Một sổ cái chung hoạt động như một bản tóm tắt thông tin tài chính về một công ty. Mục đích của một sổ cái chung là để hiển thị số dư hiện tại trong các lĩnh vực quan trọng. Một sổ cái chung cần có bốn phần cơ bản: Tài sản, Nợ phải trả, Thu nhập và Chi phí. Tài sản bao gồm vật tư và tiền mặt thuộc sở hữu của công ty. Nợ phải trả bao gồm nợ tồn đọng mà công ty nợ nhà cung cấp hoặc nhà đầu tư. Thu nhập bao gồm số tiền kiếm được của doanh nghiệp. Chi phí là chi phí kinh doanh, trả tiền thuê nhà, nhân viên, quảng cáo và các mặt hàng liên quan.
$config[code] not foundSổ cái Master File
Thiết lập tập tin sổ cái. Sổ cái có các cột chạy xuống trang. Ở đầu trang, gắn nhãn một cột cho mỗi trong bốn phần cơ bản của sổ cái, Tài sản, Nợ phải trả, Chi phí và Thu nhập. Ở bên trái, tùy thuộc vào khối lượng giao dịch mà doanh nghiệp thực hiện và mức độ chi tiết bạn cần, gắn nhãn hàng theo tuần hoặc theo tháng. Trang này hiển thị số dư trong mỗi phần vào đầu mỗi kỳ.
Xác định tài sản kinh doanh. Xác định giá trị của tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp sở hữu, bao gồm thiết bị văn phòng, vật tư và tiền trong tài khoản kiểm tra kinh doanh. Thêm tổng giá trị tài sản kinh doanh và đặt số đó vào hàng đầu tiên của cột tài sản.
Xác định chi phí kinh doanh. Xác định số tiền mà doanh nghiệp chi cho tiền lương, tiền thuê nhà, quảng cáo và vật tư. Nếu các hàng được dán nhãn theo tuần, hãy tính chi phí theo tuần. Nếu các hàng được dán nhãn theo tháng, hãy tính chi phí theo tháng. Chi phí trung bình ngoài định kỳ, chẳng hạn như bảo hiểm, vì vậy số tiền đó không bị bỏ ra khỏi chi phí. Thêm tổng giá trị chi phí kinh doanh và đặt nó vào cột chi phí.
Xác định nợ phải trả. Tính giá trị của nợ kinh doanh cho các nhà đầu tư hoặc các khoản vay dài hạn khác, chẳng hạn như khoản thanh toán cho xe kinh doanh. Đặt số tiền này vào cột nợ phải trả.
Xác định thu nhập. Đối với một doanh nghiệp mới, cột này sẽ bắt đầu trống cho đến khi tiền bắt đầu vào. Sau khi doanh nghiệp có thu nhập, con số đó sẽ đi vào cột thu nhập.
Tính tổng số cho mỗi cột dựa trên khoảng thời gian bạn đã chọn cho các hàng. Đặt tổng số mới trong hàng trong mỗi giai đoạn.
Sổ cái
Tạo một trang cho mỗi trong bốn phần cơ bản. Mỗi tài sản, nợ phải trả, chi phí và thu nhập nên có một trang. Dán nhãn các cột trên đầu trang với một mô tả về mặt hàng phù hợp với danh mục đó. Tài sản, ví dụ, có thể có các cột được dán nhãn vật tư, hàng hóa, tiền mặt và thiết bị văn phòng. Làm cho cột cuối cùng là một cột tổng. Dán nhãn các hàng theo ngày. Hàng đầu tiên phải có giá trị hiện tại của từng mục cột.
Duy trì sổ cái. Mỗi khi giá trị của một vật phẩm thay đổi, hãy ghi lại vào sổ cái. Vào ngày đầu tiên, ví dụ, nếu doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 100 đô la, cột tài sản sẽ bị trừ 100 đô la. Thu nhập sẽ có thêm 100 đô la.
Chuyển thông tin vào tập tin sổ cái. Vào cuối mỗi kỳ, chuyển số tiền trong các cột tổng sang tệp chính. Nếu bạn theo kịp tệp chung một cách thường xuyên, điều đó làm cho việc duy trì tệp chính trở thành một vấn đề đơn giản là chuyển tổng số.
