Nhiệm vụ của một thư ký thường bao gồm sắp xếp việc đi lại cho sếp của cô ấy và / hoặc các nhân viên khác. Vì các thư ký thường chịu trách nhiệm giữ lịch trình cho các giám đốc điều hành bận rộn, họ cũng chăm sóc các kế hoạch du lịch của họ và đảm bảo sắp xếp được thực hiện, bao gồm đặt phòng khách sạn và thuê xe.
Lập kế hoạch để thực hiện sắp xếp du lịch
Một khi một thư ký phát hiện ra rằng ông chủ của cô ấy phải đi công tác, cô ấy phải tìm hiểu ngày chính xác của chuyến đi dự kiến. Nếu bạn chịu trách nhiệm sắp xếp chuyến đi cho tất cả mọi người trong bộ phận hoặc văn phòng của bạn, bạn phải xác định xem các nhân viên khác có đi cùng một lúc không. Tùy thuộc vào công ty bạn làm việc, bạn có thể phải xác định ngân sách cho chi phí đi lại hoặc liên hệ với bộ phận kế toán để xem tiền có trong ngân sách cho các chuyến đi không. Bạn phải tìm hiểu những khách sạn nào trong khu vực mà sếp của bạn sẽ đi du lịch, nếu cô ấy có bất kỳ ưu tiên nào, và có được chi phí và phòng trống.
$config[code] not foundSắp xếp du lịch
Bây giờ bạn đã xác nhận ngày và số lượng người đi du lịch, bạn phải sắp xếp chuyến đi thực tế. Nhiệm vụ của một thư ký có thể bao gồm lên mạng và tự đặt phòng hoặc liên hệ với một công ty du lịch với tất cả các chi tiết. Các công ty lớn hơn có thể có một bộ phận du lịch mà thư ký chỉ phải cung cấp hành trình được đề xuất và nhân viên du lịch có trách nhiệm thực sự thực hiện tất cả các sắp xếp. Trách nhiệm của bạn cũng sẽ bao gồm xem xét xác nhận các thỏa thuận và đảm bảo chúng là chính xác. Bạn phải biết nếu sếp của bạn có bất kỳ sở thích chỗ ngồi nào trên máy bay, sẽ lấy bao nhiêu hành lý và nếu có phải kiểm tra. Cuộc họp hoặc hội nghị mà sếp của bạn đang tham dự có thể yêu cầu giữ chỗ của cô ấy và bạn có thể sẽ chịu trách nhiệm gửi RSVP thay mặt cô ấy.
Hoàn thành các sắp xếp
Một phần khác của việc sắp xếp chuyến đi bao gồm chăm sóc các nhu cầu đi lại cho sếp của bạn khi cô ấy đi vắng. Bạn phải biết nếu ông chủ của bạn cần vận chuyển đến sân bay hoặc cô ấy sẽ được hoàn trả chi phí đậu xe tại sân bay. Bạn nên cung cấp một bản in hành trình cho sếp của bạn sử dụng khi cô ấy đến nơi để cô ấy biết lịch trình hàng ngày của mình và bao gồm các địa chỉ của khách sạn và địa điểm của cuộc họp hoặc hội nghị. Bạn có thể đặt trước một chiếc xe cho thuê sẽ có sẵn khi cô ấy đến hoặc sắp xếp đưa đón khách sạn để đưa cô ấy đến khách sạn. Nhiệm vụ của một thư ký khi sắp xếp chuyến đi bao gồm đảm bảo rằng mọi khía cạnh của chuyến đi đều được bảo hiểm.
