Hội nghị và sự kiện kinh doanh là công nghệ tiên tiến hơn bao giờ hết. Nếu bạn tổ chức một sự kiện, có rất nhiều phương pháp khác nhau bạn có thể sử dụng để tìm hiểu về những người tham dự và kết nối với họ. Và bạn có thể sử dụng CRM để thu thập thông tin và sắp xếp thông tin theo cách có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Dưới đây là một số mẹo về cách sử dụng CRM cho các sự kiện, bao gồm loại thông tin nào cần thu thập và cách thu thập thông tin đó, từ các chuyên gia CRM. Bạn có thể làm cho sự kiện tiếp theo của bạn thành công theo nhiều cách hơn một.
$config[code] not foundLàm một vài nghiên cứu
Trước sự kiện, hãy lấy danh sách những người đã đăng ký tham dự. Trong chương trình CRM của bạn, đảm bảo bạn có hồ sơ liên lạc cho từng người tham dự và nhập bất kỳ thông tin liên quan nào khác mà bạn có thể có. Cân nhắc sử dụng một chương trình như Nimble giúp bạn thu thập và sắp xếp thông tin về mọi người thông qua dấu chân trực tuyến của họ.
Bạn cũng nên quyết định một số mục tiêu cho sự kiện - bạn muốn học gì? Bạn muốn kết nối với ai? Bạn còn muốn đạt được điều gì nữa không?
Kết nối với những người tham dự chính
Ngoài ra, hãy xem xét kết nối cá nhân với một số người chơi chính như loa hoặc người thuyết trình trước sự kiện. CEO của Nimble Jon Ferrara khuyến nghị rằng các nhà tổ chức sự kiện, hoặc thậm chí những người tham dự các sự kiện muốn tận dụng tối đa chúng, có thể hưởng lợi từ việc tiếp cận với mọi người trước.
Ông khuyên nên tiếp cận trên phương tiện truyền thông xã hội bằng cách chia sẻ một số nội dung của bạn hoặc đưa ra phản hồi có giá trị. Sau khi bạn kết nối với ai đó một vài lần, bạn có thể đề xuất cuộc họp tại sự kiện hoặc yêu cầu bất kỳ đầu vào bổ sung nào để làm cho sự kiện tốt hơn.
Thiết lập danh sách
Ngoài ra trước sự kiện, bạn nên thiết lập một số danh sách sẽ giúp bạn xác định và phân loại những người tham dự. Theo Brent Leary, đồng sáng lập CRM Essentials, điều này sẽ giúp bạn tổ chức và quyết định cách tốt nhất để kết nối và theo dõi với mọi người sau đó.
Ví dụ: bạn có thể đang tìm cách kết nối với những người chịu trách nhiệm tiếp thị tại công ty của họ và những người có thẩm quyền mua hàng. Bạn sẽ kết nối với những người khác với bạn với những người làm quản lý và không có tiếng nói trong việc mua hàng tiếp thị.
Đặt câu hỏi tại sự kiện
Để nhận được phản hồi hữu ích nhất từ mọi người, bạn nên đặt câu hỏi trong khi thông tin vẫn còn mới mẻ trong tâm trí họ. Có một vài cách khác nhau để thu thập thông tin bạn cần. Nhưng nếu bạn hỏi mọi người về phản hồi trong khi họ thực sự tham gia sự kiện, bạn có thể sẽ nhận được nhiều phản hồi và thông tin chính xác hơn.
Tự động hóa càng nhiều càng tốt
Để giúp bản thân và những người bạn hy vọng nhận được phản hồi từ cả trong và sau sự kiện dễ dàng hơn, Leary đề nghị tự động hóa càng nhiều quá trình càng tốt. Thiết lập danh bạ cho những người tham dự trong hệ thống CRM của bạn trước sự kiện. Sau đó, khi mọi người trả lời câu hỏi của bạn hoặc quét huy hiệu của họ tại các phiên khác nhau tại sự kiện, bạn sẽ tự động thu thập thông tin đó sau khi sự kiện kết thúc.
Giữ cho nó ngắn
Khi bạn yêu cầu người tham dự trả lời các câu hỏi tại sự kiện, bạn muốn nhận được càng nhiều thông tin càng tốt. Nhưng bạn có thể hy vọng họ sẽ ngồi và làm một cuộc khảo sát kéo dài một giờ. Ưu tiên thông tin bạn muốn nhận từ mọi người và chỉ hỏi những điều cần thiết. Bạn có thể tìm hiểu thêm khi kết nối với mọi người sau đó.
Tìm hiểu ai và tại sao
Những loại thông tin bạn nên cố gắng thu thập? Điều đó sẽ phụ thuộc phần lớn vào mục tiêu của bạn. Nhưng hai mẩu thông tin bạn chắc chắn sẽ có được bất kể là 1.) người tham dự là ai và 2.) tại sao họ đến. Điều này có nghĩa là ít nhất nhận được một số thông tin cơ bản như chức danh công việc và sau đó tìm hiểu chính xác lý do tại sao mỗi người quyết định tham dự ở nơi đầu tiên.
Sử dụng phần mềm khảo sát yêu thích của bạn
Để thực sự thu thập thông tin này, Leary đề nghị sử dụng bất kỳ số lượng chương trình khảo sát nào hoạt động với CRM của bạn. Ví dụ: Salesforce có thể tích hợp với nhiều chương trình phản hồi bao gồm GetFeedback, SurveyMonkey và questionPro.
Nếu bạn sử dụng chương trình tự động kết nối với CRM, nó sẽ ngăn bạn nhập thủ công tất cả dữ liệu bạn thu thập vào một ngày sau đó. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện của bạn, điều đó có thể chứng tỏ là một trình tiết kiệm thời gian khổng lồ.
