Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc văn phòng, bạn có thể không chắc chắn nhà tuyển dụng có ý nghĩa gì khi họ yêu cầu các kỹ năng văn phòng nói chung. Mặc dù mỗi nơi làm việc là duy nhất, có những nhiệm vụ chung mà trợ giúp văn phòng chung dự kiến sẽ thực hiện. Càng nhiều kỹ năng bạn có thể cung cấp cho một nhà tuyển dụng tiềm năng, bạn càng có nhiều cơ hội nhận được công việc bạn muốn. Cho dù chức danh công việc là trợ lý văn phòng nói chung, thư ký văn phòng nói chung hoặc nhân viên văn phòng nói chung, đây là một số kỹ năng mà các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm nhất khi thực hiện các nhiệm vụ văn phòng nói chung:
$config[code] not foundĐánh máy
Nhà tuyển dụng thường mong đợi bạn gõ ít nhất 60 từ mỗi phút (wpm). Nếu bạn quen nhắn tin cho bạn bè bằng ngón tay cái và điện thoại thông minh, ý nghĩ sử dụng tất cả 10 ngón tay và bàn phím kích thước đầy đủ có vẻ khó xử. Nếu bạn học đánh máy ở trường, bạn có thể tăng tốc độ của mình bằng một số thực hành. Mở một bài báo tạp chí hoặc một cuốn sách và sao chép những gì bạn đọc. Gửi email cho gia đình và bạn bè để thực hành gõ câu hoàn chỉnh và hiệu đính công việc của bạn. Các phím tắt và chữ viết tắt bạn sử dụng khi giao tiếp tình cờ với bạn bè không được chấp nhận cho thư tín kinh doanh.
Ngay cả khi bạn chưa bao giờ học đánh máy, bạn có thể tự dạy mình thông qua một trong những hướng dẫn miễn phí có sẵn trực tuyến. Sau khi tìm hiểu nơi đặt ngón tay của bạn, tất cả là về việc thực hành càng nhiều càng tốt để cải thiện tốc độ và độ chính xác của bạn.
Nhập dư liệu
Hãy nghĩ về việc nhập dữ liệu như gõ trên bàn phím số. Bàn phím, còn được gọi là bàn phím số, numpad hoặc 10 phím, là một phần của bàn phím máy tính tiêu chuẩn. Thường được đặt ở bên phải của các phím chữ và số, nó trông giống như một máy tính. Khi bạn thành thạo với bàn phím số, bạn sẽ thấy việc gõ số nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều so với hàng phím phía trên bảng chữ cái.
Để bắt đầu, hãy xem một số hướng dẫn miễn phí trực tuyến. Độ chính xác là vô cùng quan trọng vì số và chuỗi số là duy nhất. Không có kiểm tra chính tả hoặc tự động sửa lỗi, vì vậy bạn phải chắc chắn rằng bạn nhập thông tin chính xác mỗi lần.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingNộp hồ sơ
Nộp đơn không chỉ là biết ABC của bạn.Hầu hết mọi người có thể dễ dàng nhận ra chữ cái đầu tiên trong một tên tệp và thấy rằng "con ngựa" đi trước "igloo." Nó có thể phức tạp hơn một chút khi bạn phải nhìn vào chữ cái thứ hai hoặc thứ ba khi các chữ cái đầu tiên giống nhau. Ví dụ: "ngựa" xuất hiện sau "tiện dụng" vì "o" xuất hiện sau "a." Bởi vì cả "ngựa" và "nhà" đều có cùng chữ cái thứ nhất và thứ hai, bạn phải nhìn vào chữ cái thứ ba. "Ngựa" đến trước "nhà" vì "r" đến trước "u."
Trước khi công nghệ là phổ biến trong các thiết lập văn phòng, nộp đơn có nghĩa là quản lý các tài liệu giấy. Bây giờ nộp đơn có thể bao gồm lưu trữ và truy xuất các tài liệu kỹ thuật số là tốt.
