Khi các doanh nghiệp nhỏ thay đổi và phát triển, khả năng nhanh chóng tăng quy mô - hoặc xuống - trở thành một điều cần thiết. Việc thêm nhân viên mới, chẳng hạn, đòi hỏi công ty phải điều chỉnh hệ thống điện thoại của mình để đáp ứng nhu cầu cần nhiều đường dây hơn.
Điều đó khó thực hiện hơn bằng cách sử dụng các hệ thống điện thoại tại chỗ truyền thống do chi phí thiết lập và bảo trì cao hơn, nhu cầu về phần cứng tại chỗ và phụ thuộc vào hỗ trợ CNTT. Mặt khác, một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ cho phép các doanh nghiệp nhỏ quản lý các dịch vụ liên lạc theo cách ít tốn kém hơn, hợp lý hơn và nhanh nhẹn hơn.
$config[code] not foundNhững điểm sau đây, lượm lặt được từ một cuộc trao đổi email giữa Xu hướng kinh doanh nhỏ và Aaron Charlesworth, VP tiếp thị sản phẩm tại Vonage, phác thảo những lợi ích mà các doanh nghiệp nhỏ có thể tích lũy bằng cách chuyển từ hệ thống tổng đài truyền thống sang công nghệ VoIP dựa trên đám mây.
Lợi ích của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây
1. Hệ thống truyền thông tích hợp đầy đủ
Một báo cáo từ công ty nghiên cứu Gartner chỉ ra rằng việc tích hợp truyền thông của công ty với các ứng dụng hàng ngày cho quy trình kinh doanh và quy trình công việc giúp tăng hiệu quả.
Các công cụ kinh doanh hoạt động trong đám mây rất dễ triển khai, cho phép nhân viên kết nối với nhau dù họ đang ở trong văn phòng hay đang di chuyển.Theo cách này, đám mây cung cấp sự hiện diện kinh doanh nhất quán và giúp tăng năng suất với quyền truy cập liền mạch vào các công cụ CRM, email, tin nhắn tức thời, hội thoại và hội nghị truyền hình.
2. Kiểm soát các phương thức truyền thông
Một hệ thống vận hành trên nền tảng đám mây sẽ đặt các doanh nghiệp vào vị trí người lái, cho phép họ chọn và chọn những tính năng họ cần, với quyền truy cập để bật hoặc tắt một cách dễ dàng.
Ngoài ra, các giải pháp đám mây cung cấp cho nhân viên mọi lúc, mọi nơi truy cập thông qua điện thoại thông minh, điện thoại bàn hoặc điện thoại mềm cho tất cả các tính năng gọi điện của họ. Thậm chí tốt hơn, họ có thể có quyền truy cập thời gian thực vào phần mềm kinh doanh quan trọng của họ.
3. Các tính năng kinh doanh hàng đầu
Một hệ thống điện thoại dựa trên đám mây sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ quyền truy cập vào các loại ứng dụng mạng mà người ta thường tìm thấy ở các tập đoàn lớn hơn. Chúng bao gồm các tính năng như Trợ lý ảo, Tự động viên, Không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi hoặc giải pháp Trung tâm cuộc gọi.
4. Tính cơ động và dễ sử dụng
Ngày nay, nơi làm việc của ngày càng di động và các doanh nghiệp nhỏ đặc biệt cần có khả năng hoạt động từ nhiều địa điểm.
Với hệ thống dựa trên đám mây, nhân viên doanh nghiệp nhỏ có quyền truy cập vào các tính năng cho phép họ đăng nhập từ bất cứ đâu để có thể truy cập trong khi di chuyển, giúp nhân viên tạo ra doanh thu và nhân viên có thể kiểm soát năng suất cao hơn.
