Một trong những thách thức lớn nhất mà một tổ chức có thể gặp phải là khiến nhân viên hoàn thành bảng chấm công và theo dõi thời gian của họ.
Trong một thời đại của Mười Big Brother, sự thận trọng và tập trung vào sự riêng tư, một số nhân viên có thể chùn bước trước ý tưởng hạch toán thời gian của họ, trong khi những người khác có thể đấu tranh với việc gửi bảng chấm công của họ hoàn toàn.
Dù lý do để thực hiện quy trình này là gì, dù là tuân thủ chính phủ hay hiểu rõ hơn về chi phí của bạn, kết quả cuối cùng vẫn như nhau: Nhân viên của bạn nên lên tàu và theo dõi thời gian của họ.
$config[code] not foundHãy cùng xem các bước có thể đi một chặng đường dài để khiến nhân viên hoàn thành bảng chấm công.
Giải thích cách thức đi kèm với phần thưởng
Một trong những bước chính để thúc đẩy nhân viên của bạn là giải thích cho họ lý do tại sao nó lại quan trọng. Điều này có thể được thực hiện thông qua hệ thống phần thưởng hoặc hệ thống khẳng định tích cực / tiêu cực.
Một công ty có trụ sở tại Brazillian đã đi xa đến mức lắp đặt một máy bia chỉ mở khi mọi người đã gửi bảng chấm công của họ một cách chính xác và đúng hạn.
Nhưng nếu bạn không đi theo con đường nghiện rượu, một lý do đơn giản nhưng hiệu quả để nhân viên của bạn hoàn thành bảng chấm công của họ là lợi ích to lớn mà cá nhân họ mang lại. Nó đã ước tính rằng mỗi ngày, nền kinh tế Hoa Kỳ mất 50 triệu giờ có thể thanh toán, tương đương 7,4 tỷ đô la.
Những gì cho sự mất mát? Theo AffinityLive, một công ty tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp, sự mất mát là kết quả của các phương pháp theo dõi thời gian kém. Công ty nói:
Do thiếu tiến bộ công nghệ và thói quen kém trong việc theo dõi thời gian, AffinityLive nhận thấy 51% số người được hỏi hiếm khi hoặc không bao giờ theo dõi thời gian đọc và trả lời email, và 28% nói tương tự cho các cuộc họp.
Giải pháp? Affinity Live cho biết thêm:
Dịch chuyển từ bảng cập nhật bảng giờ hàng tuần sang hàng ngày để thu hồi 52.000 đô la mỗi chuyên nghiệp, mỗi năm trong thời gian có thể tính hóa đơn.
Do đó, bước quan trọng nhất trong việc giúp nhân viên của bạn hoàn thành bảng chấm công của họ là giúp họ nhận ra rằng họ càng theo dõi thời gian tốt hơn, công ty của bạn sẽ có nhiều hóa đơn hơn.
Đổi lại, những giờ có thể xuất hóa đơn đó bằng doanh thu đến nhiều hơn và bồi thường cho nhân viên tốt hơn. Dù thế nào, nhân viên của bạn trực tiếp được hưởng lợi.
Làm cho nó dễ dàng
Điều này có thể đơn giản như giữ cho nhân viên của bạn tập trung và vào nhiệm vụ. Bạn có thể theo dõi Iris, một công ty đã triển khai một chương trình nơi các trang web như Facebook và Google bị chặn hoàn toàn cho đến khi nhân viên của họ gửi bảng chấm công hoàn thành.
Mặc dù các phương pháp này có vẻ khó khăn, nhưng chúng lại hoàn toàn hiệu quả trong việc thiết lập một tiêu chuẩn vàng để phân bổ theo dõi thời gian đơn giản và dễ dàng từ nhân viên của bạn.
Một bước quan trọng khác là giúp nhân viên của bạn dễ dàng hoàn thành bảng chấm công của họ với phần mềm tự động cập nhật bao gồm giao diện người dùng đơn giản và sạch sẽ. Quá nhiều công ty dựa vào phần mềm lỗi thời hoặc tệ hơn là các phương pháp theo dõi chúng không được vi tính hóa. Tuy nhiên, các công ty khác sử dụng các hệ thống cụ thể và chi tiết đến mức một nhân viên cần một huyền thoại để hiểu cách phân loại thời gian của họ.
Để tránh những vấn đề này, hãy cố gắng tự động hóa quá trình càng nhiều càng tốt. Phần mềm theo dõi thời gian hiện đại có thể là một tài sản vô giá để giúp nhân viên và người quản lý sắp xếp hợp lý và tự động hóa quy trình.
Lý tưởng nhất là hoàn thành bảng chấm công nên mất không quá vài phút mỗi ngày.
Liên kết bảng chấm công với thanh toán
Nó có vẻ như là một giải pháp đơn giản, nhưng đôi khi các giải pháp đơn giản hoạt động tốt nhất. Khi vẫn thất bại, hãy làm rõ rằng thanh toán phụ thuộc vào bảng chấm công đã hoàn thành.
Như chuyên gia nhân sự Suzanne Lucas nhấn mạnh, cần phải thận trọng khi sử dụng phương pháp này:
Một điều bất hợp pháp là không trả tiền cho ai đó trong thời gian làm việc và ở một số tiểu bang bạn có thể gặp rắc rối lớn vì trì hoãn tiền lương, nhưng (hãy kiểm tra với luật sư ở tiểu bang của bạn) tại sao không đặt thời hạn và nếu họ bỏ lỡ không được trả tiền cho tuần đó cho đến vòng lương tiếp theo? Hãy suy nghĩ về những gì bạn đang cố gắng thúc đẩy họ làm: điền vào thẻ thời gian để họ có thể được trả tiền.
Tuy nhiên, nếu các nhân viên tiếp tục đấu tranh với việc hoàn thành bảng chấm công của họ, thì Lucas đưa ra quan điểm rằng hành vi có thể gợi ý rằng vấn đề không nằm ở những nhân viên không có động lực, mà là quy trình xử lý thời gian.
Bằng cách giải thích lý do, nêu ví dụ, làm cho nó dễ dàng và liên kết bảng thời gian với thanh toán, các tổ chức có thể đi một chặng đường dài để khiến nhân viên hoàn thành bảng chấm công và, hy vọng, giúp họ đánh giá cao lợi ích của việc đó.
Đồng hồ thời gian Ảnh qua Shutterstock
1 Nhận xét
