Khi một khách hàng bước vào văn phòng, nhân viên tiếp tân là người đầu tiên anh ta sẽ gặp. Nhân viên tiếp tân là mối liên kết giữa công chúng và các công ty họ làm việc và vì lý do đó, họ cần phải hiểu biết về tất cả các chính sách và thủ tục văn phòng. Họ có thể không trả lời được mọi câu hỏi của khách hàng, nhưng họ phải luôn có thể hướng khách hàng đến một người nào đó có thể.
Chào hỏi khách
Nhiệm vụ chính của nhân viên tiếp tân là chào đón khách và hướng họ đến các văn phòng hoặc quản trị viên thích hợp. Nhân viên tiếp tân là bộ mặt công khai của bất kỳ công ty nào, và nên thân thiện, hữu ích và hiểu biết về tất cả các thủ tục và chính sách văn phòng. Chúng có thể thay đổi từ văn phòng này sang văn phòng khác. Ví dụ, nhân viên tiếp tân y tế sẽ cần biết cách lấy thông tin bảo hiểm từ mỗi bệnh nhân và cách thu tiền đồng trả nếu cần thiết. Mặc dù họ không cần trả lời các câu hỏi y tế, họ nên biết ai sẽ hướng dẫn bệnh nhân nếu họ gặp vấn đề. Một nhân viên tiếp tân trong một văn phòng luật không nên đưa ra lời khuyên pháp lý, nhưng cô phải biết ai trong văn phòng của họ có chuyên môn để làm việc với khách hàng và nhanh chóng hướng dẫn anh ta đến người đó.
$config[code] not foundThi hành chính sách văn phòng
Trong một số trường hợp, nhân viên tiếp tân có trách nhiệm thực thi các chính sách và thủ tục văn phòng. Các chính sách văn phòng cụ thể sẽ thay đổi từ văn phòng này sang văn phòng khác, nhưng chúng thường được thiết kế để bảo vệ sự an toàn và phúc lợi của nhân viên và khách hàng trong văn phòng. Chính sách của văn phòng có thể bao gồm cấm hút thuốc, uống đồ uống có cồn và tham gia quấy rối tình dục hoặc bằng lời nói trong văn phòng hoặc khu vực tiếp tân. Nhiều văn phòng cũng có một quy tắc trang phục cơ bản, và yêu cầu mọi người vào văn phòng phải mang giày và quần áo phù hợp. Các chính sách văn phòng cơ bản khác bao gồm giờ hoạt động, thanh toán và cách thông báo cho khách hàng về bất kỳ thay đổi nào trong dịch vụ hoặc phí. Giống như tất cả nhân viên, nhân viên tiếp tân nên biết về các chính sách của văn phòng và luôn có sẵn sổ tay nhân viên.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingVấn đề riêng tư và bảo mật
Trong nhiều văn phòng, nhân viên tiếp tân có trách nhiệm nộp một lượng lớn thông tin. Chúng có thể bao gồm khách hàng hồ sơ việc làm, lịch sử pháp lý hoặc y tế, địa chỉ và thông tin liên lạc, hoặc thông tin tài chính. Mặc dù một nhân viên tiếp tân có thể có quyền truy cập đầy đủ vào thông tin đó, nhân viên tiếp tân không nên chia sẻ nó với bất kỳ ai bên ngoài văn phòng hoặc với nhân viên trái phép trong văn phòng hoặc nơi làm việc. Chính sách của Office cung cấp các quy tắc nghiêm ngặt về quyền riêng tư của khách hàng và thường bao gồm các hình phạt cho việc tiết lộ thông tin trái phép. Bởi vì nhân viên tiếp tân được giao phó một thông tin cá nhân cao, họ phải nhận thức được các chính sách này và tuân thủ chúng mọi lúc. Nhân viên tiếp tân cũng có thể thông báo cho khách hàng về quyền riêng tư của họ và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có liên quan đến những vấn đề này.
