Nghi thức điện thoại phù hợp là điều cần thiết để trình bày một hình ảnh chuyên nghiệp và giữ cho một văn phòng hoạt động trơn tru. Làm cho các sắc thái đúng là rất quan trọng, vì một cuộc gọi điện thoại thường đại diện cho cuộc gặp gỡ đầu tiên của khách hàng với công ty. Những quy tắc bất thành văn này cũng áp dụng cho các mối quan hệ đồng nghiệp, nơi một người thô lỗ có thể dễ dàng phá vỡ một môi trường hài hòa khác. Học các quy tắc cơ bản của nghi thức điện thoại văn phòng bây giờ sẽ giúp bạn tránh khỏi sự bối rối sau này.
$config[code] not foundThông báo chính mình ngay lập tức
Đừng để người gọi đoán danh tính của bạn khi trả lời họ. Trả lời với tên đầy đủ của bạn và lời chào công ty chính thức, nếu nhà tuyển dụng của bạn yêu cầu. Ví dụ, một nhân viên tiếp tân văn phòng có thể nói điều gì đó như: "Chào buổi sáng, đây là Jane Doe đang nói, tôi có thể giúp gì cho bạn?" Không bao giờ ăn hoặc nhai kẹo cao su trong khi bạn đang nghe điện thoại. Nếu người gọi để lại tin nhắn, hãy lặp lại chi tiết to, để anh ta biết bạn hiểu họ. Lưu ý thời gian và ngày của mỗi cuộc gọi trước khi chuyển vào phiếu tin nhắn.
Kiềm chế loa của bạn
Hạn chế loa ở các cài đặt riêng tư như cuộc gọi hội nghị, nơi dễ dàng chứa các mức âm lượng phía sau cánh cửa đóng kín. Giữ chúng ra khỏi tủ hoặc không gian mở để tránh làm phiền đồng nghiệp. Khi kinh doanh, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên đều biết bạn đang sử dụng loa ngoài và nhận được thỏa thuận trước khi bắt đầu. Khi cuộc họp kết thúc, hãy đảm bảo bạn đã thực sự ngắt kết nối loa ngoài để tránh những người không tham gia nghe bất kỳ nhận xét thông thường nào mà bạn hoặc người khác đưa ra.
Video trong ngày
Mang lại cho bạn bởi Sapling Mang lại cho bạn bởi SaplingBỏ tai nghe
Giữ tai nghe hoặc tai nghe Bluetooth trên bàn của bạn khi bạn để nó trong bất kỳ khoảng thời gian nào, chẳng hạn như sử dụng phòng vệ sinh hoặc nghỉ ngơi cá nhân ở khu vực chung. Mặt khác, đồng nghiệp sẽ đấu tranh để thu hút sự chú ý của bạn, vì họ sẽ không biết nếu bạn đang thực hiện một cuộc gọi.Đeo tai nghe hoặc tai nghe khi bạn không sử dụng chúng cũng rất thô lỗ, vì điều đó cho thấy bạn không sẵn sàng tham gia với người khác.
Giảm âm lượng
Không bao giờ mất theo dõi môi trường xung quanh của bạn trong khi bạn đang trên điện thoại. Nói chuyện với giọng điệu trầm lặng, trò chuyện mọi lúc - nhưng hãy hạ giọng nếu đồng nghiệp lóe lên vẻ khó chịu, khuyên Barbara Pachter, một huấn luyện viên nghề nghiệp được phỏng vấn trong bài viết tháng 10 năm 2013 của Business Insider "Quy tắc nghi thức điện thoại mỗi chuyên gia nên biết". Thực hiện theo các quy tắc tương tự cho các thiết bị như điện thoại di động. Để chúng ở chế độ rung để tránh làm gián đoạn chức năng làm việc và chọn nhạc chuông bình thường. Đồng nghiệp có thể không chia sẻ tình yêu của bạn với hip-hop mài mòn hoặc kim loại tốc độ, ví dụ.
Lưu ý thư thoại của bạn
Ghi tên, tiêu đề và hướng dẫn của bạn cho người gọi trong lời chào thư thoại. Làm theo hướng dẫn sử dụng của chủ nhân của bạn. Ví dụ, Đại học Thái Bình Dương yêu cầu nhân viên thường xuyên cập nhật lời chào của họ - vì vậy người gọi không tự hỏi liệu một công nhân có còn đi nghỉ không. Hãy cô đọng trong tin nhắn thoại của bạn, vì người nhận có thể không có thời gian để nghe nhiều hơn các chi tiết cơ bản. Tuy nhiên, hãy nói chậm số điện thoại của bạn, vì vậy người gọi sẽ không phát lại tin nhắn của bạn nhiều lần.
