Công việc văn thư là một nhóm các vị trí tập trung vào việc cung cấp hỗ trợ văn phòng. Nhân viên văn thư được tìm thấy trong một số cơ sở, bao gồm các trường học, cơ quan chính phủ, văn phòng luật sư và các công ty Fortune 500. Văn phòng hoặc công việc văn thư đại diện cho một loạt các kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng trong tất cả các giai đoạn của môi trường kinh doanh, theo Khu trường cao đẳng cộng đồng quận Dallas. Nhiều công việc văn phòng đòi hỏi kỹ năng vận hành nhiều loại máy văn phòng, bao gồm cả máy tính và chương trình phần mềm. Ngoài ra, kiến thức về chính tả và ngữ pháp và các kỹ năng toán học cơ bản rất quan trọng đối với hầu hết các loại công việc văn thư.
$config[code] not foundThư ký văn phòng tổng hợp
Thư ký văn phòng nói chung đảm nhận các công việc khác nhau để phù hợp với nhu cầu của người sử dụng lao động, theo Cục Thống kê Lao động (BLS). Không có hai ngày là như nhau. Bất kể vai trò là gì, nhân viên văn phòng nói chung phải có khả năng thực hiện tất cả các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Một số nhiệm vụ của họ bao gồm nộp đơn, nhập dữ liệu, sao chụp tài liệu, chuẩn bị thư và trả lời điện thoại. Ngoài ra, BLS báo cáo nhân viên văn phòng được phân công nhiệm vụ dựa trên kinh nghiệm. Công nhân cấp mới được xuống hạng trong các lĩnh vực như nhồi phong bì, trong khi công nhân có kinh nghiệm được giao những nhiệm vụ đòi hỏi nhiều trách nhiệm hơn, chẳng hạn như bảng lương và lịch.
Thư ký chuyên ngành
Nhập dữ liệu, tập tin và thư ký phòng thư được chứa trong một khu vực của môi trường văn phòng. Thư ký nhập dữ liệu nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tính. Độ chính xác của chúng được đo bằng tổ hợp phím mỗi phút. Thư ký phòng tập tin duy trì tất cả các tập tin điện tử và giấy theo thứ tự. Trong một số trường hợp, nhân viên phòng tập tin sử dụng máy quét để gửi các tài liệu quan trọng của công ty. Thư ký phòng thư có trách nhiệm phân loại thư và gói và gửi chúng cho nhân viên văn phòng thích hợp. Ngoài ra, họ vận hành các thiết bị phòng thư như phân loại thư và mét bưu chính.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNhân viên lễ tân
Nhân viên tiếp tân chào đón và hướng dẫn khách và người gọi đến đích của họ. Vì họ là điểm liên lạc đầu tiên cho các khách hàng tiềm năng, nhân viên tiếp tân dự kiến sẽ chuyên nghiệp và thân mật. Nhân viên lễ tân cũng sắp xếp và gửi thư trong văn phòng. Tương tự, họ chuẩn bị các gói để vận chuyển và chuẩn bị thư cho thư đi. Họ giám sát máy fax và tài khoản email chính cho văn phòng. Nhân viên lễ tân theo dõi khu vực chào hỏi của văn phòng, vì vậy thấy rằng các tài liệu đọc được trao thẳng được gọn gàng và gọn gàng, và những chiếc ghế sạch sẽ và có thể trình bày cũng là một công việc của nhân viên tiếp tân. Ông cũng có thể chịu trách nhiệm giám sát máy pha cà phê văn phòng.
Trợ lý
Khuyến mãi trong lĩnh vực hỗ trợ văn thư là có thể. Thư ký có kinh nghiệm có thể bước vào các vị trí như thư ký, trợ lý điều hành và trợ lý hành chính. Hầu hết các cơ hội này đòi hỏi một mức độ trách nhiệm và kiến thức cao hơn. Trợ lý điều hành chịu trách nhiệm sàng lọc các cuộc gọi, đánh máy thư tín và lên kế hoạch sắp xếp chuyến đi cho các nhà quản lý và lãnh đạo công ty. Các cá nhân ở những vị trí này thường có bằng cấp liên kết hoặc chứng chỉ từ một trường cao đẳng kỹ thuật hoặc hai năm. Trong một số trường hợp, cần có bằng cử nhân.
Quản lý văn phòng
Vai trò của người quản lý văn phòng là đa chiều. Cá nhân này đảm bảo môi trường làm việc trôi chảy. Một số nhiệm vụ bao gồm phỏng vấn, tuyển dụng và sa thải công nhân; đặt hàng nhà cung cấp; thực hiện nhiệm vụ kế toán; và xử lý bảng lương. Người quản lý văn phòng thiết lập luồng công việc của văn phòng. Trong khi người quản lý văn phòng được coi là một nhà lãnh đạo trong công ty, người quản lý văn phòng vẫn có nhiệm vụ văn thư trong bản mô tả công việc của họ. Các nhiệm vụ như trả lời điện thoại, nộp và gõ tài liệu có thể là việc xảy ra hàng ngày mà người quản lý văn phòng xử lý. Ví dụ, trong một văn phòng bác sĩ, người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm đặt hàng vật tư y tế và xử lý hóa đơn cho các nhà cung cấp, bệnh nhân và công ty bảo hiểm.