Sử dụng công nghệ di động
Leary cho biết một xu hướng đang phát triển trong vài năm qua tại nhiều sự kiện mà anh tham dự đã khiến mọi người trả lời các câu hỏi phản hồi trong một sự kiện sử dụng thiết bị di động của họ. Vì hầu hết mọi người đều mang điện thoại đi khắp mọi nơi, đây là một cách để làm cho quá trình người tham dự dễ dàng hơn, ông nhận xét.
Cung cấp cho mọi người tùy chọn
Bạn cũng có thể cung cấp một vài tùy chọn bổ sung để mọi người có thể chọn phương thức mà LIP thuận tiện nhất cho họ. Ví dụ, Leary cho biết một số sự kiện sử dụng tin nhắn văn bản trong khi những sự kiện khác thậm chí có ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động. Bằng cách cung cấp các tùy chọn khác nhau, bạn có thể tăng số lượng phản hồi bạn nhận được từ mọi người. Điều này cung cấp cho bạn cơ hội tốt nhất để phản hồi chính xác về sự kiện của bạn.
Theo dõi hoạt động người tham dự
Nhưng bạn cũng có thể lấy thông tin từ mọi người mà không cần phải thực sự hỏi họ bất cứ điều gì. Một phương pháp phổ biến để các nhà tổ chức sự kiện thu thập thông tin là sử dụng huy hiệu mà người tham dự có thể quét khi họ tham dự các phiên hoặc phân đoạn khác nhau của sự kiện.
Chẳng hạn, nếu sự kiện của bạn có các diễn giả về các chủ đề khác nhau, bạn có thể tìm hiểu về những người tham dự bằng cách xem những buổi nói chuyện nào họ tham dự. Ví dụ, nếu bạn muốn liên lạc cụ thể với những người làm việc cho các công ty thương mại điện tử, thì bạn có thể thiết lập một phân khúc cho những người tham dự các phiên liên quan đến ngành đó.
Giám sát phương tiện truyền thông xã hội
Một công cụ hữu ích khác để theo dõi phản hồi và tìm hiểu về người tham dự là phương tiện truyền thông xã hội. Các sự kiện thường chỉ định các hashtag mà mọi người có thể sử dụng để chia sẻ phản hồi và kết nối với những người khác. Bằng cách xem qua các bài đăng dưới hashtag sự kiện của bạn, bạn sẽ biết mọi người nghĩ gì về sự kiện này. Nhưng bạn cũng tìm hiểu các chi tiết cơ bản có thể giúp bạn kết nối với họ trong tương lai.
Thêm thông tin vào hồ sơ liên hệ
Sau sự kiện, hãy đảm bảo thông tin bạn thu thập được trên mỗi người tham dự được cập nhật đầy đủ trong CRM của bạn. Bạn nên có thông tin liên hệ cùng với tất cả thông tin phản hồi mà bạn đã thu thập được. Lấy thông tin chi tiết mà bạn đã tập hợp và tách từng người tham dự thành các phân đoạn mà bạn đã chỉ định trước sự kiện.
Theo dõi ngay sau đó
Bạn cũng có thể tiếp tục thu thập thông tin từ mọi người ngay sau sự kiện. Ví dụ, gửi một ghi chú nhanh qua email cảm ơn họ đã tham dự. Sau đó, nếu bạn thích, hãy hỏi họ xem họ có trả lời một vài câu hỏi tiếp theo không. Đây có thể là nhiều câu hỏi về bản thân họ. Hoặc bạn có thể hỏi làm thế nào họ thích sự kiện này hoặc những gì họ sẽ thay đổi. Phản hồi này sẽ giúp bạn cải thiện các sự kiện bạn dự định trong tương lai.
Quyết định cách kết nối với mọi người
Sử dụng các phân đoạn khác nhau mà bạn đã tách người tham dự, giờ đây bạn có thể quyết định cách kết nối hơn nữa với mỗi nhóm tiến về phía trước. Ví dụ, gửi thông tin cho mọi người dựa trên sở thích hoặc ngành nghề của họ. Các phân khúc này có thể dựa trên thông tin người tham dự của bạn cung cấp cho bạn trước khi xuất hiện tại sự kiện của bạn. Nhưng họ cũng có thể dựa trên các phiên họ tham dự và phản hồi họ đưa ra trong sự kiện này. Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng xác định những người làm việc trong ngành sản xuất, bạn có thể làm điều đó dựa trên thông tin mà bạn đã thu thập được. Điều tương tự cũng đúng với bất kỳ phân khúc hoặc phân khúc khác mà bạn có thể muốn kết nối.
Tạo kết nối có ý nghĩa
Cuối cùng, hãy nhớ đừng dựa vào tự động hóa cho tất cả các tương tác của bạn với khách hàng, khách hàng và các liên hệ khác. Tên trong danh sách của bạn không chỉ là một phần của phân khúc tiếp thị mà là người thật. Đối xử với họ cho phù hợp. Hãy nhớ rằng, tự động hóa có thể giúp bạn dễ dàng tiếp cận với một số lượng lớn người cùng một lúc. Nhưng có một số người bạn nên tiếp cận ở cấp độ cá nhân. Trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại với Xu hướng kinh doanh nhỏ, Ferrara giải thích:
Bạn phải thêm giá trị thực cho cuộc trò chuyện. Nếu bạn xây dựng các cuộc trò chuyện xác thực và trả tiền theo thời gian, thì người đó sẽ bắt đầu xem bạn là một cố vấn đáng tin cậy và sau đó họ sẽ có nhiều khả năng không chỉ quay lại mà còn mang lại cho bạn bè.
Ảnh sự kiện qua Shutterstock
4 Bình luận