Điện thoại
Bạn có cần đặt một nụ cười trên khuôn mặt để nói chuyện với khách hàng trên điện thoại? Câu trả lời là có bởi vì nụ cười của bạn xuất hiện qua giọng nói của bạn khi bạn nói. Mặc dù điều quan trọng là phải biết cách chuyển cuộc gọi và giữ cuộc gọi, thành phần quan trọng nhất của kỹ năng điện thoại là khả năng dễ chịu và giữ bình tĩnh, ngay cả khi người gọi thất vọng, thiếu kiên nhẫn hoặc chỉ đơn giản là thô lỗ. Là người trả lời điện thoại, bạn có thể là người liên hệ ban đầu của khách hàng với công ty. Ấn tượng đầu tiên bạn tạo ra là ấn tượng sẽ khiến khách hàng quay lại.
Microsoft Office
Microsoft Office là một bộ các chương trình phần mềm được thiết kế cho nhiều loại quản lý dữ liệu. Ba thường được sử dụng là Word, Excel và Outlook. Word là một chương trình xử lý văn bản, được sử dụng để tạo các tài liệu như thư, tờ rơi, tài liệu quảng cáo, ghi nhớ và các hình thức khác của tài liệu bằng văn bản. Excel là một chương trình bảng tính cho nhiều ứng dụng như quản lý kho, tạo lịch làm việc của nhân viên và theo dõi chi phí. Outlook được sử dụng cho email, duy trì lịch cá nhân và nhóm, quản lý các nhiệm vụ và một vài chức năng tổ chức khác. Cũng như gõ và nhập dữ liệu, có rất nhiều hướng dẫn có sẵn trực tuyến để giúp bạn tìm hiểu phần mềm. Nếu bạn cần đi sâu hơn, nhiều trường cao đẳng cộng đồng và các chương trình mở rộng cung cấp các khóa học không cấp phép cho Microsoft Office mà bạn có thể hoàn thành trong một vài buổi tối.
Máy văn phòng
Máy văn phòng bao gồm máy tính, máy photocopy, điện thoại đa dòng, máy fax, máy hủy tài liệu và máy đo bưu chính. Các hoạt động cơ bản của từng loại máy có thể khác nhau tùy theo nhãn hiệu và kiểu máy. Bạn sẽ không được yêu cầu sửa chữa lớn, nhưng nhân viên văn phòng nói chung thường chịu trách nhiệm bảo trì định kỳ như thay giấy và mực trong các máy sử dụng chúng.
Các kĩ năng mềm
Kỹ năng mềm có thể khó định lượng, nhưng chúng rất cần thiết trong thế giới kinh doanh. Hãy xem xét các kỹ năng sau đây và làm thế nào chúng có thể là tài sản cho một nhà tuyển dụng:
- Khả năng thích ứng
- Hợp tác
- Khả năng lãnh đạo
- Sự quản lý
- Đa nhiệm
- Ưu tiên
- Giải quyết vấn đề
- Làm việc theo nhóm
- Quản lý thời gian
Theo Robert Half, một công ty nhân sự quốc tế, bằng chứng về các kỹ năng mềm có thể giúp cân bằng lợi ích của bạn khi kỹ năng và kinh nghiệm của bạn tương đương với các ứng cử viên khác. Một số nhà quản lý tuyển dụng cho biết các kỹ năng mềm thậm chí còn quan trọng hơn. Kỹ năng kỹ thuật dễ dàng được dạy. Việc dạy các kỹ năng giao tiếp và ra quyết định sẽ khó khăn hơn nhiều. Khi viết sơ yếu lý lịch của bạn hoặc nói về bản thân bạn trong một cuộc phỏng vấn xin việc, hãy làm nổi bật các kỹ năng mềm của bạn bằng cách sử dụng các cụm từ như sau:
- "Thành công tung hứng nhiều dự án và thời hạn"
- "Dẫn dắt một nhóm 3 người sắp xếp hợp lý quy trình nộp đơn và quản lý giấy tờ đi kèm"
- "Bình tĩnh ưu tiên nhiều dự án trong một môi trường có nhịp độ nhanh"
- "Luôn hoàn thành các dự án đúng thời hạn hoặc trước thời hạn"
- "Kiên định tuân theo các cam kết công việc, dẫn đến sự thăng tiến và trách nhiệm cao hơn"
- "Đã triển khai hệ thống mới để giảm 20% thời gian nộp đơn"
Yêu cầu giáo dục
Không có yêu cầu giáo dục chính thức cho một vị trí văn phòng nói chung. Nhiều người vào trường với bằng tốt nghiệp trung học. Tùy thuộc vào nhà tuyển dụng, một số trường đại học hoặc thậm chí bằng cấp có thể được yêu cầu. Nhà tuyển dụng muốn biết bạn có thể thực hiện công việc. Đối với hầu hết, các kỹ năng và trình độ quản trị của bạn quan trọng hơn một mức độ cụ thể. Mỗi tổ chức có mục đích và thủ tục riêng. Ngoài các kỹ năng cơ bản của bạn, bạn sẽ học những gì bạn cần biết khi bạn đang làm việc.
