Gian lận hoàn trả chi phí có thể rất tốn kém cho các doanh nghiệp nhỏ. Một nghiên cứu gần đây của Chrome River Technologies cho biết có tiềm năng của nó để chi phí cho các công ty Mỹ lên tới 1,9 tỷ đô la mỗi năm.
Đó là khoảng 35.000 đô la mỗi doanh nghiệp. Xu hướng kinh doanh nhỏ đã nói chuyện với Anne Becknell, phó chủ tịch cấp cao về thành công của khách hàng tại Chrome River Technologies về những gì doanh nghiệp nhỏ cần biết.
$config[code] not foundGiống như tên cho thấy, gian lận bồi hoàn chi phí là một tội ác xảy ra khi một nhân viên nộp yêu cầu được trả tiền cho các chi phí kinh doanh sai.
Làm thế nào để tránh gian lận hoàn trả chi phí
Sử dụng công nghệ cập nhật
Quản lý và kiểm toán báo cáo chi phí cần sử dụng công nghệ hiện đại để có hiệu quả. Sử dụng báo cáo chi phí thủ công là vấn đề số một từ khảo sát.
Vượt nó rất tuyệt vời khi có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang sử dụng phương pháp thắp nến và bút chì, theo ông Beck Beckell. Họ vẫn làm việc đó bằng giấy hoặc bằng bảng tính excel và gửi email cho công ty.
Vấn đề với các hệ thống cổ này là không có khả năng theo dõi và xem các xu hướng nên đặt ra báo động. Công nghệ kết hợp các công cụ như phân tích tự động giúp bạn phát hiện ra các điểm nóng giống như cùng một biên nhận đã được gửi một số lần.
Becknell nói rằng tự động hóa cắt giảm một nửa gian lận hoàn trả chi phí.
Hiểu đàn ông gian lận hơn
Gian lận hoàn trả chi phí là một khu vực có sự bình đẳng giữa hai giới. Trên thực tế, báo cáo cho biết nam giới có khả năng phạm tội cao gấp đôi so với đồng nghiệp nữ. Không chỉ vậy, họ có khả năng thêm ít nhất 1000 đô la vào chi phí của họ.
Biết nhân viên trẻ hơn Cam kết nhiều hơn về những tội ác này
Trên thực tế, gần 83% gian lận bồi hoàn chi phí được thực hiện bởi các nhân viên trong khoảng từ 25 đến 44.
Thực hiện chính sách bằng văn bản
Không chỉ là một chính sách bằng văn bản quan trọng, doanh nghiệp nhỏ nên có một quy trình phải thông qua mà nói với nhân viên quản lý đã xử lý những gì họ cần biết. Becknell đề nghị nhân viên ký vào tài liệu giúp họ nắm quyền sở hữu chính sách.
Khi bạn ký một cái gì đó có một tập tin đính kèm cảm xúc, cô ấy nói.
Kết hợp các quy tắc cấp cao
Chính sách không cần phải quá chi tiết, nhưng nó cần đặt ra các ranh giới cho chi tiêu. Ví dụ, trong khi nó không cần phải xác định chính xác số tiền bạn có thể chi cho một chuyến đi taxi, nó sẽ cho nhân viên của bạn biết liệu doanh nghiệp hoặc hạng huấn luyện viên có được chấp nhận hay không.
Đơn giản nên là một trong những điểm chuẩn bạn sử dụng ở đây.
Don lồng làm phức tạp quá trình
Kế toán thường nhìn thấy cơ hội để đi sâu vào chi phí của công ty khi họ tự động hóa quy trình. Kết quả là một báo cáo chi phí rất phức tạp và có xu hướng bị cao su mà không được xem xét kỹ lưỡng.
Do đó, điều quan trọng là phải xem xét bao nhiêu lần và tại sao báo cáo chi phí truyền từ người này sang người khác. Các doanh nghiệp nhỏ nên tìm cách hợp lý hóa một phần của quy trình.
Chú ý đến chi phí cá nhân
Một trong những khiếu nại gian lận chi phí lớn nhất là thay thế chi phí cá nhân cho doanh nghiệp. Một trong những món quà ở đây là những yêu cầu cho bữa ăn cuối tuần khi nhân viên không có kế hoạch đi du lịch.
Coi chừng chi phí hoang phí
Hơn một phần ba những người thừa nhận gian lận trong Công nghệ Chrome River đã báo cáo thêm số tiền từ $ 100 đến $ 499. Số tiền trông thay đổi là cờ đỏ bạn nên tìm kiếm. Ví dụ, một hóa đơn trông giống như nó đã sử dụng hai loại mực khác nhau thường là một tặng cho đã chết.
Phê duyệt người phê duyệt
Bạn có thể muốn phê duyệt những biên lai này một cách có ý nghĩa và để đào tạo những người phê duyệt, giáo sư Beck Beckell nói. Cô nói thêm, điều quan trọng là họ hiểu những gì cần tìm và họ phải chịu trách nhiệm cho việc nắm bắt bất kỳ khiếu nại gian lận nào.
Sử dụng thẻ tín dụng của công ty như bước chủ động
Bất cứ nơi nào nó có thể, sử dụng thẻ tín dụng của công ty sẽ không khuyến khích các khiếu nại gian lận. Đây là một cách tuyệt vời để khóa thông tin quan trọng như ngày và số tiền của bất kỳ giao dịch nào.
Ảnh qua Shutterstock
