Microsoft Teams là một công cụ giao tiếp trong Office 365, cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ một cách đơn giản để giao tiếp và cộng tác với nhân viên. Đối với những người đã sử dụng Microsoft Teams, có thể giúp nhận được một số lời khuyên và hiểu biết có giá trị từ các chuyên gia để tận dụng tối đa.
Mẹo nhóm của Microsoft
Simona Millham là một Huấn luyện viên được Chứng nhận của Microsoft và là một huấn luyện viên cho nền tảng học tập CNTT CBT Nuggets. Cô đã chia sẻ một số mẹo có giá trị để tận dụng tối đa Nhóm Microsoft cho các doanh nghiệp nhỏ trong một cuộc phỏng vấn qua email với Xu hướng doanh nghiệp nhỏ.
$config[code] not foundGiảm thiểu email liên lạc
Một trong những lợi ích lớn nhất của Microsoft Teams là cho phép các doanh nghiệp tổ chức tất cả thông tin liên lạc của họ ở một nơi, thay vì dựa vào chuỗi email dài có thể dễ dàng bị mất trong shuffle. Vì vậy, nếu bạn sẽ tận dụng tối đa các Nhóm Microsoft, hãy sử dụng nó thay vì, ngoài việc gửi email cho các liên lạc nội bộ.
Millham nói, nếu có ai đó gửi email cho nhóm hỏi một câu hỏi tương đối tầm thường và mọi người trả lời, điều đó sẽ tạo ra rất nhiều email. Cuộc trò chuyện là trung tâm của các Đội, giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các chủ đề trong nháy mắt và nhanh chóng trả lời khi có liên quan.
Chia sẻ cuộc trò chuyện với các thành viên nhóm mới
Microsoft Teams cũng có thể giúp nhân viên mới lên tàu dễ dàng hơn. Khi bạn thuê mới, hoặc thêm một thành viên nhóm hiện có vào một dự án mới, bạn có thể chia sẻ các cuộc hội thoại từ chủ đề hoặc dự án đó với họ để họ có thể bắt kịp dễ dàng, thay vì chuyển tiếp cho họ nhiều email hoặc đưa cho họ các tài liệu rườm rà.
Gắn bó với một vài nhóm
Nhóm Microsoft cho phép bạn chỉ định các nhóm khác nhau trong tổ chức của mình để bạn có thể tiếp tục trò chuyện với các thành viên nhóm có liên quan. Nhưng don lồng đi quá mức tạo nhóm cho mọi tổ hợp nhân viên có thể ngay lập tức. Xem xét những người làm việc cùng nhau trong các dự án thường xuyên nhất và chỉ tạo ra những nhóm có ý nghĩa để không áp đảo tất cả mọi người với hàng tấn tùy chọn. Bạn luôn có thể thêm nhiều hơn sau này.
Có một mục tiêu cho mỗi nhóm
Nếu bạn đang đấu tranh để xác định nhóm nào sẽ bắt đầu, hãy xem xét những gì bạn muốn đạt được cho mỗi nhóm. Ví dụ: bạn có thể muốn một nhóm chỉ dành cho quản lý cấp cao nhất mà bạn sẽ hướng tới khi đưa ra các quyết định chiến lược lớn. Nhưng bạn cũng có thể muốn các nhóm chỉ dành cho các mục đích cụ thể như hỗ trợ CNTT và tiếp thị truyền thông xã hội.
Thêm nhóm khi bạn đi
Từ đó, bạn luôn có thể thêm các nhóm như các dự án cụ thể gọi cho chúng. Giả sử bạn có một dự án khách hàng đặc biệt có sự tham gia của những người từ một số phòng ban, những người không thường xuyên làm việc cùng nhau. Tạo một nhóm mà chỉ dành cho trường hợp đó để những công nhân đó không phải giao tiếp trong một chủ đề chung chung hơn.