Môi trường làm việc
Nhân viên văn phòng nói chung được tìm thấy trong một loạt các thiết lập, từ các doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn. Trợ giúp văn phòng nói chung là cần thiết trong hầu hết mọi ngành mà bạn có thể nghĩ đến, bao gồm các tổ chức học thuật, cơ sở chăm sóc sức khỏe, cơ quan chính phủ, các công ty vì lợi nhuận và các tổ chức phi lợi nhuận. Phần lớn nhân viên văn phòng nói chung là phụ nữ. Khoảng một trong bốn công việc bán thời gian.
Mức lương và công việc
Mức lương trung bình cho một nhân viên văn phòng nói chung là 15,14 đô la mỗi giờ hoặc 31.500 đô la mỗi năm. Mức lương trung bình là con số mà một nửa trong nghề kiếm được nhiều hơn và một nửa kiếm được ít hơn. Mức lương khác nhau tùy thuộc vào chủ lao động, vị trí địa lý, nhiều năm kinh nghiệm và giáo dục, và kỹ năng. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ dự đoán ít hoặc không tăng trưởng việc làm cho nhân viên văn phòng nói chung cho đến năm 2026. Điều đó không có nghĩa là bạn không thể tìm được việc làm. Điều đó chỉ có nghĩa là rất nhiều công việc mới sẽ không được tạo ra. Công nghệ đã làm tăng hiệu quả của nhân viên văn phòng, vì vậy không cần nhiều người như thế hệ trước. Tuy nhiên, nhân viên văn phòng nói chung mới là cần thiết cho những người nghỉ hưu hoặc nghỉ việc vì lý do khác.
Nhận một công việc văn phòng với ít hoặc không có kinh nghiệm làm việc
Nhân viên văn phòng nói chung thường là một vị trí nhập cảnh. Đó là một nơi tốt để bắt đầu nếu bạn lần đầu tiên tham gia lực lượng lao động hoặc sau khi vắng mặt kéo dài. Đây cũng là một nơi tốt để bắt đầu nếu bạn thay đổi lĩnh vực và bạn không có loại kinh nghiệm áp dụng trực tiếp cho các công việc khác. Mặc dù có ít hoặc không có kinh nghiệm, tuy nhiên, các nhà tuyển dụng tiềm năng muốn biết rằng bạn có thể xử lý các nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên văn phòng mà công việc yêu cầu.
Thu hút sự chú ý của một nhà tuyển dụng tiềm năng với một bản lý lịch làm nổi bật các kỹ năng bạn có. Có rất nhiều ví dụ hay trên mạng. Bao gồm thành tích từ trường trung học nếu bạn là một học sinh gần đây. Nếu bạn phục vụ thực tập hoặc làm một số công việc tình nguyện có ý nghĩa, bao gồm nó. Liệt kê các khóa học đã hoàn thành và chứng chỉ kiếm được nếu chúng liên quan trực tiếp đến công việc bạn đang ứng tuyển. Nếu không, đừng đệm sơ yếu lý lịch của bạn với thông tin không cần thiết để cố gắng điền vào trang. Một lớp trong "Giới thiệu về Máy tính" có liên quan đến hầu hết mọi vị trí văn phòng nói chung. Một lớp học trong "Sự vâng lời của con chó cơ bản" không cải thiện sơ yếu lý lịch của bạn trừ khi bạn nộp đơn xin việc với văn phòng thú y hoặc cơ sở chăm sóc động vật. Tuy nhiên, nếu bạn được chứng nhận sơ cứu hoặc hồi sức tim phổi (CPR), bạn có thể liệt kê chúng. Những kỹ năng đó là một tài sản cho một người sử dụng lao động, bất kể doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp.
