Các nhân viên văn thư đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ công ty. Các nhân viên là những người thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày của một văn phòng điển hình và thường được yêu cầu thực hiện một loạt các chức năng khác cho công ty. Tuy nhiên, nhiệm vụ và kỳ vọng của nhân viên văn thư không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với người nộp đơn, và nên được công ty xác định rõ trước khi tuyển dụng.
Các cuộc gọi điện thoại
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm trả lời, chỉ đạo và gọi điện thoại. Họ phải thực hiện các cuộc gọi này một cách chuyên nghiệp và có thể chuyển các cuộc gọi và định tuyến người gọi đến hộp thư thoại thích hợp nếu người đó không ở đó hoặc đang ở trong một cuộc gọi khác. Họ cũng phải làm quen với vai trò của mọi nhân viên để các cuộc gọi có thể được chuyển chính xác. Họ cũng phải quen thuộc với những cuộc gọi nào là cần thiết để chuyển và những cuộc gọi nào, chẳng hạn như tiếp thị qua điện thoại, có mức độ ưu tiên thấp hơn.
$config[code] not foundThư
Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm cho cả thư đến và đi. Thư đến cần được sắp xếp và gửi đến người nhận dự định hoặc được nhân viên văn thư mở để xác định bản chất của việc gửi thư, chẳng hạn như khiếu nại của khách hàng và gửi đến địa điểm thích hợp. Thư gửi đi phải được tổ chức, địa chỉ và đóng dấu. Ngoài ra, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với các dịch vụ vận chuyển như Federal Express để giao hàng và nhận hàng.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingKiểm soát tài liệu
Trách nhiệm quản lý tài liệu nội bộ cũng chủ yếu thuộc về nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư có trách nhiệm đánh máy, sao chụp, phân phối và nộp hoặc hủy tất cả các tài liệu nội bộ. Họ duy trì một hệ thống nộp đơn theo thứ tự bảng chữ cái thích hợp và theo dõi các tài liệu nhạy cảm phải được tiêu hủy sau một thời gian nhất định. Ngoài ra, bất kỳ số lượng lớn bản sao sẽ được ủy quyền cho một nhân viên.
Điều phối sự kiện
Nhân viên văn thư thường được dự kiến sẽ điều phối các sự kiện của công ty. Họ sắp xếp để thực phẩm được giao vào đúng thời điểm và mọi tài liệu sẽ được sao chép và có sẵn. Họ cũng sẽ giúp thiết kế bất kỳ bài thuyết trình PowerPoint hoặc các yếu tố đa phương tiện khác có thể được trình bày và đảm bảo rằng phòng hội thảo theo đúng thứ tự trước khi sự kiện bắt đầu.
Đặt hàng cung cấp và Petty Cash
Nhân viên văn thư thường chịu trách nhiệm đặt hàng vật tư văn phòng khi cần thiết và phân phát tiền mặt cho các thành viên khác trong văn phòng cho các nhu cầu cần thiết như đi taxi hoặc các nhu yếu phẩm khẩn cấp. Nhân viên văn thư thường thực hiện một đơn đặt hàng cung cấp mỗi tuần một lần và các đơn đặt hàng khác khi có nhu cầu.
