Nhân viên hành chính văn phòng cung cấp hỗ trợ cho nhân viên văn phòng. Họ duy trì hồ sơ và hệ thống nộp đơn và thường phụ trách nhập dữ liệu.Họ có thể duy trì cơ sở dữ liệu về khách hàng hoặc hàng tồn kho và tạo thư từ để gửi thư, và họ đọc và chuyển tiếp thư đến đúng bộ phận. Mục tiêu chung của bất kỳ quản trị viên văn phòng nào là làm cho công việc của người giám sát của họ dễ dàng hơn.
Quản lý cơ sở dữ liệu
Một nhân viên quản trị văn phòng thường không được dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu nhưng sẽ được yêu cầu nhập chi tiết và có thể gọi lên các hồ sơ đáp ứng các tiêu chí nhất định trong một thông báo khoảnh khắc. Họ cũng phải tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin cơ sở dữ liệu. Những báo cáo này thường được chuyển cho các nhân viên cấp cao hoặc được trình bày trong một hội nghị.
Chuẩn bị thư
Sự tương ứng có thể là một lá thư cá nhân hoặc một bản tin dành cho tất cả các khách hàng. Nhân viên quản trị văn phòng phải chuẩn bị các bản ghi nhớ và thông báo và gửi chúng cho tất cả nhân viên. Nhân viên quản trị văn phòng dự kiến sẽ giải quyết các yêu cầu về e-mail và trả lời chuyển e-mail đến bộ phận thích hợp.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingQuản lý lịch trình
Đặt lịch hẹn, lên kế hoạch hội nghị và thông báo cho nhân viên lịch trình theo truyền thống có nghĩa là viết ra tất cả các cuộc hẹn trong một cuốn nhật ký trung tâm và gửi thông tin cập nhật hàng tuần hoặc hàng ngày cho nhân viên. Giờ đây, hầu hết việc lập lịch được hoàn thành bằng điện tử với các chương trình quản lý dữ liệu như Outlook, iCal hoặc Eudora. Điều này cho phép một nhân viên quản trị văn phòng cập nhật và xuất bản một số lịch điện tử. Điều này cho phép các nhân viên khác kiểm tra lịch đồng thời, điều chỉnh khi cần thiết.
Trả lời điện thoại
Nhân viên quản trị văn phòng trả lời điện thoại và giao dịch với khách hàng hoặc chuyển chúng đến bộ phận phù hợp hơn để trả lời các câu hỏi của họ. Đây cũng là nhiệm vụ của nhân viên quản trị văn phòng để ghi lại các tin nhắn chi tiết cùng với bất kỳ thông tin liên lạc nào của người gọi.
