Hầu hết các chuyên gia phải soạn thảo thư kinh doanh chính thức tại một số điểm trong sự nghiệp của họ. Cho dù bạn đang tìm kiếm một công việc, rời bỏ một công việc hoặc giao tiếp với khách hàng, định dạng đúng và viết một lá thư kinh doanh cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn. Để viết một lá thư như vậy, hãy làm theo đúng định dạng và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp trong khi giải quyết tất cả các yêu cầu cần thiết.
Định dạng khối
Định dạng phổ biến nhất cho một thư kinh doanh chính thức là định dạng khối. Với định dạng này, tất cả văn bản được đặt sang trái, với lề 1 inch xung quanh toàn bộ trang. Để viết thư của bạn theo định dạng này:
$config[code] not found- Nhập địa chỉ của bạn, trừ khi tiêu đề thư được in sẵn với nó, trong trường hợp bạn bắt đầu bằng ngày.
- Bỏ qua một dòng, sau đó thêm ngày.
- Bỏ qua một dòng khác và thêm tên và địa chỉ của người nhận thư.
- Bỏ qua một dòng khác, và chèn lời chào, theo sau là dấu hai chấm.
- Bỏ qua một dòng khác, và bắt đầu thư của bạn.
- Sau phần thân của bức thư, gõ phần đóng.
- Bỏ qua ba dòng, sau đó nhập tên và tiêu đề của bạn.
Định dạng thụt lề
Định dạng thụt lề theo một mẫu tương tự để định dạng khối về khoảng cách giữa các phần. Tuy nhiên, có một số khác biệt với sự liên kết của các phần:
- Nhập địa chỉ của bạn và ngày với cạnh trái của các dòng được căn chỉnh với tâm của trang. Một lần nữa, nếu bạn đang sử dụng một tiêu đề thư được in, đừng gõ lại địa chỉ của bạn.
- Bỏ qua một dòng và nhập tên và địa chỉ người nhận. Chúng nên được tuôn sang trái, như với kiểu khối.
- Thụt vào mỗi đoạn của thân chữ một nửa inch, với một khoảng trống giữa các đoạn.
- Nhập đóng và các dòng chữ ký để chúng thậm chí có địa chỉ và ngày ở đầu trang, với cạnh trái được căn chỉnh ở giữa trang.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNội dung thư
Thông thường, một thư kinh doanh chính thức có thể được chia thành năm phần riêng biệt:
- Một lời giới thiệu cho người nhận biết bức thư nói về cái gì.
- Một lý do để viết.
- Thông tin về bất kỳ thùng hàng.
- Nhận xét hoặc tuyên bố bổ sung.
- Một kết thúc mà tham khảo liên hệ trong tương lai.
Ví dụ, nếu bạn đang viết để theo dõi một cuộc phỏng vấn thông tin, bạn sẽ bắt đầu bằng cách tham khảo cuộc họp và nói rằng bạn đang viết để theo dõi. Nếu bạn đang gửi tài liệu, chẳng hạn như một bản sao sơ yếu lý lịch của bạn hoặc viết mẫu, lưu ý rằng trong thư; ví dụ, Như chúng ta đã thảo luận, tôi đã đính kèm một bản sao của bài báo mà tôi đã viết cho Tạp chí XYZ về chiến thuật tiếp thị. Kết thúc bằng cách nhắc lại rằng bạn đánh giá cao cuộc họp và bạn sẽ giữ liên lạc trong suốt quá trình tìm việc. Tránh sử dụng bất kỳ chữ viết tắt hoặc tiếng lóng trong thư của bạn, và cẩn thận đọc trước khi gửi.
Cân nhắc đặc biệt
Nếu ai đó đang gõ chữ cái cho bạn, hãy chỉ ra rằng trên một dòng bên dưới dòng chữ ký. Bỏ qua một dòng, sau đó nhập tên viết tắt của bạn bằng chữ in hoa, theo sau là dấu gạch chéo về phía trước và chữ viết tắt chữ viết tắt chữ viết tắt trong chữ thường.
Nếu bạn đang bao gồm các bao vây trong thư của bạn, hãy thông báo cho người nhận bằng cách thêm một ghi chú ở cuối thư. Bỏ qua hai dòng từ dòng chữ ký, hoặc một từ dòng đánh máy. Loại Enclosures, theo sau là số lượng bao trong ngoặc đơn hoặc dấu hai chấm và các bao vây cụ thể được liệt kê trên các dòng được đánh số riêng biệt, ví dụ, Enclosures: 1. Tiếp tục 2. Viết mẫu.
Nếu bạn đang gửi một bản sao của bức thư cho người khác, hãy bao gồm cả dòng CC. Sau dòng bao vây, bỏ qua một dòng. Loại CC, theo sau là dấu hai chấm và tên của người nhận bổ sung. Nếu có nhiều hơn một người, hãy bao gồm mỗi tên trên một dòng riêng biệt.
Cuối cùng, chọn một phông chữ bảo thủ và dễ đọc. Times New Roman hoặc Arial trong 10 hoặc 12 điểm là những lựa chọn phổ biến nhất cho thư kinh doanh.
