Nhà điều hành tổng đài có một vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Vì họ thường là người đầu tiên chào đón khách hàng qua điện thoại, họ phải duy trì sự lạc quan và hiệu quả trong quy trình vận hành. Tổng đài là hệ thống điện thoại nhiều đường dây cho phép người dùng chuyển các cuộc gọi đến nhiều đường dây khác nhau, có các cuộc gọi hội nghị và trả lời nhiều cuộc gọi cùng một lúc. Mặc dù tất cả các tổng đài có các tính năng khác nhau, một số quy trình hoạt động là phổ biến bất kể loại tổng đài.
$config[code] not foundLàm quen với các phần mở rộng của nhân viên trong văn phòng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn chuyển cuộc gọi nhanh hơn.
Trả lời điện thoại đổ chuông bằng cách nhấc tai nghe và nói lời chào của công ty bạn. Một số tổng đài yêu cầu bạn nhấn nút được chỉ định bởi đường dây chuông để trả lời điện thoại, đặc biệt nếu bạn đã ở trên một đường dây riêng.
Gọi nhân viên công ty bằng cách quay số mở rộng của họ. Tuy nhiên, nhiều tổng đài yêu cầu bạn quay số trước khi gọi ra, chẳng hạn như "9." Tham khảo hướng dẫn sử dụng tổng đài của bạn hoặc nhân viên khác về cách quay số.
Giữ cuộc gọi bằng cách nhấn nút "Giữ", nếu cần. Lấy lại cuộc gọi bằng cách nhấn nút "Giữ" lần thứ hai. Trong khi cuộc gọi bị tạm dừng, bạn có thể hoàn thành các cuộc gọi điện thoại nội bộ hoặc bên ngoài, trả lời các đường dây đổ chuông khác hoặc địa chỉ trực tiếp cho khách hàng. Chỉ cần đừng quên lấy cuộc gọi bị giữ.
Chuyển cuộc gọi bằng cách nhấn nút "Chuyển", sau đó chờ để nghe âm quay số. Quay số tiện ích mở rộng của người mà bạn đang chuyển cuộc gọi, sau đó bấm "Chuyển" lần nữa. Nhấn nút "Phát hành" để chuyển cuộc gọi hoặc chỉ cúp điện thoại.
Bắt đầu cuộc gọi hội nghị bằng cách trả lời cuộc gọi đến hoặc quay số. Nhấn nút "Hội nghị", sau đó đợi âm quay số. Quay số hoặc gia hạn của người nhận cuộc gọi hội nghị. Khi cô ấy trả lời, hãy báo cho cô ấy về cuộc gọi hội nghị, sau đó nhấn nút "Hội nghị" lần nữa để kết nối các bên. Lặp lại quy trình này với tất cả các bên liên quan đến cuộc gọi hội nghị, sau đó nhấn "Phát hành" hoặc gác máy để xóa chính bạn khỏi cuộc gọi.
Thực hiện cuộc gọi trên loa ngoài bằng cách ấn xuống nút "Loa". Tắt cuộc gọi của loa ngoài bằng cách nhấn xuống "Loa" lần nữa.
Tham khảo hướng dẫn sử dụng tổng đài của bạn để biết thêm thông tin về các chi tiết cụ thể của hệ thống tổng đài của bạn.
