyên môn và công nghệ

Một lý do khác để thuê ngoài là để có được quyền truy cập vào chuyên môn và công nghệ.

Người sử dụng lao động phải đối phó với gần 10.000 khu vực pháp lý thuế liên bang, tiểu bang và địa phương trên khắp Hoa Kỳ. Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đã giành chiến thắng phải tuân thủ từng khu vực pháp lý đó, nhưng nó vẫn chỉ ra sự phức tạp của luật pháp. Và mỗi năm, hàng trăm luật và quy định mới được ban hành.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ ở phía lớn hơn (50 nhân viên toàn thời gian trở lên), riêng Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng áp đặt các yêu cầu đáng kể về báo cáo và tuân thủ. Khi được hỏi về một ví dụ, Trẻ em đã chỉ vào Mẫu IRS 1094-C và 1095-C. Các hình thức này sẽ yêu cầu nhà tuyển dụng xác nhận xem họ có cung cấp cho nhân viên toàn thời gian cơ hội đăng ký bảo hiểm cung cấp bảo hiểm tối thiểu cần thiết hay không.

Đây không phải là những hình thức đơn giản để hoàn thành, thêm vào đó. (Paychex đã thành lập một trung tâm tài nguyên trực tuyến cho các nghĩa vụ cải cách y tế do sự phức tạp của luật pháp.)

Cũng quan trọng như chuyên môn là công nghệ mới. Các nhà tuyển dụng ngày nay dựa vào công nghệ để hoạt động hiệu quả hơn. Khi một doanh nghiệp phát triển, nhà tuyển dụng có nhiều hồ sơ nhân viên để lưu giữ và cũng cần báo cáo nhiều hơn. Thiếu công nghệ trở thành một trở ngại cho việc mở rộng quy mô cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Nhân viên cũng mong đợi công nghệ. Nhân viên ngày nay muốn các tùy chọn như gửi tiền trực tiếp và tự phục vụ truy cập vào thông tin bảng lương của họ trực tuyến. Nhà tuyển dụng có thể cung cấp các tùy chọn như vậy có thể gặp bất lợi trong cạnh tranh.

Trên hết, sự bùng nổ của việc sử dụng thiết bị di động đang mở ra một mức độ kỳ vọng mới về công nghệ. Việc sử dụng điện thoại di động vẫn còn non trẻ khi nói đến bảng lương, nhưng nó đã tăng trưởng với tốc độ nhanh chóng tại Paychex.

Nhà tuyển dụng đang sử dụng các thiết bị di động để xem xét các báo cáo nhất định và tra cứu thông tin, chẳng hạn như số tiền họ cần có trong ngân hàng vào ngày trả lương, ông lưu ý. Nhân viên cũng bắt đầu sử dụng các ứng dụng di động để kiểm tra hồ sơ của chính họ.

Childs hy vọng việc sử dụng điện thoại di động sẽ tiếp tục phát triển, vì nó giải phóng các chủ doanh nghiệp và người quản lý rời khỏi văn phòng.

Các ứng dụng tính lương trên điện thoại di động của Paychex, bạn có thể làm hầu hết mọi thứ từ bãi biển - nếu bạn muốn, thì thêm vào Childs.

3. Giảm chi phí và rủi ro

Bảng lương thuê ngoài cũng có thể hỗ trợ cắt giảm chi phí và hạn chế rủi ro. Trung bình, Childs cho biết, các doanh nghiệp đang trả quá nhiều cho nhân viên khoảng 4% vì sự khác biệt giữa thời gian của nhân viên và thời gian chính xác.

Ông chỉ cần có một giải pháp lưu trữ hồ sơ tham dự và thời gian chính xác hơn có thể tiết kiệm tiền, ông nói thêm. (Paychex có một máy tính tiết kiệm chi phí ở đây.)

Sau đó, bạn có các hình phạt tiềm năng cho việc vi phạm báo cáo và các yêu cầu khác. Theo số liệu của IRS, 40 phần trăm doanh nghiệp nhỏ phải trả mức phạt trung bình là 845 đô la mỗi năm cho hồ sơ trễ hoặc không chính xác, Childs lưu ý.