Nhìn vào danh sách công việc của một nhà tuyển dụng một cách cẩn thận và cố gắng phù hợp với từng yêu cầu với sự thể hiện kiến thức hoặc kỹ năng của bạn. Sử dụng các cụm từ như "Nhập chính xác với tốc độ 60 wpm" hoặc "Chứng chỉ kiếm được trong Microsoft Word từ ABC Community College."
Phỏng vấn xin việc
Mục tiêu của một bản lý lịch không phải là để bạn có được một công việc. Đó là để giúp bạn có một cuộc phỏng vấn việc làm. Sơ yếu lý lịch nhận được sự chú ý của một nhà tuyển dụng tiềm năng. Khi bạn nói chuyện trực tiếp với người đó, bạn có cơ hội làm nổi bật trình độ của mình. Đây cũng là cơ hội để bạn đặt câu hỏi về vị trí và công ty. Khi nhà tuyển dụng xác định liệu bạn có phù hợp với công việc hay không, bạn nên xác định xem công việc đó có phù hợp với bạn hay không.
Ăn mặc gọn gàng và bảo thủ cho buổi phỏng vấn. Bạn muốn một nhà tuyển dụng tiềm năng tập trung vào các kỹ năng và trình độ của bạn, chứ không phải là một cái nhìn phù hợp hơn cho buổi tối hẹn hò hoặc một buổi tối tại câu lạc bộ yêu thích của bạn. Trang phục được chấp nhận cho một cuộc phỏng vấn có thể thay đổi tùy theo vị trí địa lý và nhà tuyển dụng. Nếu bạn đang làm việc với một cơ quan tuyển dụng hoặc cố vấn nghề nghiệp, hãy kiểm tra với họ về những gì phù hợp. Nói chung, phong cách đơn giản, khiêm tốn trong các màu trung tính như màu hải quân và màu xám là tốt nhất.
Đêm trước cuộc phỏng vấn của bạn, hãy chắc chắn rằng quần áo của bạn sạch sẽ và được ép và nó không có bất kỳ nút nào bị thiếu hoặc đường may tách rời. Kiểm tra giày của bạn, để đảm bảo chúng sạch sẽ và phù hợp với doanh nghiệp. Ngày của cuộc phỏng vấn, mái tóc của bạn nên được làm sạch và tạo kiểu từ khuôn mặt của bạn. Giữ đồ trang sức ở mức tối thiểu. Khi bạn nhận được công việc, bạn có thể sẽ có một chút linh hoạt trong quy tắc ăn mặc của công ty để thể hiện phong cách của bạn. Tuy nhiên, đối với cuộc phỏng vấn xin việc, bạn muốn tập trung vào khả năng của mình chứ không phải quần áo của bạn
Hướng tới tương lai
Một công việc như một nhân viên văn phòng nói chung có thể dẫn đến các vị trí khác và lương cao hơn. Với kinh nghiệm, bạn có thể được thăng chức trong công ty. Bạn có thể thấy bạn đủ điều kiện để trở thành người quản lý có trách nhiệm giám sát đối với một hoặc nhiều nhân viên văn phòng nói chung. Mặc dù công nghệ đã thay đổi bản chất của công việc văn phòng, nhiều tổ chức vẫn dựa vào nhân viên văn phòng nói chung có trình độ để đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Nhân viên văn phòng nói chung là nhân viên hỗ trợ thiết yếu cho phép các công nhân khác làm công việc của họ.
