Hướng dẫn đào tạo công việc là một nguồn hữu ích cho nhân viên mới hoặc những người thực hiện một công việc nội bộ. Một hướng dẫn hiệu quả có thể dạy cho họ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ, giúp họ dễ dàng hơn trong việc chạy bộ. Bạn có thể sử dụng hướng dẫn sử dụng như đào tạo độc lập hoặc là một phần của chương trình quy nạp rộng hơn. Trong cả hai trường hợp, kết quả bạn sẽ nhận được sẽ chỉ tốt như nội dung của hướng dẫn sử dụng và cách bạn trình bày nó.
$config[code] not foundThu thập thông tin công việc
Bạn không thể viết một hướng dẫn đào tạo công việc hiệu quả cho đến khi bạn hiểu cách thức công việc. Yêu cầu nhân viên làm, hoặc người đã làm, công việc để nói chuyện với bạn thông qua quá trình hàng ngày. Nói chuyện với người giám sát hoặc người quản lý để nhận nhiệm vụ và mục tiêu chính của công việc. Tìm hiểu làm thế nào một người nào đó trong công việc tương tác với những người và phòng ban khác. Thông tin này giúp xây dựng bối cảnh vào sổ tay, cho phép nhân viên mới hiểu cách thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với quy trình và quy trình của công ty.
Phân tích và lập kế hoạch nội dung
Vạch ra một kế hoạch tổ chức thông tin theo một trật tự hợp lý. Nó có thể giúp chia công việc thành các nhiệm vụ và xử lý riêng từng nhiệm vụ. Tốt nhất, bạn nên nhắm đến cách tiếp cận "bắt đầu để kết thúc", bắt đầu với thông tin đơn giản trước khi chuyển sang phần phức tạp hơn. Ví dụ: nếu bạn đang giải thích cách học viên phải sử dụng hệ thống phần mềm, hãy bắt đầu với thông tin giới thiệu như chi tiết đăng nhập và điều hướng hệ thống cơ bản. Sau đó, bạn có thể giải thích cách sử dụng hệ thống để hoàn thành các tác vụ nâng cao hơn. Đừng bỏ qua thông tin cơ bản chỉ vì mọi người trong công ty đều biết. Nhân viên mới có thể không biết điều đó cho đến khi họ được nói.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingChọn tính năng thiết kế
Các học viên có thể đấu tranh để đọc một hướng dẫn được nhồi nhét đầy đủ các văn bản từ lề đến lề. Để lại nhiều khoảng trắng trên trang giúp việc đọc dễ dàng hơn. Ngoài ra, một thiết kế phù hợp giúp người đọc điều hướng hướng dẫn sử dụng hiệu quả hơn và cũng giúp hướng dẫn sử dụng trông chuyên nghiệp hơn, vì vậy hãy sử dụng cùng một phông chữ, màu sắc và kích thước tiêu đề trong suốt. Trộn các phương thức trình bày, chẳng hạn như danh sách và các công cụ trực quan, là tốt, nhưng hãy chắc chắn sử dụng cùng một kiểu cho mỗi phương thức. Xem xét chèn một mục lục như một trợ giúp điều hướng trừ khi hướng dẫn của bạn rất ngắn.
Viết hướng dẫn
Các khối văn bản lớn có thể khó đọc, vì vậy hãy cố gắng chia văn bản của bạn thành các đoạn nhỏ hơn. Bạn có thể làm cho việc đọc văn bản trở nên thú vị hơn bằng cách sử dụng các độ dài và cấu trúc câu khác nhau và hoạt động hơn là giọng nói thụ động. Nếu bạn cần tóm tắt lại hoặc nhấn mạnh một điểm, hãy sử dụng đạn hoặc hộp văn bản. Giọng điệu của bạn nên có tính đối thoại nhưng chuyên nghiệp và phong cách viết của bạn cần phải rõ ràng và đơn giản. Nếu bạn làm mọi thứ quá phức tạp hoặc sử dụng quá nhiều biệt ngữ, thực tập sinh có thể không hiểu những điểm bạn đưa ra.
Sử dụng các công cụ và danh sách trực quan
Hình ảnh hoặc danh sách là những công cụ hữu ích khi bạn viết hướng dẫn đào tạo công việc. Ví dụ: nếu bạn đang giải thích cách sử dụng hệ thống phần mềm, học viên sẽ dễ dàng theo dõi danh sách được đánh số từng bước hơn là trích xuất các hướng dẫn từ một đoạn văn bản dày đặc. Hình ảnh, sơ đồ và biểu đồ thêm trực quan hóa vào các quy trình như quy trình công việc, dòng thời gian và phân cấp, làm cho chúng dễ hiểu hơn.
Đánh giá hướng dẫn
Có người đọc qua hướng dẫn trước khi bạn công khai. Chỉ cho ai đó thực hiện công việc hướng dẫn tập trung vào và để cô ấy xem xét nó. Điều này có thể giúp bạn bắt lỗi hoặc thiếu sót quan trọng. Ngoài ra, yêu cầu một người không có kinh nghiệm trực tiếp với công việc xem xét hướng dẫn. Nếu cô ấy có thể hiểu và theo dõi khóa đào tạo, bạn sẽ biết bạn đang đi đúng hướng.