Thiết lập hội nghị âm thanh
Microsoft Teams cũng cung cấp tính năng hội nghị âm thanh để bạn có thể tổ chức các cuộc họp bằng giọng nói trong các nhóm cụ thể hoặc chỉ với một hoặc hai thành viên trong nhóm. Đây có thể là một tính năng đặc biệt hữu ích đặc biệt nếu bạn có một số thành viên trong nhóm làm việc từ xa. Bạn cũng có thể sử dụng nó để liên lạc với khách hàng bên ngoài thông qua tính năng truy cập khách mới.
Tạo chiến lược truyền thông
Tất nhiên, Microsoft Teams không phải là sản phẩm duy nhất của Microsoft cung cấp các tính năng giao tiếp như trò chuyện và cuộc gọi âm thanh. Nhưng Millham cảnh báo không nên quá chú ý đến việc sử dụng mọi tùy chọn có sẵn. Thay vào đó, hãy tạo một kế hoạch cụ thể để phác thảo các tình huống mà bạn sẽ sử dụng Nhóm Microsoft để liên lạc với các nền tảng khác.
Millham giải thích, tôi nghĩ một trong những thách thức lớn nhất là giúp người dùng doanh nghiệp hiểu được công cụ Microsoft Office 365 để sử dụng KHI NÀO. Có sự chồng chéo giữa chức năng của Nhóm, Yammer và Skype for Business thực sự gây nhầm lẫn cho người dùng và họ có thể chỉ mặc định quay lại email mà không có hướng dẫn. Vì vậy, khuyến nghị của tôi là doanh nghiệp cần một chút thời gian để suy nghĩ xem công cụ nào sẽ phù hợp nhất với các bộ phận khác nhau trong tổ chức của họ - và điều hành một số phi công với các nhóm người dùng khác nhau - sau đó cung cấp hướng dẫn và nhận thức cho người dùng cuối.
Thử nghiệm chiến lược truyền thông
Như Millham đã đề cập, có thể có ích khi thực sự thử nghiệm các chiến lược truyền thông khác nhau trong tổ chức của bạn để xem điều gì làm việc tốt nhất cho nhóm cụ thể của bạn. Ví dụ: bạn có thể thấy rằng việc sử dụng Skype cho các cuộc gọi của khách hàng là hợp lý nếu hầu hết các khách hàng của bạn đã có ID Skype và don sắt muốn đăng ký quyền truy cập của khách với Microsoft Teams. Nhưng bạn có thể chọn giữ tất cả các cuộc gọi nội bộ trong Nhóm vì mục đích đơn giản. Chỉ cần mở để đầu vào của nhân viên để bạn có thể tối ưu hóa kế hoạch của bạn theo nhu cầu của họ.
Luôn cập nhật với các tính năng mới
Microsoft Teams liên tục thay đổi và thêm chức năng mới có thể có lợi cho nhóm của bạn hoặc thay đổi cách bạn sử dụng nền tảng. Ví dụ: Microsoft hiện đang trong quá trình tích hợp chức năng Skype for Business vào các Nhóm. Millham khuyên bạn nên kiểm tra tài liệu của Microsoft Teams và hướng dẫn thực tế để biết thêm thông tin và cập nhật về bất kỳ thay đổi hoặc tính năng mới nào.
Đào tạo nhân viên của bạn
Nó cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu cách tận dụng tối đa các Nhóm Microsoft. Và có rất nhiều tài nguyên có sẵn cho mục đích đó. CBT Nuggets cung cấp một tùy chọn cho đào tạo Microsoft Teams.
Millham cho biết, đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, nó bao gồm tổng quan về các tài nguyên cần xem xét khi triển khai Nhóm và khuyến khích áp dụng người dùng. Đối với nhân viên, nó bao gồm cách sử dụng các kênh, cuộc trò chuyện, cuộc họp, chia sẻ tệp, wiki và hơn thế nữa.
Hình: Microsoft
1