Ngày nay, có những giải pháp thuê ngoài cho các doanh nghiệp nhỏ như một nhân viên, chỉ ra Childs. Các giải pháp có giá cả phải chăng, bắt đầu từ dưới 50 đô la một tháng cho các doanh nghiệp nhỏ, tùy thuộc vào nhu cầu.

Một nhà cung cấp bảng lương tốt cung cấp các khả năng vượt xa những gì bạn có thể tự làm. Nếu trước đây bạn đã xem xét một giải pháp thuê ngoài, hãy biến năm nay thành năm bạn chuyển đổi. Nó sẽ mang lại sự an tâm cho bạn với tư cách là chủ sở hữu và giải phóng thời gian trong công ty của bạn.

Mẹo để chọn một nhà cung cấp biên chế thuê ngoài

Nếu bạn đang xem xét việc thuê ngoài biên chế, thì đó là một điều mà bạn nên xem ba điểm tiêu biểu bạn nhìn vào khi chọn bất kỳ nhà cung cấp nào:

• giá bán
• dịch vụ
• uy tín

Nhưng khi nói đến bảng lương, cũng có những điểm khác cần xem xét:

Bảo mật và độ tin cậy của nhà cung cấp

Bạn cung cấp cho nhà cung cấp bảng lương của bạn tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và số tài khoản ngân hàng của nhân viên của bạn. Bạn cung cấp một giấy ủy quyền để làm hồ sơ thay mặt bạn.

Đi với một nhà cung cấp mạnh về tài chính với các biện pháp kiểm soát tốt.

Mặt khác, bạn có thể tìm thấy công ty của mình trong một ràng buộc, như một số công ty ở Nam Carolina sau khi một nhà cung cấp tiền lương do gia đình nhỏ bị buộc tội ăn cắp 11 triệu đô la từ khách hàng.

Vào năm 2014, các khách hàng của Dịch vụ nhân viên Net đã bị sốc khi phát hiện ra rằng nhà cung cấp tiền lương đã sử dụng tiền của họ để tài trợ cho lối sống cá nhân, thay vì nộp cho cơ quan thuế. Những khách hàng đó - tất cả các doanh nghiệp nhỏ - thấy mình phải đối mặt với hành động của IRS. Tại sao? Bởi vì cuối cùng, người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm ngay cả khi nhà cung cấp tiền lương đánh cắp chúng. (IRS có các mẹo để bảo vệ công ty của bạn nếu bạn thuê ngoài biên chế.)

Theo dõi hồ sơ phục vụ các doanh nghiệp như của bạn

Nhà cung cấp bảng lương có hồ sơ theo dõi mạnh mẽ phục vụ các doanh nghiệp quy mô của bạn không? Là nhà cung cấp có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp của bạn?

Cung cấp dịch vụ bổ sung

Hãy xem xét các dịch vụ rộng hơn mà bạn có thể cần khi doanh nghiệp của bạn phát triển, chẳng hạn như các lợi ích và dịch vụ nhân sự. Công ty biên chế sẽ có thể cung cấp những người?

Khả năng tuân thủ quy định

Nhà cung cấp bảng lương có đủ nguồn lực để theo kịp các luật và quy định đang phát triển xung quanh việc làm, chăm sóc sức khỏe và thuế không?

Công nghệ

Đánh giá công nghệ biên chế công nghệ cộng đồng, bao gồm cả sự sẵn sàng di động của nó. Là công ty biên chế đầu tư vào công nghệ mới? Họ có thể theo kịp công nghệ khi nhu cầu về phía chủ nhân và nhân viên tăng lên không?

Kế toán giao diện

Kế toán của bạn có thể dễ dàng truy cập vào bảng lương của bạn và hồ sơ liên quan cho các mục đích đối chiếu và hồ sơ thuế?

Hình ảnh biên chế qua Shutterstock