Hệ thống lưu trữ thiết lập các thủ tục văn phòng tổ chức thông tin theo các quy tắc nhất quán giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin. Hệ thống lưu trữ tổ chức các tài liệu mà các cá nhân và tổ chức khác gửi cho công ty, hồ sơ của công ty các hoạt động nội bộ và hồ sơ thông tin mà công ty gửi cho các công ty và cá nhân khác.
Hộp thư đến và Hộp thư đi
Hộp thư đi chứa các tài liệu gửi đi trước khi chúng được phân phối. Tài liệu gửi đi bao gồm thư đi, fax hoặc tài liệu để quét và gửi email đến các thực thể bên ngoài tổ chức. Hộp thư đến chứa các tài liệu đến trước khi chúng được nộp hoặc phân phối nội bộ. Những tài liệu này bao gồm các bản ghi nhớ; tài liệu chi tiết một dự án mới, sáng kiến hoặc khách hàng; và các tài liệu trong thư. Một số hộp thư đến có hai phần. Một phần chứa các tài liệu có tệp hiện có và phần khác chứa tài liệu cần tệp mới.
$config[code] not foundTệp và Danh mục
Các tệp là các thư mục chứa thông tin thuộc về nhau theo tên, ngày, chủ đề, vị trí, dự án hoặc dữ liệu khác. Nhiều tập tin được nhóm theo danh mục. Thông thường các danh mục này được gán một thư mục màu hoặc mã màu hoặc nhãn dán được sử dụng để dễ dàng tham khảo các danh mục này. Hệ thống lưu trữ thiết lập vị trí hợp lý của các tệp riêng lẻ trong một thể loại. Ví dụ, văn phòng bác sĩ có thể có các danh mục được mã hóa màu tương ứng với từng chữ cái trong bảng chữ cái cho tên họ của bệnh nhân. Các hệ thống nộp đơn khác sắp xếp các tệp theo chủ đề, các danh mục và vị trí theo số, địa lý và thời gian.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingThư tín
Thư đến được lưu trữ trong các tệp liên quan đến thông tin trên các tài liệu. Các công ty đặt các bản sao phản hồi cho thư đến trong cùng một tệp với các tài liệu đến ban đầu. Một số công ty đóng dấu bản sao của các phản hồi đã hoàn thành để phân biệt chúng với các phản hồi chưa được gửi. Tương tự, bản sao của các tài liệu gửi đi được lưu trữ trong các tệp liên quan đến thông tin trên các tài liệu và được lưu trữ trong cùng một tệp với bất kỳ phản hồi nào mà công ty nhận được đối với các tài liệu đó.
Phân phối nội bộ
Hộp thư đến chứa các tài liệu được phân phối trong một tổ chức bao gồm thư cho từng nhân viên, bản ghi nhớ và các tài liệu vật lý khác mà từng nhân viên nhận được. Tài liệu hộp thư đến nội bộ được phân phối cho nhân viên bằng cách đặt tài liệu vào hộp thả nhân viên và đôi khi bằng cách quét hoặc fax tài liệu cho nhân viên ở xa.
Lưu hồ sơ
Nếu không có tệp hiện có tương ứng logic với tài liệu mới thì tệp mới sẽ được tạo để lưu trữ. Tương tự, một danh mục mới được tạo cho một tài liệu mới nếu không có danh mục hiện có phù hợp với tài liệu đó. Khóa tệp cung cấp một chỉ mục cho một hệ thống nộp đơn. Khóa tệp liệt kê và mã hóa tất cả các danh mục trong một hệ thống lưu trữ và cho biết cách tổ chức thông tin trong mỗi danh mục. Bất cứ khi nào một danh mục mới được tạo, khóa tệp được cập nhật và phân phối cho các nhân viên còn lại hoặc được hiển thị tại một điểm tham chiếu trung tâm.