5. Quản lý thời gian và hiệu quả
Cổng khách hàng dựa trên web cho phép nhân viên CNTT quản lý hệ thống của họ hiệu quả hơn. Với cái nhìn sâu sắc về cài đặt, cấu hình dịch vụ, vé gặp sự cố, đào tạo, thanh toán và phân tích cuộc gọi, quyền truy cập đầy đủ vào hệ thống và tài khoản khách hàng này cho phép họ dành ít tài nguyên hơn cho quản lý dự án và tập trung hơn vào công việc bổ sung vào dòng dưới cùng.
Ngoài ra, các giải pháp đám mây có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng dựa trên đám mây khác, cung cấp cho nhân viên di động quyền truy cập vào tất cả các tính năng và chức năng họ cần để hoạt động hiệu quả như khi họ ở trong văn phòng.
6. Linh hoạt để tăng quy mô (và xuống)
Khi một doanh nghiệp phát triển, nhu cầu thuê nhân viên mới, mở văn phòng mới và đưa khách hàng mới vào cũng vậy. Điều này đòi hỏi một hệ thống truyền thông có thể mở rộng quy mô - hoặc xuống - khi có nhu cầu.
Với hệ thống điện thoại dựa trên đám mây, các doanh nghiệp có thể thêm bao nhiêu tiện ích mở rộng mà họ cần để đáp ứng âm lượng cuộc gọi tăng cao hoặc, nếu cần, chỉ cần gọi để tắt các tiện ích mở rộng bổ sung này. Không giống như các hệ thống truyền thống, các doanh nghiệp chỉ trả tiền cho các tiện ích mở rộng mà họ cần miễn là họ cần.
7. Hoạt động kinh doanh liên tục
Làm việc với hệ thống điện thoại trên nền tảng đám mây, cho phép các doanh nghiệp duy trì kết nối với khách hàng của họ bất kể môi trường. Một hệ thống thông tin liên lạc dựa trên đám mây có khả năng không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như thời tiết khắc nghiệt hoặc các vấn đề khác có thể khiến nhân viên không đến văn phòng.
Với hệ thống dựa trên đám mây, doanh nghiệp có thể duy trì sự hiện diện nhất quán - và truy cập các công cụ cần thiết - để giữ mọi thứ hoạt động trơn tru.
8. Dịch vụ khách hàng được cải thiện
Với tính năng Nhân viên tiếp tân ảo (VR) hoặc Tự động viên, doanh nghiệp có thể dễ dàng gọi điện trực tiếp đến nhiều bộ phận khác nhau và thậm chí tạo lời chào duy nhất cho một bộ phận nhất định.
Ví dụ: một doanh nghiệp có thể thiết lập một lời chào ngày lễ trước (thông qua cổng thông tin hành chính) và đặt trước nó để trở lại lời chào không nghỉ vào một ngày cụ thể. Nó cũng có thể thêm một thông báo tạm dừng về các chương trình khuyến mãi đặc biệt hoặc các câu hỏi thường gặp.
9. Các tính năng dịch vụ mới được thêm dễ dàng
Trong mùa bận rộn, một số doanh nghiệp sẽ thêm các tính năng gọi cao cấp để tăng hiệu quả thực hiện cuộc gọi và tối đa hóa nhân sự. Nhóm cuộc gọi, ví dụ, cho phép các cuộc gọi đến đổ chuông trên nhiều tiện ích mở rộng.
Hàng đợi cuộc gọi cung cấp một phòng chờ năng động, dành cho những người gọi cho phép các doanh nghiệp tùy chỉnh trải nghiệm tạm dừng và quản lý âm lượng cuộc gọi tốt hơn. Cả hai đều giúp giảm thư thoại, cuộc gọi nhỡ và tín hiệu bận, cho phép dịch vụ đến càng nhiều người gọi càng tốt.
10. Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí là một lợi ích khác của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây. Di chuyển viễn thông ra khỏi nền tảng tổng đài và vào đám mây có thể ít tốn kém hơn so với giá dịch vụ hàng tháng so với hệ thống truyền thống, giúp giảm chi phí và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Ảnh điện thoại đám mây qua Shutterstock
7 Bình luận
